Никита Малов.

Основатель и управляющий партнёр
аналитической компании ДОВОДАналитика рынков · OSINT

Факты. Решения.
Развитие бизнеса.

Приказ о переходе на электронный документооборот в медицинской организации

Приказ закрепляет решение медицинской организации вести медицинскую документацию в электронном виде. Ниже — образец с составом документов, ответственными и порядком работы с пациентами, которые не дали согласия на электронный документооборот.

Бланк в WordWord, 11 КБ Образец в WordWord, 12 КБ Образец в PDFPDF, 65 КБ

Проверка актуальности

Проверьте документ перед подписанием

Законы меняются быстрее, чем бланки в интернете: образцы составляют в разное время, и обновить их все не успевает никто. Чтобы документ работал на вас сегодня, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сам возьмёт этот образец, сверит его с действующей редакцией законов и пришлёт, что поправить.

Образец заполнения

ООО «Клиника Здоровье»

ПРИКАЗ

16 ноября 2026 г. № 47

г. Москва

Приказ

о переходе на электронный документооборот в медицинской организации

16 ноября 2026 г. № 47

В соответствии с приказом Минздрава России от 25.03.2026 № 209н «Об утверждении Порядка организации системы документооборота в сфере охраны здоровья в части ведения медицинской документации в форме электронных документов» и в целях повышения доступности и качества медицинской помощи приказываю:

1. С 1 декабря 2026 года вести медицинскую документацию в форме электронных документов без дублирования на бумажном носителе, за исключением случаев, когда пациент (его законный представитель) подал заявление о ведении документации на бумаге.

2. Утвердить перечень медицинских документов, которые ведутся в электронной форме: медицинская карта пациента, получающего медицинскую помощь в амбулаторных условиях (форма 025/у), карта вызова скорой медицинской помощи (форма 110/у), журнал записи вызовов скорой медицинской помощи (форма 109/у), лист назначений, протоколы консультаций и исследований.

3. Каждый электронный медицинский документ подписывать усиленной квалифицированной электронной подписью медицинского работника, сформировавшего документ. При участии в формировании документа нескольких работников каждый подписывает его своей усиленной квалифицированной электронной подписью.

4. Главному врачу Петрову П. П. обеспечить прием и регистрацию заявлений пациентов о ведении медицинской документации на бумажном носителе. Заявление хранить в медицинской карте пациента; при подаче заявления вести документацию по этому пациенту на бумаге.

5. Назначить ответственным за работу информационной системы, в которой ведется электронная медицинская документация, заместителя главного врача по информационным технологиям Сидорова С. С. Возложить на него контроль за сохранностью электронных документов, резервным копированием и разграничением доступа.

6. Установить, что доступ к электронным медицинским документам предоставляется медицинским работникам в пределах их полномочий, а также пациенту и уполномоченным органам в случаях, предусмотренных законодательством.

7. Контроль за исполнением приказа оставляю за собой.

Главный врач

Главный врач

____________ / П. П. Петров /

С приказом ознакомлены

Заместитель главного врача по ИТ С. С. Сидоров

____________ / Заведующий терапевтическим отделением И. И. Иванов /

Зачем нужен приказ

С 1 сентября 2026 года действует Порядок организации системы документооборота в сфере охраны здоровья в части ведения медицинской документации в форме электронных документов, утвержденный приказом Минздрава России от 25.03.2026 № 209н. Он распространяется на медицинские организации, которые приняли решение вести медицинскую документацию в электронном виде.

Приказ фиксирует это решение внутри организации: с какой даты, какие документы, кто отвечает за систему и подписи, как учитываются пациенты, попросившие бумагу. Без приказа переход остается намерением, а у сотрудников нет обязанности работать по новым правилам.

Что указать в приказе

  • Дату, с которой медицинская документация ведется в электронной форме без дублирования на бумаге.
  • Перечень документов, которые переводятся в электронный вид: карта пациента, карта вызова, журналы, протоколы.
  • Правило подписи: каждый документ подписывает усиленной квалифицированной электронной подписью тот, кто его сформировал; при нескольких участниках — каждый.
  • Порядок приема заявлений пациентов о ведении документации на бумажном носителе и хранения таких заявлений.
  • Ответственного за информационную систему, резервное копирование и разграничение доступа.
  • Порядок доступа к электронным документам для работников, пациента и уполномоченных органов.

Как подготовить переход

  1. Проверьте информационную систему. Медицинская информационная система должна формировать электронные медицинские документы и поддерживать усиленную квалифицированную электронную подпись.
  2. Определите перечень документов. Начните с тех, что ведутся в организации ежедневно: карта пациента, карта вызова, листы назначений. Перечень закрепите в приказе.
  3. Организуйте прием заявлений. Пациент или его законный представитель вправе подать заявление о ведении документации на бумаге. Назначьте ответственного за прием и хранение заявлений.
  4. Назначьте ответственного за систему. Он отвечает за работу информационной системы, сохранность документов, резервное копирование и доступ.
  5. Ознакомьте работников. С приказом знакомят всех, кто ведет медицинскую документацию, под подпись.

Частые ошибки

  • В приказе не указан перечень документов — сотрудники не знают, что переводить в электронный вид.
  • Не описан порядок приема заявлений пациентов о бумажной документации, и такие заявления теряются.
  • Не назначен ответственный за информационную систему, поэтому сбои и доступы остаются без контроля.
  • Приказ подписан без ознакомления работников, которые будут вести документы.

Частые вопросы

Обязательно ли вести медицинскую документацию только в электронном виде?

Нет. Медицинская организация вправе вести документацию в электронной форме без дублирования на бумаге, если пациент не подал заявление о ведении документации на бумажном носителе. При наличии такого заявления документация ведется на бумаге.

Каким приказом утвержден порядок электронного документооборота?

Приказом Минздрава России от 25.03.2026 № 209н. Он зарегистрирован в Минюсте России 22.04.2026 № 86160 и действует до 1 сентября 2032 года.

Чьей подписью подписывается электронный медицинский документ?

Усиленной квалифицированной электронной подписью медицинского работника, сформировавшего документ. Если в формировании участвуют несколько работников, каждый подписывает документ своей подписью.

Нужно ли дублировать электронные документы на бумаге?

Нет, если пациент не подал заявление о ведении документации на бумажном носителе. При подаче заявления документация по этому пациенту ведется на бумаге.

Кто отвечает за сохранность электронных документов?

Руководитель медицинской организации назначает ответственного за работу информационной системы. В приказе стоит указать его должность и обязанности по резервному копированию и разграничению доступа.

Когда приказ есть, а документы все равно теряются

Чтобы электронные документы собирались без ручной работы

Даже после приказа часть документов сотрудники готовят вручную: переносят данные из системы в шаблоны, сверяют реквизиты, отправляют на подпись.

Я настраиваю ИИ-агентов, которые собирают такие документы по шаблону, проверяют данные и приносят руководителю готовый файл на подпись.

Читать об услуге «ИИ-агенты под задачу компании»

Другие образцы