Положение о защите, хранении, обработке и передаче персональных данных работников

Положение о персональных данных работников — локальный нормативный акт, который устанавливает, какие сведения о сотрудниках компания собирает, зачем, как их хранит, кому передаёт и как защищает. Ниже — готовый образец и разбор разделов, без которых документ не примут ни трудовые инспекторы, ни Роскомнадзор.

Бланк в WordWord, 12 КБ Образец в WordWord, 13 КБ Образец в PDFPDF, 78 КБ

Проверка актуальности

Проверьте документ перед подписанием

Законы меняются быстрее, чем бланки в интернете: образцы составляют в разное время, и обновить их все не успевает никто. Чтобы документ работал на вас сегодня, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сам возьмёт этот образец, сверит его с действующей редакцией законов и пришлёт, что поправить.

Образец заполнения

УТВЕРЖДЕНО

приказом ООО «Ромашка»

от 16 ноября 2026 г. № 45

Положение о защите, хранении, обработке и передаче персональных данных работников

1. Общие положения

1.1. Настоящее Положение разработано в соответствии с Трудовым кодексом Российской Федерации (глава 14), Федеральным законом от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных» и определяет порядок обработки, хранения, передачи и защиты персональных данных работников ООО «Ромашка» (далее — Общество).

1.2. Положение распространяется на всех работников Общества, а также на лиц, работающих по договорам гражданско-правового характера, в части, касающейся исполнения договора.

2. Состав персональных данных

2.1. Общество обрабатывает следующие персональные данные работников: фамилия, имя, отчество; год, месяц, дата и место рождения; гражданство; паспортные данные; адрес регистрации и фактического проживания; номер телефона; адрес электронной почты; сведения об образовании, профессии, специальности, квалификации; сведения о семейном положении и составе семьи; сведения о трудовой деятельности; данные документов воинского учёта; сведения о доходах и удержаниях; номер страхового свидетельства государственного пенсионного страхования; идентификационный номер налогоплательщика; сведения о состоянии здоровья в объёме, необходимом для допуска к работе и предоставления гарантий, предусмотренных законодательством.

2.2. Общество не получает и не обрабатывает персональные данные работника о его политических, религиозных и иных убеждениях, о членстве в общественных объединениях и профсоюзной деятельности, за исключением случаев, предусмотренных Трудовым кодексом Российской Федерации и иными федеральными законами. Данные о частной жизни работника обрабатываются только с его письменного согласия.

3. Цели обработки

3.1. Персональные данные обрабатываются в целях: заключения и исполнения трудовых договоров; ведения кадрового учёта; расчёта заработной платы и иных выплат; исчисления и уплаты налогов и страховых взносов; предоставления отчётности в государственные органы; обеспечения безопасности и сохранности имущества; предоставления льгот и гарантий, предусмотренных законодательством.

4. Порядок обработки и хранения

4.1. Обработка персональных данных осуществляется с согласия работника, выраженного в письменной форме, за исключением случаев, когда согласие не требуется в соответствии с законом.

4.2. Персональные данные работников хранятся в бумажных и электронных документах: личных делах, трудовых книжках, личных карточках, базах данных бухгалтерского и кадрового учёта. Доступ к электронным базам предоставляется ограниченному кругу лиц, определяемому приказом руководителя.

4.3. Сроки хранения документов, содержащих персональные данные, определяются номенклатурой дел Общества в соответствии с перечнем типовых архивных документов, утверждённым приказом Росархива от 20.12.2019 № 236. Документы, содержащие персональные данные, уничтожаются по истечении срока хранения с составлением акта.

5. Передача персональных данных

5.1. Передача персональных данных работников третьим лицам осуществляется только с их письменного согласия, за исключением случаев, предусмотренных федеральными законами (передача в налоговые органы, Социальный фонд России, органы статистики, военкоматы и др.).

5.2. Внутренняя передача персональных данных между структурными подразделениями Общества допускается только в объёме, необходимом для выполнения трудовых обязанностей.

6. Защита персональных данных

6.1. Общество принимает необходимые правовые, организационные и технические меры для защиты персональных данных от неправомерного или случайного доступа, уничтожения, изменения, блокирования, копирования, предоставления, распространения, а также от иных неправомерных действий.

6.2. К мерам защиты относятся: назначение ответственного за организацию обработки персональных данных; ограничение доступа к персональным данным; применение паролей и шифрования при передаче данных по каналам связи; учёт носителей информации; проведение инструктажа с работниками.

7. Права работников

7.1. Работник имеет право на полную информацию о своих персональных данных и их обработке, на свободный доступ к ним, на уточнение, блокирование или уничтожение неполных или недостоверных данных, на обжалование действий Общества в суде.

