Должностная инструкция офис-менеджера: образец и бланк

Должностная инструкция офис-менеджера закрепляет, что именно этот человек делает каждый день: встречает гостей, ведёт закупки для офиса, отвечает на звонки, помогает бухгалтерии с бумагами. Ниже — бланк и заполненный образец, а также как перенести обязанности в трудовой договор.

Бланк в WordWord, 11 КБ Образец в WordWord, 12 КБ Образец в PDFPDF, 71 КБ

Проверка актуальности

Проверьте документ перед подписанием

Законы меняются быстрее, чем бланки в интернете: образцы составляют в разное время, и обновить их все не успевает никто. Чтобы документ работал на вас сегодня, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сам возьмёт этот образец, сверит его с действующей редакцией законов и пришлёт, что поправить.

Образец заполнения

УТВЕРЖДАЮ

Генеральный директор ООО «Ромашка»

А. А. Смирнов

«02» ноября 2026 г.

Должностная инструкция офис-менеджера

02.11.2026 № 20-ДИ

1. Общие положения. 1.1. Офис-менеджер относится к категории специалистов и подчиняется руководителю административно-хозяйственного отдела. 1.2. На должность назначается лицо со средним профессиональным образованием по программам подготовки специалистов среднего звена, без требований к стажу. 1.3. Назначает на должность и освобождает от неё генеральный директор приказом.

2. Трудовая функция и обязанности. 2.1. Встречает гостей и посетителей, регистрирует их, сообщает о приходе сотрудникам. 2.2. Принимает и распределяет входящие звонки, ведёт деловую переписку. 2.3. Организует закупки канцелярии, воды, расходных материалов и мелкого оборудования для офиса, сверяет счета поставщиков. 2.4. Ведёт учёт и передачу документов в бухгалтерию: счета, акты, накладные по офисным закупкам. 2.5. Следит за порядком в переговорных и общих зонах, организует ремонт и обслуживание офисной техники.

3. Права. 3.1. Запрашивать у руководителей подразделений сведения, нужные для работы. 3.2. Вносить предложения по улучшению работы офиса.

4. Ответственность. 4.1. Несёт ответственность за неисполнение или ненадлежащее исполнение обязанностей в пределах, установленных трудовым законодательством. 4.2. Отвечает за сохранность вверенных документов и материальных ценностей.

5. Ознакомление. С инструкцией ознакомлен(а), экземпляр получил(а).

Разработал: руководитель АХО

Руководитель административно-хозяйственного отдела

____________ / И. И. Иванов /

Согласовал: юрист

Юрисконсульт

____________ / П. П. Петров /

Работник ознакомлен

Офис-менеджер

____________ / А. С. Кузнецова /

Зачем офис-менеджеру должностная инструкция

Должностная инструкция — внутренний документ компании, который описывает, что сотрудник делает на своей должности, кому подчиняется и за что отвечает. Закон её не требует, но без неё трудно и принять человека на работу, и потом спросить с него результат.

Инструкция нужна в трёх случаях. Первый — обязанности в трудовом договоре даны общей фразой, и непонятно, кто должен заказывать воду или встречать курьера. Второй — в офисе работает несколько человек, и надо разделить, кто за что отвечает. Третий — сотрудник перестал справляться, и нужны письменные основания, чтобы спросить о результате.

Что входит в трудовую функцию офис-менеджера

Приём гостей и посетителей, регистрация, оповещение сотрудников о приходе.
Входящие звонки и деловая переписка: принять, переадресовать, записать.
Закупки для офиса: канцелярия, вода, расходники, мелкая техника, сверка счетов поставщиков.
Документы по офисным закупкам: собрать счета, накладные, акты и передать в бухгалтерию.
Порядок в общих зонах и переговорных, обслуживание офисной техники, вызов подрядчиков.
Помощь в организации командировок и встреч: брони, пропуска, подготовка переговорной.
Ведение табеля или передача сведений о явке в бухгалтерию, если так принято в компании.

