Журнал начат и окончен: образец

Надпись «Журнал начат» и «Журнал окончен» — это отметки на первой и последней страницах журнала учёта: когда завели, когда закрыли, сколько листов. Ниже — образец заполнения и правила, по которым журнал ведут и сдают в архив.

Бланк в WordWord, 11 КБ Образец в WordWord, 11 КБ Образец в PDFPDF, 60 КБ

Проверка актуальности

Проверьте документ перед подписанием

Законы меняются быстрее, чем бланки в интернете: образцы составляют в разное время, и обновить их все не успевает никто. Чтобы документ работал на вас сегодня, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сам возьмёт этот образец, сверит его с действующей редакцией законов и пришлёт, что поправить.

Образец заполнения

ООО «Ромашка»

Журнал начат 12 января 2026 г.

Журнал окончен 29 декабря 2026 г.

На 100 листах

Журнал учёта

регистрации входящих документов

Инвентарный номер 14

Журнал ведёт секретарь приёмной. Записи вносят в день поступления документа, исправления заверяют подписью ответственного.

По окончании года журнал закрывают, прошивают, листы нумеруют и заверяют подписью руководителя и печатью организации.

Срок хранения — 5 лет по перечню типовых архивных документов, утверждённому приказом Росархива от 20.12.2019 № 236.

Ответственный за ведение

Секретарь

____________ / А. А. Смирнова /

Руководитель

Генеральный директор

____________ / П. П. Петров /

Что означают надписи «начат» и «окончен»

Журнал учёта заводят на календарный год или на срок, который установила компания: например, на учебный год или на срок действия договора. На первой странице пишут дату, когда сделана первая запись, — это и есть отметка «журнал начат». На последней странице — дату последней записи и общее число листов, это «журнал окончен».

Эти надписи нужны, чтобы журнал был полноценным документом: по ним видно, за какой период в нём собраны сведения и что листы не вырваны и не дописаны позже. Без даты начала и окончания журнал сложно сдать в архив и предъявить проверяющему.

Что указать на первой и последней страницах

Название организации и подразделения, если журналов в компании несколько.
Название журнала и что в нём регистрируют: входящие документы, приказы, инструктажи, проверки.
Дату начала записей — «журнал начат».
Дату последней записи — «журнал окончен».
Количество пронумерованных и прошнурованных листов.
Подпись руководителя и печать организации, если печать есть.
Инвентарный номер, если журналы учитывают в номенклатуре дел.

Как завести и закрыть журнал

Прошейте и пронумеруйте. Листы нумеруют сверху вниз, журнал прошивают так, чтобы нельзя было вынуть лист, концы нити выводят на последнюю страницу и скрепляют наклейкой с подписью.
Заполните титул. На первой странице укажите организацию, название журнала, дату начала и число листов.
Ведите записи по порядку. Каждая запись — отдельная строка с номером, датой и кратким содержанием. Пропуски и записи задним числом не допускаются.
Закройте журнал. Когда журнал закончился или закончился год, на последней странице поставьте дату последней записи и слово «окончен».
Заверьте и сдайте. Подпишите журнал у руководителя, поставьте печать и передайте в архив или уберите в сейф до истечения срока хранения.

Частые ошибки

Не указано число листов — по такому журналу нельзя доказать, что из него ничего не изъяли.
Дата «окончен» поставлена раньше последней записи или позже, чем журнал фактически сдан.
Журнал не прошит: листы вставляют и вынимают, записи теряют силу.
В одном журнале смешаны разные виды учёта — например, входящие документы и инструктажи по охране труда.
Журнал закрыли, но не подписали у руководителя, а через год уже некому подтвердить подлинность.

Частые вопросы

Обязательно ли писать «журнал начат» и «журнал окончен»?

Форму журнала компания устанавливает сама, если закон не даёт обязательного бланка. Надписи о начале и окончании — обычная практика делопроизводства: они показывают период, за который собраны записи, и подтверждают, что журнал закрыт.

Кто подписывает журнал?

Ответственный за ведение журнала и руководитель организации. Если журнал ведёт комиссия, подписывают все члены комиссии, а дату окончания ставит председатель.

Нужна ли печать?

Если у компании есть печать, журнал заверяют ею. Оттиск ставят так, чтобы он захватывал наклейку с концами нити, — тогда видно, что журнал не расшивали.

Когда журнал считают оконченным?

Когда в нём закончились листы или закончился период, на который его завели. Новый журнал начинают с номера, следующего за последним номером предыдущего, — нумерация записей не прерывается.

Сколько хранят журнал?

Срок зависит от вида учёта. Журналы регистрации входящих документов и подобные им хранят по перечню типовых архивных документов, утверждённому приказом Росархива от 20.12.2019 № 236. Конкретный срок компания закрепляет в номенклатуре дел.

Журналы, которые ведутся вручную

Чтобы учёт шёл сам, без тетрадей

Журналы учёта в тетради теряются, заполняются задним числом и не дают руководителю картины: сколько документов прошло, что зависло, кто не отметил запись.

Я настраиваю ИИ-агентов, которые заносят записи в журнал по шаблону, проверяют обязательные графы и показывают руководителю, где учёт остановился.

Читать об услуге «ИИ-агенты под задачу компании»