Журнал ознакомления с правилами внутреннего трудового распорядка

Правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР) — локальный акт, с которым работодатель обязан ознакомить каждого работника под подпись до начала работы. Журнал ознакомления фиксирует эти подписи. Ниже — бланк и образец заполнения, порядок ведения и типичные ошибки.

Бланк в WordWord, 11 КБ Образец в WordWord, 11 КБ Образец в PDFPDF, 60 КБ

Проверка актуальности

Проверьте документ перед подписанием

Законы меняются быстрее, чем бланки в интернете: образцы составляют в разное время, и обновить их все не успевает никто. Чтобы документ работал на вас сегодня, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сам возьмёт этот образец, сверит его с действующей редакцией законов и пришлёт, что поправить.

Образец заполнения

Начат: 09 января 2026 г.

Окончен: ________________

На ___ листах

Журнал ознакомления с правилами внутреннего трудового распорядка

ООО «Ромашка»

2026 г.

Журнал ведётся для учёта ознакомления работников с правилами внутреннего трудового распорядка, утверждёнными приказом от 09.01.2026 № 1.

Каждый работник знакомится с правилами под подпись до начала работы. Записи в журнале заверяет лицо, ответственное за ведение кадрового учёта.

Ответственный за ведение журнала

Специалист по кадрам

____________ / И. И. Иванова /

Зачем нужен журнал ознакомления с ПВТР

Правила внутреннего трудового распорядка — локальный нормативный акт, который регулирует режим работы, отдых, дисциплину и другие условия труда. По статье 68 Трудового кодекса работодатель обязан ознакомить работника с ПВТР и другими локальными актами, непосредственно связанными с его трудовой деятельностью, под подпись до подписания трудового договора.

Журнал ознакомления — доказательство того, что обязанность выполнена. При проверке государственный инспектор труда запрашивает его вместе с самими правилами и приказом об утверждении. Если работодатель не ознакомил работника с правилами под подпись, ему грозит предупреждение или штраф по статье 5.27 КоАП РФ. Подтвердить ознакомление можно журналом или отдельным листом.

Закон не устанавливает обязательной формы журнала. Работодатель вправе вести его на бумаге или в электронном виде. Бумажный журнал удобнее для подписей, электронный — для компаний с распределёнными офисами.

Какие графы включить в журнал

Порядковый номер записи.
Фамилия, имя, отчество работника полностью.
Должность и структурное подразделение.
Дата ознакомления — день, когда работник поставил подпись.
Подпись работника.
Подпись ответственного за ведение журнала — по желанию, но она придаёт журналу завершённый вид.

Как заполнять журнал

Подготовьте журнал до первого ознакомления. Прошейте листы, укажите количество листов, подпишите у руководителя и поставьте печать, если она есть. Это защищает от замены страниц.
Ознакомьте работника до начала работы. Новый сотрудник ставит подпись до подписания трудового договора. Если правила меняются, знакомьте всех работников с новой редакцией под подпись.
Заполните все графы. Фамилия, должность и дата — без сокращений. Подпись работника должна быть разборчивой, рядом можно указать фамилию и инициалы.
Храните журнал. Срок хранения — не менее 3 лет с момента окончания ведения. Если в компании есть номенклатура дел, закрепите срок в ней.

Частые ошибки

Работник расписался в журнале после того, как фактически приступил к работе, — нарушение статьи 68 ТК РФ.
Журнал не прошит и не заверен — при проверке легко утратить доказательную силу.
Знакомят только с ПВТР, забывая другие локальные акты, связанные с трудовой деятельностью, — например, с положением об оплате труда или о персональных данных.
Не знакомят с новой редакцией правил при их изменении.
Записи в журнале не соответствуют приказу об утверждении ПВТР (например, в журнале указан старый приказ).

Частые вопросы

Обязателен ли журнал ознакомления с ПВТР?

Закон не требует именно журнала, но требует ознакомить работника под подпись. Журнал — удобный и привычный способ это подтвердить. Вместо журнала можно собирать подписи на отдельном листе ознакомления или в трудовом договоре, но журнал проще предъявить инспектору.

Кого нужно знакомить с ПВТР?

Всех работников, включая тех, кто работает по совместительству, и тех, кто принят на временную работу. Ознакомление происходит до начала работы.

Можно ли вести журнал в электронном виде?

Можно, если в компании настроен электронный документооборот и работники подписывают документы электронной подписью. При бумажном кадровом учёте журнал ведут на бумаге.

Нужно ли знакомить с ПВТР уволенных работников?

Нет, только действующих. Если работник уволился, запись о его ознакомлении остаётся в журнале как историческая.

Сколько хранить журнал?

Журнал относится к кадровым документам. По общему правилу его хранят не менее 3 лет после окончания ведения. Если в компании утверждена номенклатура дел, срок может быть больше.

Когда журналы и ознакомления отнимают время у кадров

Чтобы рутинные кадровые документы собирались сами

Журналы ознакомления, листы согласования и подписи сотрудников — рутина, которая съедает часы кадровика и руководителя.

Я настраиваю ИИ-агентов, которые собирают такие документы по шаблону, проверяют полноту подписей и приносят руководителю готовый пакет на подпись.

Читать об услуге «ИИ-агенты под задачу компании»