Как составить инструкцию

Опишите реальную работу. Возьмите неделю из жизни офис-менеджера и выпишите, что он делал. Из этого списка и складывается трудовая функция — без фраз вроде «выполняет поручения руководителя».
Разделите с другими. Проверьте, не пересекаются ли обязанности с администратором, секретарём, бухгалтером и водителем. Один вопрос — один ответственный.
Проверьте по профстандарту. Если должность даёт льготы, компенсации или ограничения, её название и требования к квалификации должны совпадать с квалификационным справочником или профстандартом — так требует статья 57 Трудового кодекса.
Согласуйте и утвердите. Инструкцию подписывает разработчик — обычно руководитель АХО, — визирует юрист, утверждает генеральный директор. Дату и номер присвойте как внутреннему документу.
Ознакомьте работника. Сотрудник ставит подпись об ознакомлении. Экземпляр храните в его личном деле, второй отдайте на руки.

Обязанности для трудового договора

В трудовом договоре трудовую функцию можно описать двумя способами. Первый — перечислить обязанности прямо в тексте договора. Второй — сослаться на должностную инструкцию: «работник выполняет обязанности, предусмотренные должностной инструкцией офис-менеджера». Тогда инструкция становится приложением к договору, и её надо готовить в двух экземплярах — по одному для каждой стороны.

Если инструкция — отдельный документ, порядок такой же: работника знакомят с ней под подпись до начала работы. Менять обязанности задним числом нельзя: существенные изменения трудовой функции оформляют соглашением сторон, а перевод на другую работу обычно требует письменного согласия работника. Без согласия временный перевод допускается в случаях, предусмотренных частями второй и третьей статьи 72.2 Трудового кодекса.

Частые ошибки

Обязанности списаны из чужого шаблона: в инструкции фигурируют закупки, которых офис-менеджер не делает, а встреч гостей, которые он делает каждый день, нет.
Одна и та же работа записана и офис-менеджеру, и секретарю, — при споре непонятно, кто виноват.
В инструкции только «выполняет поручения руководителя»: такую формулировку трудно предъявить сотруднику.
Нет подписи об ознакомлении — значит, работник формально не знал своих обязанностей.
Инструкцию утвердили, но не согласовали с юристом, а в тексте остались ссылки на отменённые документы.

Частые вопросы

Обязательна ли должностная инструкция по закону?

Нет. Трудовой кодекс её не упоминает, и компания решает сама, нужен ли документ. Но если инструкция есть, она становится локальным актом, и работника надо с ней ознакомить под подпись.

Нужен ли офис-менеджеру профстандарт?

Обязателен он, только если по закону к должности предъявляют требования к квалификации или должность даёт льготы и компенсации. В остальных случаях профстандарт носит рекомендательный характер — так разъяснял Минтруд в письме от 04.04.2016 № 14-0/10/В-2253.

Можно ли объединить офис-менеджера и секретаря в одной инструкции?

Можно, если в компании это одна должность. Тогда в названии и обязанностях надо честно отразить обе части работы, а в штатном расписании оставить одну ставку с одним окладом.

Что делать, если обязанности поменялись?

Подготовьте новую редакцию инструкции или дополнение к ней, ознакомьте работника под подпись и, если меняется трудовая функция, оформите соглашение к трудовому договору. Просто вручить новый текст без согласия работника нельзя.

Сколько хранить должностную инструкцию?

Срок зависит от того, как документ оформлен. Если инструкция — приложение к трудовому договору, её хранят вместе с договором. Отдельные инструкции хранят по номенклатуре дел компании, ориентируясь на перечень типовых архивных документов, утверждённый приказом Росархива от 20.12.2019 № 236.

Читать в журнале

Когда инструкции и регламенты устаревают быстрее, чем их успевают читать

Чтобы рутина не держалась на одном человеке

Пока офис-менеджер один, все закупки, счета и напоминания живут у него в голове и в переписке. Стоит ему уйти в отпуск — и офис останавливается.

Я собираю ИИ-агентов под одну понятную задачу: агент принимает заявки на закупки, сверяет их с бюджетом и приносит руководителю готовое решение. Работает по вашим правилам и проверяется на ваших настоящих случаях.

Читать об услуге «ИИ-агенты под задачу компании»