Журнал регистрации договоров: образец скачать бесплатно

Журнал регистрации договоров — учётный документ, в котором компания записывает каждый подписанный договор: номер, дату, контрагента, предмет и сумму. Ниже — бланк журнала и образец заполнения, а дальше — как его вести, когда договоров десятки и сотни.

Бланк в WordWord, 11 КБ Образец в WordWord, 11 КБ Образец в PDFPDF, 61 КБ

Проверка актуальности

Проверьте документ перед подписанием

Законы меняются быстрее, чем бланки в интернете: образцы составляют в разное время, и обновить их все не успевает никто. Чтобы документ работал на вас сегодня, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сам возьмёт этот образец, сверит его с действующей редакцией законов и пришлёт, что поправить.

Образец заполнения

ООО «Ромашка»

ЖУРНАЛ № 1 регистрации договоров

Начат 1 января 2026 г.

Окончен 31 декабря 2026 г.

Журнал регистрации договоров

ООО «Ромашка», 2026 год

Регистрационный номер договора — порядковый номер по журналу за год. Если экземпляр поступил от другой организации, номер пишется через дробь: 17/2 — второй экземпляр договора № 17.

В журнал вносится каждый договор, в том числе второй экземпляр, полученный от контрагента. Запись делается в день подписания или получения документа.

Журнал хранится в месте, недоступном для посторонних. Исправления заверяются подписью сотрудника, который внёс запись.

Ответственный за ведение журнала

Секретарь

____________ / А. С. Смирнова /

Зачем нужен журнал регистрации договоров

Журнал отвечает на вопрос, который возникает в любой компании: сколько договоров подписано, с кем, на какую сумму и где лежит оригинал. Без него бухгалтерия ищет документ по памяти, а юрист не может быстро сказать, действует ли договор и не истёк ли срок.

Обязанности вести журнал именно в такой форме закон для коммерческих компаний не устанавливает. Но учёт договоров нужен: он подтверждает, что документ существует и подписан, помогает восстановить утраченный оригинал и служит опорой при спорах с контрагентом и проверках.

Какие графы завести в журнале

Регистрационный номер и дата записи.
Дата и номер договора, присвоенные сторонами.
Контрагент: полное название или ФИО предпринимателя, ИНН.
Предмет договора: поставка, услуги, аренда, подряд — коротко.
Сумма и срок действия.
Кто подписал со стороны компании и со стороны контрагента.
Номер дела или папки, где хранится оригинал.
Отметка о расторжении или исполнении, если её ведут в этом же журнале.

Как вести журнал

Заведите бумажный или электронный бланк. Утвердите форму приказом руководителя. Бумажный журнал прошейте и скрепите подписью, электронный ведите в таблице с ограничением доступа.
Присвойте номер в день подписания. Нумеруйте по порядку в пределах календарного года. Второй экземпляр, пришедший от контрагента, записывайте номером через дробь.
Заполните графы по договору. Переносите данные из самого договора: стороны, предмет, сумму, срок. Не оставляйте пустых граф — ставьте прочерк.
Подшейте оригинал. Найдите договору место в папке по номеру дела и укажите это в журнале. Так документ найдут за минуту.
Закрывайте запись при расторжении. Когда договор исполнен или расторгнут, поставьте отметку с датой — журнал покажет, какие договоры ещё действуют.

Когда договоров сотни

Бумажный журнал удобен, пока договоров десятки. При сотнях подписаний в месяц рукописные графы превращаются в узкое место: номер теряется, запись дублируется, а найти договор по контрагенту можно только перелистыванием.

В этом случае журнал ведут в таблице или в учётной системе: у каждой записи есть дата, контрагент и статус, а поиск идёт по любому полю. Бумажный журнал при этом не отменяют — его заменяет выгрузка из системы, подписанная ответственным.

Частые вопросы

Обязателен ли журнал регистрации договоров по закону?

Для коммерческих компаний обязательной формы нет. Компания сама решает, вести журнал и в каком виде. Для учреждений уголовно-исполнительной системы образец журнала закреплён приложением к Инструкции по делопроизводству, утверждённой приказом ФСИН России от 10.08.2011 № 463.

Как нумеровать второй экземпляр договора, полученный от контрагента?

Через дробь: к номеру записи добавляется порядковый номер экземпляра. Если договор № 17 пришёл вторым экземпляром, запись получает номер 17/2. Так видно, что это тот же договор, а не новый.

Надо ли регистрировать дополнительные соглашения?

Да, если они меняют условия договора. Дополнительное соглашение записывают отдельной строкой и указывают, к какому договору оно относится, — иначе изменения потеряются в общем потоке.

Можно ли вести журнал в электронном виде?

Можно. Закон электронную форму не запрещает. Важно, чтобы запись нельзя было незаметно изменить: ограничьте права на файл и сохраняйте историю правок, а при необходимости распечатывайте и подписывайте выгрузку.

Сколько хранится журнал регистрации договоров?

Срок зависит от вида договора и от номенклатуры дел компании. Ориентир — перечень типовых архивных документов, утверждённый приказом Росархива от 20.12.2019 № 236: договоры и документы к ним хранят годами, а журнал как учётный документ — не меньше, чем сами договоры.

Когда регистрация договоров съедает часы

Чтобы договоры записывались сами

Каждый подписанный договор надо внести в журнал, сверить реквизиты и подшить оригинал. При потоке в сотни документов на это уходит время секретаря или юриста, а ошибки в номерах всплывают при первом же споре.

Я настраиваю ИИ-агентов, которые разбирают договор, вытаскивают стороны, предмет и сумму, ставят запись в журнал и подсказывают, куда положить оригинал.

Читать об услуге «ИИ-агенты под задачу компании»