Образец заполнения уведомления об обработке персональных данных в Роскомнадзор

Уведомление об обработке персональных данных подают до того, как компания начала работать с данными людей, — в том числе когда речь только о сотрудниках. Ниже — заполненный образец по форме из приказа Роскомнадзора от 28.10.2022 № 180 и разбор каждого поля.

Бланк в WordWord, 11 КБ Образец в WordWord, 12 КБ Образец в PDFPDF, 69 КБ

Проверка актуальности

Проверьте документ перед подписанием

Законы меняются быстрее, чем бланки в интернете: образцы составляют в разное время, и обновить их все не успевает никто. Чтобы документ работал на вас сегодня, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сам возьмёт этот образец, сверит его с действующей редакцией законов и пришлёт, что поправить.

Образец заполнения

В Управление Федеральной службы по надзору

в сфере связи, информационных технологий

и массовых коммуникаций по г. Москве

и Московской области

Уведомление об обработке персональных данных

о намерении осуществлять обработку персональных данных

«___» __________ 20__ г.

Наименование оператора: Общество с ограниченной ответственностью «Ромашка». Адрес: 123456, г. Москва, ул. Примерная, д. 1, офис 10. ИНН 7700000000, ОГРН 1157700000000.

Цель обработки: кадровый учёт и расчёт заработной платы работников; заключение и исполнение трудовых договоров.

Правовые основания: статьи 85–90 Трудового кодекса РФ; Федеральный закон от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных».

Категории субъектов: работники оператора, лица, поступающие на работу, родственники работников (для кадрового учёта).

Перечень обрабатываемых данных: фамилия, имя, отчество; дата рождения; пол; паспортные данные; адрес регистрации; ИНН; СНИЛС; сведения об образовании; сведения о трудовой деятельности; сведения о заработной плате.

Перечень действий с данными: сбор, запись, систематизация, накопление, хранение, уточнение, извлечение, использование, передача (предоставление, доступ), обезличивание, блокирование, удаление, уничтожение.

Обработка автоматизированная с использованием средств вычислительной техники и без использования таких средств (на бумажных носителях).

Меры по защите данных: назначен ответственный за организацию обработки персональных данных; принята политика обработки персональных данных; работники ознакомлены с локальными актами; доступ к данным ограничен учётными записями; применяются антивирусная защита и резервное копирование; помещения с носителями данных закрыты для посторонних.

Дата начала обработки персональных данных: 01.02.2026.

Срок или условие прекращения обработки: ликвидация оператора; истечение срока хранения документов по номенклатуре дел.

Сведения о наличии трансграничной передачи: не осуществляется.

Уполномоченное лицо оператора

Генеральный директор ООО «Ромашка»

____________ / П. П. Петров /

Кому и когда подавать уведомление

Уведомление направляют в территориальный орган Роскомнадзора по месту нахождения компании или по месту жительства индивидуального предпринимателя. Подать его нужно до начала обработки данных, а не после первой зарплатной ведомости.

Обязанность распространяется и на тех, кто работает только с данными сотрудников: приём на работу, кадровый учёт, расчёт зарплаты. После изменений в закон о персональных данных, вступивших в силу 1 сентября 2022 года, для работодателей исключения почти исчезли.

Форма уведомления утверждена приказом Роскомнадзора от 28.10.2022 № 180. В приложении № 1 к приказу — бланк первичного уведомления о намерении обрабатывать данные, в приложении № 2 — форма для изменений, в приложении № 3 — для прекращения обработки.

Что входит в уведомление

Наименование, адрес, ИНН и ОГРН оператора — компании или ИП.
Цель обработки: для каждой цели — свой набор сведений о данных и субъектах.
Правовое основание: закон или договор, по которому вы обрабатываете данные.
Категории субъектов: работники, соискатели, клиенты, контрагенты, посетители сайта.
Перечень обрабатываемых данных: общие, специальные, биометрические.
Перечень действий с данными и способ обработки: автоматизированный, без средств автоматизации или смешанный.
Сведения о мерах по обеспечению безопасности данных.
Дата начала обработки, срок или условие её прекращения.
Сведения о трансграничной передаче, если она есть.
Подпись уполномоченного лица.

