Уведомление о переводе на другую должность в связи с изменением штатного расписания

Когда меняется штатное расписание и должность или условия работы больше не существуют в прежнем виде, работника об этом предупреждают письменно. Ниже — бланк и образец уведомления, разбор сроков и того, что делать, если сотрудник не согласен.

Бланк в WordWord, 11 КБ Образец в WordWord, 11 КБ Образец в PDFPDF, 62 КБ

Проверка актуальности

Проверьте документ перед подписанием

Законы меняются быстрее, чем бланки в интернете: образцы составляют в разное время, и обновить их все не успевает никто. Чтобы документ работал на вас сегодня, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сам возьмёт этот образец, сверит его с действующей редакцией законов и пришлёт, что поправить.

Образец заполнения

Генеральному директору ООО «Ромашка»

П. П. Петрову

от менеджера по закупкам

И. И. Иванова

Уведомление

о переводе на другую должность в связи с изменением штатного расписания

16 ноября 2026 г. № 14

Приказом от 10 ноября 2026 г. № 37 в штатное расписание внесены изменения: должность менеджера по закупкам с 1 января 2027 года выводится, вместо неё вводится должность ведущего специалиста по закупкам с окладом 95 000 рублей и расширенным кругом обязанностей по работе с поставщиками.

В связи с сокращением должности менеджера по закупкам предлагаем Вам перевод на должность ведущего специалиста по закупкам с окладом 95 000 рублей. Перевод возможен с Вашего письменного согласия. Также предлагаем имеющиеся подходящие вакансии: специалист по закупкам с окладом 80 000 рублей и помощник менеджера с окладом 55 000 рублей.

Прошу сообщить о согласии или отказе в письменной форме до 1 декабря 2026 года. При отказе от предложенных вакансий и отсутствии других подходящих должностей трудовой договор может быть прекращён в связи с сокращением штата по пункту 2 части 1 статьи 81 Трудового кодекса РФ с соблюдением срока предупреждения и установленных гарантий.

Приложение: приказ об изменении штатного расписания, должностная инструкция ведущего специалиста по закупкам на 3 л. в 1 экз.

Работодатель

Генеральный директор

____________ / П. П. Петров /

С уведомлением ознакомлен

Менеджер по закупкам

____________ / И. И. Иванов, 16.11.2026 /

Когда нужно уведомление

Изменение штатного расписания само по себе — внутреннее дело компании: должность можно переименовать, оклад пересмотреть, отдел перестроить. Если меняется название должности или указанного в договоре подразделения, проверьте условия трудового договора: их изменение оформляют по соглашению сторон либо в случаях и порядке, предусмотренных ТК. Перемещение без согласия возможно, когда условия трудового договора не меняются.

Другое дело, когда по организационным или технологическим причинам нельзя сохранить прежние условия трудового договора: тогда работодатель может изменить оклад или режим работы по статье 74 ТК, письменно предупредив работника не позднее чем за два месяца. Изменить трудовую функцию в этом порядке нельзя: для перевода на другую работу обычно нужно письменное согласие работника.

Если должность сокращают, а работника переводят на другую, это уже сокращение численности или штата: работника предупреждают персонально под подпись не менее чем за два месяца до увольнения по статье 180 ТК и предлагают вакансии.

Что указать в уведомлении

Причину: какой приказ или решение изменило штатное расписание, что именно меняется и с какой даты.
Прежние и новые условия: должность, оклад, обязанности, режим работы — что именно перестаёт действовать и что предлагается.
Дату предполагаемого перевода, согласованную с работником. Если условия договора меняют по инициативе работодателя по статье 74 ТК, о таких изменениях предупреждают в установленный этой статьёй срок.
Все вакантные должности в этой местности, которые работник может занять с учётом квалификации и состояния здоровья, включая нижестоящие и нижеоплачиваемые; вакансии в других местностях — если это предусматривает коллективный договор.
Срок ответа и последствия отказа: если работник не согласен и подходящей вакансии нет, трудовой договор прекращают по пункту 7 части 1 статьи 77 ТК.
Подпись работодателя и место, где работник ставит подпись об ознакомлении и дату.

