Опись дел постоянного хранения: образец заполнения

Опись дел постоянного хранения — учётный документ архива: в ней перечислены дела, которые хранят бессрочно, с заголовками, датами и количеством листов. Ниже — заполненный образец и бланк, по которому опись собирается за год.

Бланк в WordWord, 11 КБ Образец в WordWord, 11 КБ Образец в PDFPDF, 63 КБ

Проверка актуальности

Проверьте документ перед подписанием

Законы меняются быстрее, чем бланки в интернете: образцы составляют в разное время, и обновить их все не успевает никто. Чтобы документ работал на вас сегодня, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сам возьмёт этот образец, сверит его с действующей редакцией законов и пришлёт, что поправить.

Образец заполнения

УТВЕРЖДАЮ

Генеральный директор ООО «Ромашка»

_____________ П. П. Петров

16 января 2027 г.

Опись дел постоянного хранения

за 2026 год

Фонд № 1. Опись № 3

№ 1 — Протоколы общих собраний участников общества за 2026 год — 12.01.2026–25.12.2026 — 48 л.

№ 2 — Годовой отчёт и бухгалтерский баланс ООО «Ромашка» за 2026 год — 31.03.2027 — 26 л.

В данный раздел описи внесено 24 дела с № 1 по № 24, в том числе: литерные номера: нет; пропущенные номера: нет.

Составитель описи

Архивист

____________ / И. И. Иванова /

Согласование

Протокол ЭК ООО «Ромашка» от 15.01.2027 № 1

____________ / /

Что такое опись дел постоянного хранения

Опись дел постоянного хранения — перечень дел, которые организация хранит бессрочно: протоколы, годовые отчёты, договоры, приказы по основной деятельности. Опись закрепляет, какие дела есть за год, сколько в каждом листов и где они лежат.

Единой обязательной для всех формы в законе нет. Организации берут за основу форму описи из правил работы архивов и из инструкции по делопроизводству своего ведомства или компании. В описи обычно есть шапка с утверждением, номер фонда и описи, таблица дел и итоговая запись.

Что указать в описи

Гриф утверждения: кто утверждает опись — руководитель организации или её архив, дата утверждения.
Номер фонда и номер описи: фонд — организация или её часть, опись — очередной перечень дел за год.
Название описи и год, за который она составлена.
Номер по порядку, индекс дела по номенклатуре, заголовок дела так, как он записан в номенклатуре.
Дату дела: крайние даты документов в деле — от первого до последнего.
Количество листов в деле — по внутренней описи или по листу-заверителю.
Примечание: особенности дела, например копии, повреждённые листы, литерные номера.
Итоговую запись: сколько дел внесено, с какого по какой номер, какие номера литерные и пропущенные.
Подписи составителя и того, кто согласовал опись с экспертной комиссией.

Как заполнить опись за год

Соберите дела по номенклатуре. Возьмите номенклатуру дел за год и отметьте те, у которых срок хранения постоянный. Заголовки в опись переносите из номенклатуры без изменений.
Проверьте каждое дело. Убедитесь, что дело сформировано: документы по порядку, листы пронумерованы, есть лист-заверитель с количеством листов.
Заполните таблицу. По порядку впишите индекс, заголовок, крайние даты и количество листов. Нумерация в описи сквозная за год, с единицы.
Сверьте номера. Проверьте, нет ли пропусков и литерных номеров, например 12а. Все отклонения от сквозной нумерации перечислите в итоговой записи.
Напишите итоговую запись. Укажите цифрами и прописью, сколько дел внесено и с какого по какой номер. Отметьте литерные и пропущенные номера — если их нет, так и напишите.
Подпишите и согласуйте. Опись подписывает составитель, согласует экспертная комиссия организации, утверждает руководитель. Храните опись вместе с делами, которые она описывает.

Частые ошибки

Заголовки дел переписаны своими словами: опись должна повторять номенклатуру, иначе дело не найти.
Не заполнена итоговая запись или в ней не указаны литерные и пропущенные номера.
Количество листов взято на глаз, без листа-заверителя.
В одну опись попали дела временного хранения: их место в отдельной описи, у постоянного хранения своя.
Нет согласования экспертной комиссии — опись утверждена, но не проверена.

Частые вопросы

Чем опись дел постоянного хранения отличается от описи дел по личному составу?

Описи дел постоянного хранения описывают дела, которые хранят бессрочно. Дела по личному составу — приказы о приёме и увольнении, личные карточки, трудовые договоры — идут в отдельную опись, у них свой срок хранения и свои правила передачи в архив.

Можно ли составить одну опись за несколько лет?

Обычно опись составляют за один год. Если дел мало, её могут составить за несколько лет, но тогда в названии указывают весь период, а дела внутри идут по годам.

Что такое литерные и пропущенные номера в итоговой записи?

Литерный номер — дело, добавленное позже с пометкой, например 12а. Пропущенный номер — номер, под которым дело не завели. В итоговой записи перечисляют и те и другие, чтобы было видно: нумерация не потеряла дела.

Кто утверждает опись дел постоянного хранения?

Руководитель организации, а перед этим опись согласует экспертная комиссия организации. Если дела передают в государственный архив, опись согласуют ещё и с его экспертно-проверочной комиссией.

Сколько хранится сама опись?

Опись дел постоянного хранения хранится бессрочно вместе с делами, которые в неё внесены: без описи архив не найдёт нужное дело.

Когда описи и архив собираются вручную

Чтобы документы за год собирались без ручной сверки

Опись требует сверить номенклатуру, заголовки, даты и листы по каждому делу — на сотнях дел это дни работы и постоянный риск пропустить номер.

Я настраиваю ИИ-агентов, которые собирают такие документы по шаблону, сверяют данные дел с номенклатурой и приносят готовую опись на проверку.

Читать об услуге «ИИ-агенты под задачу компании»