Товарная накладная: образец и бланк

Товарная накладная подтверждает, что продавец передал товар, а покупатель его принял. Ниже — заполненный образец по форме ТОРГ-12 и бланк, по которому можно оформить отгрузку.

Бланк в WordWord, 11 КБ Образец в WordWord, 11 КБ Образец в PDFPDF, 63 КБ

Образец заполнения

Поставщик: ООО «Ромашка», 121087, г. Москва, ул. Барклая, д. 6, стр. 3, ИНН 7712345678, тел. 8 (495) 123-45-67

Грузополучатель: ООО «Спектр», 190000, г. Санкт-Петербург, наб. реки Мойки, д. 12, ИНН 7809876543

Плательщик: ООО «Спектр», ИНН 7809876543

Основание: договор поставки от 3 февраля 2026 г. № 17

Транспортная накладная от 12 ноября 2026 г. № 55

Товарная накладная № 148

по форме ТОРГ-12 от 12 ноября 2026 г.

12 ноября 2026 г.

Товар отгружен со склада поставщика по адресу: г. Москва, ул. Барклая, д. 6, стр. 3. Приёмку товара производит кладовщик грузополучателя по количеству мест и массе нетто.

Товар соответствует условиям договора поставки от 3 февраля 2026 г. № 17. Претензий по количеству, качеству и упаковке нет.

Отпуск груза разрешил

Генеральный директор

____________ / А. В. Смирнов /

Кладовщик ООО «Спектр»

____________ / П. С. Кузнецов /

Что такое товарная накладная

Товарная накладная — первичный документ, которым продавец передаёт товар покупателю. Для продавца она подтверждает выбытие товара и выручку, для покупателя — расходы и оприходование.

Чаще всего её оформляют по унифицированной форме № ТОРГ-12, утверждённой постановлением Госкомстата России от 25.12.1998 № 132. С 2013 года форма необязательна, но её продолжают использовать: в ней уже есть все обязательные реквизиты первичного документа по ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ.

Первичный документ можно составлять в виде электронного документа, подписанного электронной подписью, без бумажного экземпляра — это право действует с 01.01.2013; бумага нужна лишь при отсутствии ЭДО или по требованию контрагента/проверяющих. Бумажный экземпляр с подписями и отметкой о приёмке по-прежнему надёжен в споре.

Что обязательно указать в накладной

Название документа и дату его составления — накладную оформляют в день отгрузки или сразу после неё.
Наименование поставщика и покупателя с реквизитами: ИНН, адрес, телефон, банковские реквизиты.
Основание отгрузки: договор, счёт или заказ-наряд с номером и датой.
Товары: наименование, артикул, единицу измерения, количество, цену, сумму без НДС, ставку и сумму НДС, сумму с НДС.
Данные транспортной накладной, если товар везёт перевозчик.
Подписи: тот, кто разрешил отпуск груза, тот, кто его отпустил, и тот, кто принял товар у покупателя.
Отметку о приёмке: количество мест, масса нетто, претензии по качеству и упаковке.

Как заполнить товарную накладную

Заполните шапку. Укажите поставщика, грузополучателя и плательщика с реквизитами. Если плательщик и получатель — разные компании, вписывайте обе.
Сошлитесь на основание. Номер и дата договора или счёта — то, по чему отгружаете товар. Без основания накладную сложнее связать с поставкой.
Внесите товары в таблицу. По каждой позиции — наименование, артикул, единицу измерения по ОКЕИ, количество, цену, сумму без НДС, ставку и сумму НДС, сумму с НДС.
Посчитайте итоги. В строке «Итого» поставьте сумму без НДС и сумму НДС, в строке «Всего к оплате» — сумму с НДС. Показатели складывайте по всем позициям.
Подпишите у поставщика. Накладную подписывает руководитель или доверенное лицо, которое разрешило отпуск груза, и сотрудник, который отпустил товар со склада.
Передайте покупателю и получите подпись. Покупатель принимает товар и ставит подпись с расшифровкой и отметку о приёмке. Один экземпляр остаётся у продавца, второй — у покупателя.

Частые ошибки

Накладную оформляют без договора или счёта-основания: при споре не видно, по какой поставке передан товар.
В таблице нет ставки и суммы НДС — накладная расходится со счётом-фактурой, а вычет покупатель принимает только по правильно оформленному счёту-фактуре или УПД.
Накладную подписал сотрудник без доверенности на получение товара — покупатель может оспорить приёмку.
Отгрузку оформили позже дня передачи товара, и даты в накладной и транспортной накладной расходятся.
В накладной нет отметки о претензиях, хотя товар пришёл с повреждённой упаковкой, — позже доказать недостачу сложнее.

Частые вопросы

Обязательно ли оформлять накладную по форме ТОРГ-12?

Нет. С 2013 года унифицированные формы первичных документов необязательны. Но накладная должна содержать обязательные реквизиты по ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ: название, дату, наименование продавца, содержание операции, измерители в рублях, должности и подписи ответственных. Форму ТОРГ-12 удобно взять готовой — в ней эти реквизиты уже есть.

Чем товарная накладная отличается от УПД?

УПД — универсальный передаточный документ: он заменяет сразу и накладную, и счёт-фактуру. Если покупателю нужен вычет НДС и он согласен на УПД, отдельную накладную можно не оформлять. Если УПД не применяется, оформляют накладную и счёт-фактуру.

Нужна ли транспортная накладная, если товар везёт перевозчик?

Да, если доставку выполняет сторонняя транспортная компания. Номер и дата транспортной накладной вписываются в товарную — так связывают передачу товара перевозчику и его получение покупателем.

Сколько экземпляров товарной накладной нужно?

Обычно два: один остаётся у продавца, второй передают покупателю. Если товар идёт через перевозчика или участвует третья сторона, экземпляров может быть больше.

Можно ли оформить накладную в электронном виде?

Да. Электронная накладная без бумажного дубля допустима с 01.01.2013 при подписании электронной подписью; бумажный экземпляр нужен, только если стороны не перешли на ЭДО. Электронную накладную подписывают электронной подписью; чаще всего — усиленной квалифицированной, но вид подписи стороны могут определить соглашением (ст. 6 закона № 63-ФЗ).

Сколько хранить товарные накладные?

Накладные относят к документам по учёту доходов и расходов: их хранят не меньше пяти лет по правилам архивного хранения и налогового учёта. Конкретный срок компания закрепляет в номенклатуре дел.

Когда накладные и закрывающие документы собираются вручную

Чтобы документы по отгрузкам собирались сами

Накладные, счета и акты по каждой отгрузке отнимают время у менеджеров и бухгалтерии: позиции переносят из заказа, суммы сверяют, документы пересылают покупателю.

Я собираю ИИ-агентов, которые готовят такие документы по шаблону из данных заказа, сверяют суммы с договором и приносят готовый пакет на подпись.

Читать об услуге «ИИ-агенты под задачу компании»