Никита Малов.

Основатель и управляющий партнёр
аналитической компании ДОВОДАналитика рынков · OSINT

Факты. Решения.
Развитие бизнеса.

Должностная инструкция специалиста по документообороту: образец

Должностная инструкция закрепляет, что именно делает специалист по документообороту: какие документы принимает, как регистрирует, кому передаёт и за что отвечает. Ниже — образец с заполнением и бланк, по которому можно собрать свою инструкцию под конкретную компанию.

Бланк в WordWord, 11 КБ Образец в WordWord, 12 КБ Образец в PDFPDF, 67 КБ

Проверка актуальности

Проверьте документ перед подписанием

Законы меняются быстрее, чем бланки в интернете: образцы составляют в разное время, и обновить их все не успевает никто. Чтобы документ работал на вас сегодня, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сам возьмёт этот образец, сверит его с действующей редакцией законов и пришлёт, что поправить.

Образец заполнения

УТВЕРЖДАЮ

Генеральный директор ООО «Ромашка»

П. П. Петров

«16» ноября 2026 г.

Должностная инструкция

специалиста по документообороту

№ 14

1. Общие положения. 1.1. Специалист по документообороту относится к категории специалистов и подчиняется непосредственно начальнику канцелярии. 1.2. На должность назначают лицо с высшим или средним профессиональным образованием и опытом работы с документами не менее одного года. 1.3. Специалист руководствуется законодательством о делопроизводстве, локальными актами компании и настоящей инструкцией.

2. Обязанности. 2.1. Принимает, регистрирует и распределяет входящие документы, отправляет исходящие и ведёт их учёт в журналах и электронной системе. 2.2. Проверяет правильность оформления документов: реквизиты, подписи, приложения. 2.3. Формирует дела по номенклатуре, готовит документы к передаче в архив. 2.4. Ведёт справочную работу по документам и выдаёт копии по заявкам подразделений. 2.5. Следит за сроками исполнения документов и напоминает исполнителям о приближении срока.

3. Права. 3.1. Запрашивать у подразделений документы и сведения, нужные для регистрации и контроля исполнения. 3.2. Возвращать на доработку документы, оформленные с нарушением установленных требований. 3.3. Вносить руководителю предложения по улучшению порядка работы с документами.

4. Ответственность. 4.1. За сохранность принятых документов и соблюдение порядка их регистрации. 4.2. За достоверность сведений в журналах и электронной системе учёта. 4.3. За разглашение сведений из документов, ставших известными в работе, — в пределах трудового законодательства.

Руководитель подразделения

Начальник канцелярии

____________ / П. П. Петров /

С инструкцией ознакомлен

Специалист по документообороту

____________ / И. И. Иванов /

Зачем специалисту по документообороту должностная инструкция

Должностная инструкция — внутренний документ компании, который описывает трудовую функцию работника: что он делает, чем распоряжается и за что отвечает. Для специалиста по документообороту она особенно нужна: через его руки проходят приказы, договоры и письма, и без записи в инструкции непонятно, кто отвечает за потерянный оригинал или пропущенный срок.

Трудовой кодекс обязывает работодателя ознакомить работника с локальными актами, связанными с его работой, под подпись — до начала работы (ст. 22 и 68 ТК РФ). Инструкция относится к таким актам, поэтому подпись об ознакомлении в конце листа — не формальность.

Что входит в обязанности специалиста по документообороту

  • Приём, регистрация и распределение входящей корреспонденции.
  • Оформление и отправка исходящих документов, ведение журналов учёта.
  • Проверка реквизитов документа: подписи, даты, номера, приложения.
  • Формирование дел по номенклатуре и подготовка к передаче в архив.
  • Контроль сроков исполнения документов и напоминания исполнителям.
  • Выдача копий и справок по заявкам подразделений.
  • Работа в системе электронного документооборота: загрузка, маршрутизация, статусы.

Как составить инструкцию

  1. Опишите место в структуре. Укажите, кому подчиняется специалист и кого замещает: от этого зависит, к кому идут вопросы по документам.
  2. Перечислите обязанности по операциям. Пишите действия, а не качества: «регистрирует входящие в течение рабочего дня», а не «ответственно относится к работе».
  3. Дайте права под обязанности. Если специалист проверяет оформление, ему нужно право возвращать документы на доработку.
  4. Пропишите ответственность. За сохранность документов, достоверность учёта и разглашение сведений — в пределах трудового законодательства.
  5. Утвердите и ознакомьте. Инструкцию утверждает руководитель компании, работник ставит подпись об ознакомлении; один экземпляр хранится в деле работника.

Частые ошибки

  • Обязанности переписаны из инструкции секретаря и не отражают работу с электронной системой.
  • Нет записи о подчинённости: непонятно, кто ставит задачи и оценивает результат.
  • Права не связаны с обязанностями: специалист отвечает за оформление, но не может вернуть документ на доработку.
  • Инструкция не ознакомлена под подпись — при споре работодателю нечем подтвердить, что работник знал свои обязанности.
  • Одна инструкция на весь отдел: у каждого работника своя трудовая функция, и её нужно описать отдельно.

Частые вопросы

Обязательна ли должностная инструкция по закону?

Отдельного закона об обязательности инструкции нет. Но работодатель обязан ознакомить работника с локальными актами, связанными с его работой, под подпись (ст. 22, 68 ТК РФ), а трудовой договор должен описывать трудовую функцию (ст. 57 ТК РФ). Инструкция — удобный способ это сделать.

Чем должностная инструкция отличается от трудового договора?

Трудовой договор — соглашение сторон с обязательными условиями: место работы, трудовая функция, оплата. Инструкция — локальный акт, который подробно раскрывает трудовую функцию: конкретные операции, права и ответственность. Условия инструкции не должны ухудшать положение работника по сравнению с договором и законом.

Можно ли включить в инструкцию обязанность вести электронный документооборот?

Да, если обязанность входит в согласованную трудовую функцию и работник ознакомлен с инструкцией под подпись. Если переход меняет условия трудового договора, обычно нужно письменное соглашение сторон. При предусмотренных статьёй 74 ТК РФ организационных или технологических изменениях работодатель может изменить условия с письменным предупреждением не позднее чем за два месяца, но не может таким способом изменить трудовую функцию.

Нужно ли переписывать инструкцию при смене названия компании?

Достаточно внести изменения или утвердить инструкцию в новой редакции. В шапке указывают актуальное наименование работодателя, а работника снова знакомят с документом под подпись.

Сколько хранить должностную инструкцию?

Инструкция входит в состав документов по личному составу, если она относится к конкретному работнику. Сроки хранения компания закрепляет в номенклатуре дел по перечню типовых архивных документов, утверждённому приказом Росархива от 20.12.2019 № 236.

Когда инструкции и регламенты живут только на бумаге

Чтобы правила работы с документами соблюдались сами

Инструкция описывает, как регистрировать документы и следить за сроками, но проверять каждый шаг вручную у руководителя нет времени.

Я настраиваю ИИ-агентов, которые принимают документы по шаблону, сверяют реквизиты, ставят на маршрут и напоминают исполнителю о сроке — специалисту остаётся проверить результат.

Читать об услуге «ИИ-агенты под задачу компании»

Другие образцы