Как заполнить уведомление

Возьмите форму из приказа № 180. Скачайте бланк приложения № 1 к приказу Роскомнадзора от 28.10.2022 № 180. Самодельная форма не подойдёт: ведомство принимает уведомления по утверждённому бланку.
Опишите каждую цель отдельно. Кадровый учёт, расчёт зарплаты, работа с клиентами, доставка заказов — это разные цели. Для каждой укажите свой набор данных, категорий субъектов и оснований.
Перечислите данные точно. Не пишите «иные данные»: перечисляйте конкретные сведения — ФИО, паспортные данные, СНИЛС, адрес, телефон. Лишние данные, которых у вас нет, тоже не указывайте.
Опишите меры защиты. Перечислите то, что реально сделано: ответственный за обработку, политика, ограничение доступа, антивирус, резервные копии, закрытые помещения.
Подпишите и отправьте. Уведомление подписывает уполномоченное лицо. Отправить можно на бумаге или в электронном виде через официальный портал Роскомнадзора.

Образец для ИП

Индивидуальный предприниматель заполняет ту же форму, но в графе оператора указывает свои фамилию, имя, отчество и адрес регистрации, а вместо ОГРН — ОГРНИП.

Если ИП работает один, без наёмных сотрудников, и обрабатывает только данные клиентов, цели и перечень данных будут короче: имя, телефон, адрес доставки. Но уведомление всё равно нужно, если данные не подпадают под исключения части 2 статьи 22 закона № 152-ФЗ.

Частые ошибки

Подают уведомление после начала обработки данных, а не до неё.
Указывают одну цель «обработка персональных данных» вместо нескольких конкретных.
Пишут «любые данные, необходимые для работы» — такая формулировка не принимается.
Забывают указать дату начала обработки и условие её прекращения.
Не обновляют уведомление, когда меняются цели, состав данных или адрес компании: для этого есть приложение № 2 к приказу № 180.

Частые вопросы

Кому нужно подавать уведомление об обработке персональных данных?

Операторам персональных данных: компаниям и ИП, которые собирают и обрабатывают данные людей. С 1 сентября 2022 года это касается и работодателей, которые обрабатывают данные только своих сотрудников. Исключения перечислены в части 2 статьи 22 закона № 152-ФЗ: например, когда данные обрабатываются без средств автоматизации или относятся к государственной тайне.

Что будет, если не подать уведомление?

За непредставление обязательного уведомления возможна ответственность по статье 19.7 КоАП РФ: предупреждение или штраф для должностных лиц от 300 до 500 рублей, для организаций — от 3 000 до 5 000 рублей.

Можно ли отправить уведомление через сайт Роскомнадзора?

Да. Ведомство принимает уведомления в электронной форме через свой официальный портал. Электронное уведомление подписывают электронной подписью уполномоченного лица.

Что делать, если изменились данные в уведомлении?

Подайте уточнённые сведения по форме из приложения № 2 к приказу № 180. Если компания прекращает обработку данных, направьте уведомление по форме приложения № 3.

Нужно ли подавать уведомление, если компания только зарегистрировалась и ещё не наняла сотрудников?

Да, если компания планирует привлекать работников. Вновь созданные организации и ИП, которые собираются нанимать сотрудников, подают уведомление сразу после регистрации в ЕГРЮЛ или ЕГРИП, до начала обработки данных.

Пока уведомление и политика не собраны, работа стоит

Чтобы документы по персональным данным собирались без ручной рутины

Уведомление в Роскомнадзор, политика обработки данных, согласия и внутренние акты — это набор документов, который нужно поддерживать в актуальном виде при каждом изменении в компании.

Я настраиваю ИИ-агентов, которые готовят такие документы по шаблону, сверяют данные об операторе и приносят на подпись готовый комплект.

Читать об услуге «ИИ-агенты под задачу компании»