График учёта рабочего времени: скачать чистый бланк

График учёта рабочего времени — таблица, в которой по дням месяца отмечают, кто из сотрудников работал, кто болел или был в отпуске и сколько часов отработал. Ниже — чистый бланк для скачивания и заполненный образец за месяц.

Бланк в WordWord, 11 КБ Образец в WordWord, 11 КБ Образец в PDFPDF, 62 КБ

Проверка актуальности

Проверьте документ перед подписанием

Законы меняются быстрее, чем бланки в интернете: образцы составляют в разное время, и обновить их все не успевает никто. Чтобы документ работал на вас сегодня, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сам возьмёт этот образец, сверит его с действующей редакцией законов и пришлёт, что поправить.

Образец заполнения

ООО «Ромашка»

Отдел продаж

Ноябрь 2026 г.

Табельные номера 01–06

График учёта рабочего времени

за ноябрь 2026 года, отдел продаж

Утвердил 30 октября 2026 г.

Учёт ведёт начальник отдела продаж. В графике по каждому сотруднику отмечают явку, неявку с причиной и число отработанных часов за день, а в конце месяца — итог дней и часов.

Явка — «Я», отпуск — «ОТ», болезнь — «Б», командировка — «К», прогул — «ПР». Часы ставят рядом с отметкой: 8 при полном дне, меньше — при неполном.

В конце месяца график подписывает начальник отдела, проверяет бухгалтер и утверждает директор.

Составил

Начальник отдела продаж

____________ / И. И. Иванов /

Проверил

Бухгалтер

____________ / А. С. Смирнова /

Утвердил

Генеральный директор

____________ / П. П. Петров /

Зачем нужен график учёта рабочего времени

Работодатель обязан вести учёт времени, которое каждый сотрудник фактически отработал (ч. 4 ст. 91 ТК РФ). График или табель — практический способ это делать: по нему считают зарплату, отпускные, больничные и сверхурочные, а при проверке инспекции труда он подтверждает, что рабочее время учтено.

Обязательной формы для коммерческих компаний нет. Бюджетные организации заполняют табель по форме 0504421, а бизнес может взять её за основу или утвердить свою таблицу в учётной политике и графике документооборота.

Какие графы оставить в бланке

Шапка: название компании, подразделение, месяц и год, кто ведёт учёт.
Список сотрудников: табельный номер, должность, фамилия и инициалы.
Дни месяца по столбцам — от 1-го до последнего числа.
Отметка за день: явка, отпуск, болезнь, командировка, прогул и другая причина неявки.
Часы работы за день — отдельной строкой под отметкой или рядом с ней.
Итоги за месяц: сколько дней отработано, сколько дней неявок по каждой причине, общее число часов.
Подписи составителя, проверяющего и утверждающего.

Как заполнить график за месяц

Заполните шапку и список. Внесите месяц и год, подразделение, табельные номера и фамилии всех сотрудников, включая тех, кто в этом месяце в отпуске или на больничном.
Отметьте каждый день. По каждому сотруднику ставьте буквенный код: явка, отпуск, болезнь, командировка, прогул. Рядом — часы, если день отработан не полностью.
Сверьте неявки. Отпуска сверьте с приказом и графиком отпусков, больничные — с листками нетрудоспособности, командировки — с приказами.
Подведите итоги. Посчитайте по каждому сотруднику отработанные дни и часы, отдельно — дни неявок по причинам. Сумма дней должна совпасть с числом календарных дней месяца.
Подпишите и передайте в бухгалтерию. График подписывает тот, кто вёл учёт, проверяет бухгалтер, утверждает руководитель. Бухгалтерия считает по нему зарплату.

График посещаемости сотрудников: образец заполнения

График посещаемости — тот же документ, только в нём делают упор на явку и отсутствие, а не на часы. В образце выше видно, как это выглядит: у каждого сотрудника в строке идут подряд дни месяца, в клетке — код явки или неявки, а под ним часы.

Если сотрудник отработал половину дня, ставят «Я» и часы — например, четыре. Если человек отсутствовал весь день, часы не ставят, а причину показывают кодом. В конце строки — итог: сколько дней отработано и сколько часов набежало за месяц.

Для сменного режима в клетку вписывают ещё и время смены, а в итогах отдельно считают ночные и сверхурочные часы: их оплачивают по особым правилам (ст. 152 и 154 ТК РФ).

Частые ошибки

Ведут учёт не каждый день, а восстанавливают по памяти в конце месяца — неявки и переработки теряются.
Ставят только явки, а причины отсутствия не расшифровывают: бухгалтерии нечем подтвердить больничный или отпуск.
Не считают итоги часов — зарплату потом приходится пересчитывать.
Одна таблица на все отделы без разделения: при проверке трудно показать, кто и когда вёл учёт.
Забывают про внешних совместителей и работников на неполной ставке — их часы тоже нужно учитывать.

Частые вопросы

Обязателен ли график учёта рабочего времени?

Обязателен сам учёт отработанного времени (ч. 4 ст. 91 ТК РФ). Форму компания выбирает сама, поэтому график или табель — удобный способ выполнить эту обязанность. Утвердите форму приказом или в учётной политике.

Чем график отличается от табеля?

По сути ничем: табель — официальное название документа, график — обиходное. В обоих случаях это таблица с отметками по дням месяца и итогами часов. Бюджетные организации используют форму 0504421, коммерческие могут применять свою.

Можно ли вести график в Excel?

Да. Скачайте чистый бланк, добавьте строки по числу сотрудников и столбцы по дням месяца. Электронную таблицу удобно распечатать и подписать в конце месяца, а копию хранить в бухгалтерии.

Кто подписывает график?

Тот, кто вёл учёт, — обычно руководитель подразделения или кадровик. Бухгалтер проверяет итоги, руководитель компании утверждает. Если учёт ведёт один человек, достаточно его подписи и утверждения директора.

Сколько хранить графики учёта рабочего времени?

Табели и графики относятся к документам по личному составу. Срок хранения устанавливает перечень типовых архивных документов, утверждённый приказом Росархива от 20.12.2019 № 236; компания закрепляет срок в номенклатуре дел.

Что делать, если сотрудник не вышел на работу?

В день неявки поставьте код «НН» — неявка по невыясненным причинам. Когда причина станет известна, замените код: «Б» при болезни, «ПР» при прогуле, «ОТ» при отпуске. До выяснения зарплату за эти дни не начисляют.

Когда таблицы и своды съедают время руководителя

Чтобы учёт времени собирался без ручной сверки

Графики, табели и своды по сотрудникам приходится сводить вручную: сверять с приказами, переносить часы, пересчитывать итоги.

Я настраиваю ИИ-агентов, которые собирают такие таблицы по шаблону, сверяют данные с приказами и приносят готовый свод на подпись.

Читать об услуге «ИИ-агенты под задачу компании»