Дефектная ведомость на списание материальных ценностей: образец

Дефектная ведомость фиксирует, что именно сломалось, износилось или пришло в негодность и почему ценность нельзя использовать дальше. На её основании комиссия списывает материалы или основное средство. Ниже — бланк, образец заполнения и порядок оформления.

Бланк в WordWord, 11 КБ Образец в WordWord, 11 КБ Образец в PDFPDF, 63 КБ

Проверка актуальности

Проверьте документ перед подписанием

Законы меняются быстрее, чем бланки в интернете: образцы составляют в разное время, и обновить их все не успевает никто. Чтобы документ работал на вас сегодня, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сам возьмёт этот образец, сверит его с действующей редакцией законов и пришлёт, что поправить.

Образец заполнения

ООО «Ромашка»

Комиссия в составе:

председатель — главный инженер А. А. Смирнов;

члены — начальник склада Т. П. Кузнецова,

бухгалтер М. И. Орлова

Дефектная ведомость

на списание материальных ценностей

16 ноября 2026 г. № 7

Комиссия осмотрела материальные ценности на складе и установила: станок сверлильный, инвентарный номер 00123, 2019 года выпуска, находится в эксплуатации с марта 2020 года. При осмотре обнаружены трещина станины и люфт шпинделя, при включении двигатель работает с перегревом.

По заключению комиссии дальнейшая эксплуатация станка опасна, ремонт нецелесообразен: стоимость восстановления превышает остаточную стоимость. Остаточная стоимость по данным бухгалтерского учёта — 48 200 рублей.

Комиссия предлагает списать станок с бухгалтерского учёта и утилизировать. Приложение: акт осмотра от 12.11.2026, заключение сервисной организации от 13.11.2026, инвентарная карточка.

Председатель комиссии

Главный инженер

____________ / А. А. Смирнов /

Члены комиссии

Начальник склада

____________ / Т. П. Кузнецова /

Бухгалтер

____________ / М. И. Орлова /

Зачем нужна дефектная ведомость

Дефектная ведомость описывает состояние имущества на момент осмотра: что за объект, какие у него повреждения или износ, можно ли его починить и стоит ли это делать. Причину и само списание подтверждают документами; сведения о состоянии имущества можно включить в акт о списании или оформить отдельной ведомостью.

Унифицированной формы нет. Организация разрабатывает бланк сама и утверждает его в учётной политике или приказом руководителя. Ведомость составляет комиссия, назначенная приказом, — обычно в неё входят технический специалист, материально ответственное лицо и бухгалтер.

Что указать в дефектной ведомости

Название организации, дату и номер ведомости.
Состав комиссии: должности, фамилии и инициалы, кто председатель.
Наименование объекта, инвентарный номер, дату выпуска и начала эксплуатации.
Что обнаружено при осмотре: характер повреждений, износа, брака.
Заключение: можно ли отремонтировать, целесообразен ли ремонт, какова остаточная стоимость.
Предложение комиссии: списать, утилизировать, передать на запчасти.
Перечень приложений: акты осмотра, заключения сервисных организаций, фотографии.
Подписи всех членов комиссии с расшифровкой.

Как оформить списание

Назначьте комиссию. Приказом руководителя определите состав комиссии и её полномочия. Без приказа подписи в ведомости ничего не подтверждают.
Осмотрите объект. Комиссия проверяет имущество лично или по документам, если объект уже сломан и утилизирован. Фиксирует состояние в ведомости.
Опишите дефекты. Чем конкретнее описание — тем меньше вопросов у проверяющих. «Не работает» хуже, чем «при включении двигатель перегревается, шпиндель люфтит».
Соберите подтверждения. Заключение сервисной организации, акт осмотра, инвентарная карточка, фотографии — всё, что подтверждает выводы комиссии.
Составьте акт о списании. На основании ведомости оформляют акт о списании: для материалов — по форме, утверждённой организацией, для основных средств — по форме ОС-4 или своему бланку.

Частые ошибки

Ведомость без приказа о создании комиссии: подписи есть, а полномочий у подписантов нет.
Общие формулировки вместо описания дефекта: «пришло в негодность» без указания, что именно сломано.
Нет заключения о целесообразности ремонта — проверяющие решают, что организацию устроило списание исправного имущества.
К ведомости не приложены подтверждающие документы: акт осмотра, заключение специалиста.
Одной ведомостью списывают сразу разные объекты с разными причинами — лучше отдельная ведомость на каждую группу.

Частые вопросы

Обязательна ли дефектная ведомость при списании материалов?

Прямого требования в законе нет, но без документа, который объясняет причину списания, расходы на материалы сложно обосновать. Налоговая может снять затраты, а ревизоры в бюджетной сфере признают списание необоснованным. Ведомость — самый простой способ показать причину.

Можно ли скачать готовый бланк?

Да, унифицированной формы нет, поэтому организации берут типовой бланк и дорабатывают под себя: добавляют графы для инвентарных номеров, стоимости, заключения о ремонте. Главное — утвердить форму приказом или в учётной политике.

Кто подписывает дефектную ведомость?

Все члены комиссии, включая председателя. Если в состав входит главный бухгалтер или руководитель, их подписи тоже нужны. Один человек подписать ведомость за всю комиссию не может.

Чем дефектная ведомость отличается от акта о списании?

Ведомость фиксирует состояние объекта и вывод комиссии о невозможности его использовать. Акт о списании — распорядительный документ, которым имущество снимают с учёта. Ведомость идёт первой, акт оформляют на её основании.

Нужна ли дефектная ведомость для списания основных средств?

Отдельная дефектная ведомость не обязательна для каждого списания. Состояние объекта и причину выбытия можно описать в акте о списании или подтвердить отдельной ведомостью. В ней удобно указать инвентарный номер, стоимость, неисправности и вывод о ремонте.

Когда бумаги на списание собираются неделями

Чтобы документы по списанию собирались сами

Дефектные ведомости, акты осмотра и приложения к ним обычно готовят вручную: кто-то ищет инвентарный номер, кто-то переписывает заключение сервисной организации, кто-то сверяет остаточную стоимость.

Я настраиваю ИИ-агентов, которые собирают такие документы по шаблону из данных учётной системы, проверяют реквизиты и приносят на подпись готовый комплект.

Читать об услуге «ИИ-агенты под задачу компании»