Бланк реестра передачи документов

Реестр передачи документов фиксирует, что именно, кому и когда передали и кто принял бумаги. Ниже — бланк и заполненный образец реестра для передачи документов в другую организацию курьером.

Бланк в WordWord, 11 КБ Образец в WordWord, 11 КБ Образец в PDFPDF, 60 КБ

Проверка актуальности

Проверьте документ перед подписанием

Законы меняются быстрее, чем бланки в интернете: образцы составляют в разное время, и обновить их все не успевает никто. Чтобы документ работал на вас сегодня, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сам возьмёт этот образец, сверит его с действующей редакцией законов и пришлёт, что поправить.

Образец заполнения

Передаёт: ООО «Ромашка», ИНН 7701234567

Принимает: ООО «Вектор», ИНН 7707654321

Дата передачи: 16 ноября 2026 г.

Реестр передачи документов

передаваемых ООО «Ромашка» в ООО «Вектор» курьером

Реестр № 7

Передача по договору поставки от 12 января 2026 г. № 14/26. Способ передачи: курьер.

1. Договор поставки от 12.01.2026 № 14/26 — 4 л. в 1 экз. 2. Спецификация от 12.01.2026 № 1 — 2 л. в 1 экз. 3. Акт сверки расчётов за 9 месяцев 2026 года — 1 л. в 1 экз. 4. Счёт-фактура от 03.11.2026 № 218 — 1 л. в 1 экз.

Всего 4 документа на 8 листах. Реестр составлен в 2 экземплярах: первый — у принимающей стороны, второй — у передающей.

Передал

Курьер ООО «Ромашка»

____________ / А. С. Кузнецов /

Принял

Главный бухгалтер ООО «Вектор»

____________ / М. В. Орлова /

Зачем нужен реестр передачи документов

Реестр подтверждает факт передачи: кто, что, кому и когда передал и кто принял. Если документ потеряется или получатель скажет, что бумаг не видел, реестр с подписью принявшего закрывает спор.

Второй смысл — учёт. По реестру принимающая сторона сверяет комплектность до подписания, а передающая видит, какие документы уже ушли, а какие ещё лежат у неё.

Форму закон не устанавливает: компания разрабатывает свой бланк или берёт готовый. Обязательных реквизитов немного — перечень документов, дата, стороны и подписи.

Что указать в реестре

Название «Реестр передачи документов», номер и дату.
Кто передаёт и кто принимает: название организации, ИНН, должность и фамилия сотрудника.
Основание передачи: договор, поручение руководителя, запрос контрагента.
Перечень документов: название, дата и номер каждого, количество листов и экземпляров.
Способ передачи: курьер, на руки, почтой, по электронной почте.
Итог: сколько всего документов и листов, в скольких экземплярах составлен реестр.
Подписи передавшего и принявшего с расшифровкой.

Как заполнить реестр

Составьте перечень. Перепишите документы по порядку: название, дата, номер, число листов и экземпляров. Приложения к письму считайте отдельно от самого письма.
Укажите стороны. Впишите организации, ИНН и сотрудников, которые передают и принимают бумаги. Если принимает не руководитель, укажите его должность.
Отметьте способ передачи. Курьер, на руки, заказное письмо или электронная почта — способ влияет на то, какие документы останутся у вас как доказательство.
Распечатайте в двух экземплярах. Один экземпляр остаётся у принимающей стороны, второй с подписью принявшего возвращается передающему.
Сверьте и подпишите. Принимающий сверяет листы с перечнем, ставит подпись и дату. Передающий забирает свой экземпляр.

Частые ошибки

В перечне только названия документов без дат и номеров — при споре не доказать, что передан именно этот документ.
Не указано количество листов: недостачу одного листа потом не обнаружить.
Один экземпляр реестра на обе стороны — доказательство передачи остаётся только у получателя.
Подпись без расшифровки и должности: непонятно, имел ли человек право принимать документы.
Реестр на разные способы передачи в одном бланке: почту, курьера и электронную отправку лучше разводить по отдельным реестрам.

Частые вопросы

Чем реестр передачи документов отличается от описи?

По смыслу это одно и то же: перечень передаваемых документов с подписями сторон. В делопроизводстве чаще говорят «опись» о внутренних делах и «реестр» о передаче или отправке. Компания выбирает одно название и закрепляет его в инструкции по делопроизводству.

Сколько экземпляров реестра нужно составить?

Два: один остаётся у принимающей стороны, второй с отметкой о получении — у передающей. Если документы идут в несколько адресов или разными способами, на каждый способ и адресата составляют отдельный реестр.

Обязательна ли печать на реестре?

Нет. Достаточно подписей передавшего и принявшего. Печать ставят, если компания её использует и это закреплено в локальном акте.

Можно ли вести реестр передачи в электронном виде?

Можно, если у сторон настроен электронный документооборот и документы подписаны электронной подписью. Тогда реестр — тоже электронный документ с подписью. Для бумажных документов реестр печатают и подписывают на бумаге.

Сколько хранить реестр передачи документов?

Срок зависит от того, какие документы передавали: реестр хранят столько же, сколько сами документы, но не меньше срока, установленного перечнем типовых архивных документов, утверждённым приказом Росархива от 20.12.2019 № 236. Компания закрепляет срок в номенклатуре дел.

Когда реестры и передачи бумаг съедают время

Чтобы документы ходили без ручной сверки

Реестры, описи и передачи комплектов отнимают часы: сверить листы, поймать подпись, найти, кому что ушло.

Я настраиваю ИИ-агентов, которые собирают комплект по списку, проверяют состав и количество листов и готовят реестр к подписи.

Читать об услуге «ИИ-агенты под задачу компании»