Служебная записка об отсутствии работника на рабочем месте: образец

Служебная записка об отсутствии работника — внутренний документ, которым руководитель отдела сообщает директору или в кадры, что сотрудника нет на месте. Ниже — бланк в Word и образец заполнения: кто пишет, что указать и как записка работает вместе с актом.

Бланк в WordWord, 11 КБ Образец в WordWord, 11 КБ Образец в PDFPDF, 59 КБ

Образец заполнения

Генеральному директору ООО «Ромашка»

П. П. Петрову

от начальника отдела продаж

И. И. Иванова

Служебная записка

об отсутствии работника на рабочем месте

16 ноября 2026 г. № 14

16 ноября 2026 года менеджер отдела продаж С. С. Сидоров не вышел на работу. На рабочем месте он отсутствует с 9:00, телефон не отвечает, в мессенджере сообщений нет. О причине отсутствия сотрудник не сообщил, больничный лист не оформлял.

На 11:00 отсутствие подтвердили коллеги по отделу и табель учёта рабочего времени. Акт об отсутствии на рабочем месте составлен в 10:30 комиссией в составе начальника отдела и специалиста по кадрам.

Прошу зафиксировать отсутствие в табеле и дать указание выяснить причину. Если причина окажется неуважительной, прошу рассмотреть вопрос о дисциплинарном взыскании.

Приложение: акт об отсутствии на рабочем месте от 16.11.2026 на 1 л. в 1 экз.

Автор записки

Начальник отдела продаж

____________ / И. И. Иванов /

Зачем нужна служебная записка об отсутствии

Служебная записка запускает разбор: руководитель отдела сообщает вышестоящему руководителю или в кадры, что сотрудника нет на работе, и просит отметить это в табеле, выяснить причину или рассмотреть взыскание.

Сама по себе записка отсутствие не доказывает. Отсутствие фиксируют актом, который составляют в момент, когда сотрудника нет на месте, и подписывают свидетели. Записка идёт следом и объясняет, что с этим делать.

Единой формы закон не устанавливает. Компания закрепляет бланк в инструкции по делопроизводству, реквизиты оформляют по ГОСТ Р 7.0.97-2025: адресат, автор, название, дата и номер, текст, подпись.

Что указать в записке

Кому адресована: руководителю компании или в отдел кадров — должность, фамилия и инициалы в дательном падеже.
Кто пишет: должность и фамилия с инициалами — обычно непосредственный руководитель сотрудника.
Кого нет и с какого времени: фамилия, должность, дата и время, когда сотрудник должен был быть на месте.
Что известно о причине: сообщил ли сотрудник что-то, отвечает ли на звонки, есть ли больничный.
Чем подтверждено отсутствие: акт, докладные коллег, данные табеля и пропускной системы.
Просьба: отметить в табеле, выяснить причину, рассмотреть взыскание.
Приложения и подпись автора с расшифровкой.

Как действовать, если сотрудника нет на месте

Зафиксируйте отсутствие актом. Пока сотрудника нет, составьте акт с двумя-тремя свидетелями: дата, время, место, кто отсутствует. Акт — основное доказательство, записка его дополняет.
Напишите записку. Опишите факты без оценок: с какого времени нет, что известно о причине, что уже сделано.
Передайте в кадры. Кадры отметят неявку в табеле и начнут выяснять причину: позвонят, направят запрос, проверят больничный.
Дождитесь объяснений. Прежде чем говорить о взыскании, у сотрудника запрашивают письменное объяснение. Без него взыскание уязвимо.
Храните документы вместе. Акт, записка, объяснение и приказ лежат в одном деле: так проще доказать порядок, если сотрудник пойдёт в суд или инспекцию.

Чем записка отличается от докладной и акта

Служебную и докладную на практике пишут почти одинаково, и строгого деления закон не даёт. Разницу задаёт инструкция по делопроизводству компании: служебной чаще сообщают сведения и просят решения у коллег из других отделов, докладной — докладывают руководителю о событии или нарушении.

Акт — другой документ. Его составляет комиссия в момент события и он подтверждает сам факт: сотрудника не было на месте в такое-то время. Записка пишется от одного лица и объясняет, какие последствия нужны.

Для дисциплинарного взыскания важен весь набор: акт об отсутствии, служебная или докладная записка руководителя, требование объяснений и само объяснение или акт об отказе его дать.

Когда отсутствие — прогул

Прогул — отсутствие на рабочем месте без уважительных причин весь рабочий день, больше четырёх часов подряд или вся смена независимо от её длины (подпункт «а» пункта 6 части 1 статьи 81 ТК РФ). За прогул можно уволить, но только после письменного объяснения сотрудника: если через два рабочих дня объяснения нет, составляют акт об отказе.

Один пропущенный час или опоздание — не прогул, а нарушение трудовой дисциплины; за него возможно замечание или выговор. Решение принимает руководитель, записка только сообщает факты и просит их рассмотреть.

Уважительность причины оценивает работодатель, и спор решает суд. Поэтому в записке пишут, что известно, а не выводы: «о причине не сообщил», «больничный не оформлял».

Частые вопросы

Кто пишет служебную записку об отсутствии работника?

Обычно непосредственный руководитель сотрудника — начальник отдела или участка. Он видит отсутствие первым и знает, какие задачи стоят.

Нужен ли акт, если есть служебная записка?

Да, для дисциплинарного дела нужен акт. Записка передаёт сведения, а акт с подписями свидетелей подтверждает, что сотрудника не было на месте в указанное время.

Можно ли написать записку задним числом?

Лучше не надо. Дату ставят фактическую: документ, оформленный позже события, легко оспорить. Если время упущено, акт и записку оформляют в тот же день, когда обнаружили нарушение.

Можно ли уволить за прогул только по служебной записке?

Нет. Нужны акт об отсутствии, требование объяснений и объяснение или акт об отказе его дать. Порядок взыскания установлен статьёй 193 ТК РФ: на объяснение дают два рабочих дня, приказ издают не позже месяца со дня обнаружения проступка.

Сколько хранить служебную записку об отсутствии?

Срок зависит от того, попала ли записка в дисциплинарное дело. Компания закрепляет срок в номенклатуре дел по перечню типовых архивных документов, утверждённому приказом Росархива от 20.12.2019 № 236.

Пока разбираетесь с отсутствующими, работа стоит

Чтобы рутина не зависела от одного человека

Записки, акты и объяснения отнимают время, а задачи отдела ждут, пока ищут сотрудника и выясняют причину.

Я настраиваю ИИ-агентов, которые берут на себя повторяющиеся задачи: разбирают заявки, отвечают клиентам, готовят документы по шаблону — и работа не встаёт из-за чьего-то отсутствия.

Читать об услуге «ИИ-агенты под задачу компании»