Как оформить перевод

Зафиксируйте изменение. Издайте приказ об изменении штатного расписания и внесите новую редакцию — это основание для уведомления.
Составьте уведомление. Опишите причину, новые условия и перечислите все подходящие вакансии на дату вручения.
Вручите под подпись. Отдайте уведомление лично не позднее чем за два месяца до перевода. Отказ от подписи фиксируйте актом с двумя свидетелями.
Получите ответ. Согласие или отказ работник пишет письменно. Молчание согласием не считается — уточните позицию.
Оформите перевод. При согласии подпишите дополнительное соглашение к трудовому договору и издайте приказ о переводе; при отказе действуйте по статье 74 ТК.

Частые ошибки

Уведомить за неделю до перевода — срок в два месяца по статье 74 ТК нарушен, перевод можно оспорить.
Не предложить вакансии: работодатель обязан предлагать все подходящие должности в течение всего срока уведомления.
Переименовать должность и подписать уведомление о переводе, хотя обязанности не изменились, — достаточно приказа о перемещении.
Считать отказ от подписи отказом от перевода: отказ от ознакомления оформляют актом, а позицию работника выясняют отдельно.
Указать в уведомлении только вышестоящую должность и умолчать о нижестоящих вакансиях.

Частые вопросы

За сколько дней нужно уведомить работника?

Не позднее чем за два месяца по статье 74 ТК, если меняются условия трудового договора. При сокращении численности или штата — тоже не менее чем за два месяца, по статье 180 ТК. Более короткий срок возможен только в случаях, прямо названных в законе, например при угрозе массового увольнения работодатель с учётом мнения профсоюза может ввести неполное время.

Обязательно ли предлагать другую должность?

Да. Пока действует уведомление и до момента перевода или увольнения работодатель предлагает работнику все вакансии в этой местности, которые тот может занять с учётом квалификации и состояния здоровья, а нижестоящие и нижеоплачиваемые — тоже. Вакансии в других местностях предлагают, если это предусмотрено коллективным договором или соглашением.

Что будет, если работник отказался от перевода?

Если подходящих вакансий нет или работник от них отказался, трудовой договор прекращают по пункту 7 части 1 статьи 77 ТК с выплатой выходного пособия в размере двухнедельного среднего заработка по статье 178 ТК. Если работник согласен на другую должность, оформляют перевод.

Чем перевод отличается от перемещения?

При перемещении меняется рабочее место или подразделение в той же местности либо работнику поручают работу на другом механизме, если условия договора остаются прежними. Перевод включает изменение трудовой функции или указанного в договоре подразделения, а также переезд вместе с работодателем в другую местность; обычно для него нужно письменное согласие.

Можно ли уведомить по электронной почте?

Можно, если работник согласен получать документы в электронном виде и в компании настроен электронный документооборот по статье 22.1 ТК. Для споров надёжнее бумажное уведомление с подписью работника и датой или акт об отказе от подписи.

Что делать, если работник отказывается подписывать уведомление?

Зачитайте уведомление вслух при двух свидетелях и составьте акт об отказе от ознакомления с датой и подписями. Такой акт подтверждает, что работодатель выполнил обязанность уведомить.

Когда кадровые бумаги собираются вручную

Чтобы уведомления и приказы собирались по шаблону

Уведомления, дополнительные соглашения и приказы о переводе отнимают у кадровика и руководителя часы: каждую бумагу надо сверить с приказом, штатным расписанием и сроками.

Я настраиваю ИИ-агентов, которые собирают такие документы по шаблону, подставляют данные из штатного расписания и приносят на подпись готовый пакет.

Читать об услуге «ИИ-агенты под задачу компании»