8. Заключительные положения

8.1. Настоящее Положение вступает в силу с даты его утверждения приказом руководителя Общества и действует до его замены новым Положением.

8.2. Работники знакомятся с Положением под роспись до начала работы.

Руководитель Общества

Генеральный директор

____________ / И. И. Иванов /

Зачем нужно положение о персональных данных работников

Трудовой кодекс обязывает работодателя знакомить работников под роспись с локальными нормативными актами, непосредственно связанными с их трудовой деятельностью. Положение о персональных данных входит в их число: оно закрепляет порядок работы с данными сотрудников. Сведения, необходимые для исполнения обязанностей работодателя по закону, в том числе для обязательной отчётности, обрабатывают и передают без отдельного согласия работника.

Документ нужен и для проверки Роскомнадзора: инспекторы смотрят, утверждено ли положение, назначен ли ответственный за обработку, есть ли согласия работников и правила хранения. Если положения нет, компанию привлекают к ответственности по ст. 13.11 КоАП РФ.

Что включить в положение о хранении персональных данных

Общие положения: на основании каких законов принято, на кого распространяется.
Состав данных: перечень сведений, которые компания собирает, с оговоркой о данных, которые собирать нельзя.
Цели обработки: зачем нужны данные — кадровый учёт, зарплата, налоги, отчётность.
Порядок обработки и хранения: где хранятся документы и базы, кто имеет доступ, сколько хранят.
Передача данных: кому и на каком основании передаются сведения, когда нужно согласие.
Защита: пароли, шифрование, ответственный за обработку, инструктаж.
Права работников: доступ к своим данным, требование уточнить или уничтожить.
Заключительные положения: с какой даты действует, как знакомят работников.

Как разработать и утвердить положение

Составьте проект. Возьмите образец и подгоните под компанию: перечень данных, цели, порядок доступа. Уберите лишнее — чем меньше данных собираете, тем проще защищать.
Согласуйте с профсоюзом. Если закон, коллективный договор или соглашение требуют учесть мнение выборного органа первичной профсоюзной организации, направьте ему проект и обоснование и проведите процедуру по ст. 372 ТК РФ.
Утвердите приказом. Руководитель подписывает приказ об утверждении положения. С этого дня документ действует.
Ознакомьте работников. Каждый работник знакомится с положением под роспись до начала работы. Новых сотрудников знакомят при приёме.
Храните и обновляйте. Держите оригинал в деле, пересматривайте при изменении законов или процессов обработки.

Частые ошибки

Собирают данные, которые закон запрещает: о политических убеждениях, членстве в профсоюзе, если это не предусмотрено ТК РФ.
Нет письменного согласия на обработку — особенно когда данные передают третьим лицам.
Не назначен ответственный за организацию обработки персональных данных.
Положение не согласовано с профсоюзом, хотя он есть в компании.
Работников не ознакомили с положением под роспись.
Сроки хранения не определены или не соответствуют перечню Росархива.

Частые вопросы

Обязательно ли положение о персональных данных работников?

Да. Работодатель обязан разработать и утвердить локальный нормативный акт об обработке, защите, хранении и использовании персональных данных работников. Это следует из ст. 86–88 ТК РФ и ст. 18.1 Закона № 152-ФЗ.

Нужно ли согласовывать положение с профсоюзом?

Мнение выборного органа первичной профсоюзной организации учитывают в порядке ст. 372 ТК РФ, когда это предусмотрено законом, коллективным договором или соглашением. Положение утверждает руководитель.

Можно ли включить в положение пункт о передаче данных в бухгалтерскую программу?

Да, если программа установлена на компьютерах компании и доступ к ней ограничен. Передача данных в стороннюю организацию (например, в аутсорсинговую бухгалтерию) требует отдельного согласия работников.

Как часто нужно обновлять положение?

Закон не устанавливает периодичность. Пересматривайте документ при изменении законодательства, структуры компании или процессов обработки данных. Дату утверждения и номер приказа указывайте в шапке.

Что будет, если положения нет?

Роскомнадзор может привлечь компанию к ответственности по ст. 13.11 КоАП РФ за обработку персональных данных без согласия или без необходимых документов. Штраф для организаций — до 300 000 рублей, при повторном нарушении — больше.

Когда положение есть, а данные всё равно утекают

Чтобы персональные данные не уходили из компании

Положение описывает правила, но не мешает сотруднику переслать базу клиентов в личную почту или вставить резюме в публичную нейросеть.

Я настраиваю ИИ-агентов, которые следят за обработкой документов и перепиской: проверяют, какие данные уходят наружу, и останавливают передачу, если в файле есть паспорт или телефон.

Читать об услуге «ИИ-агенты под задачу компании»