Запрос документов у контрагента для должной осмотрительности: образец

Должная осмотрительность — это проверка, которую компания проводит до сделки, чтобы знать, с кем имеет дело. Налоговая при проверке смотрит, запрашивала ли компания документы у контрагента, анализировала ли их и чем объяснила выбор именно этого поставщика или подрядчика.

Письмо-запрос — первый документ в этом деле. Он показывает, что компания не ограничилась выпиской из ЕГРЮЛ, а попросила подтверждения полномочий, отчётность и сведения о ресурсах. Ответ контрагента, его отчётность и ваша служебная записка о выборе складываются в дело контрагента.

Обоснование — короткая служебная записка или раздел в решении о закупке: почему выбрали этого поставщика, какие предложения сравнивали, чем проверили надёжность. Пишут её до подписания договора, а не после, когда налоговая уже задала вопросы.

В записке перечисляют: предмет и сумму сделки, сколько предложений собрали, по какой цене и на каких условиях, какие документы запросили у выбранного контрагента, что в них смутило и почему всё равно выбрали его — например, единственный склад нужного профиля в регионе или сроки поставки, которых нет у других.

Если у контрагента нашлись слабые места — свежая регистрация, мало сотрудников, убыток в отчётности, — это не повод отказываться от сделки, но повод усилить контроль: предоплату заменить оплатой по факту, добавить обеспечение, проверить товар при приёмке. Такое решение тоже описывают в записке.