Доверенность на подписание кадровых документов за генерального директора

Право подписи кадровых документов принадлежит руководителю организации. Чтобы кадровик или юрист подписывал приказы, трудовые договоры и уведомления вместо директора, оформляют доверенность: на бумаге — для бумажного документооборота, машиночитаемую — для электронной подписи. Ниже бланк и заполненный образец.

Бланк в WordWord, 11 КБ Образец в WordWord, 11 КБ Образец в PDFPDF, 59 КБ

Проверка актуальности

Проверьте документ перед подписанием

Законы меняются быстрее, чем бланки в интернете: образцы составляют в разное время, и обновить их все не успевает никто. Чтобы документ работал на вас сегодня, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сам возьмёт этот образец, сверит его с действующей редакцией законов и пришлёт, что поправить.

Образец заполнения

ООО «Ромашка»

ИНН 7700000000, ОГРН 1157700000000

г. Москва

Доверенность

на подписание кадровых документов

16 ноября 2026 г. № 7

ООО «Ромашка» в лице генерального директора П. П. Петрова, действующего на основании устава, настоящей доверенностью уполномочивает начальника отдела кадров И. И. Иванову (паспорт 45 00 № 000000, выдан 01.02.2015) подписывать от имени общества кадровые документы.

Доверенное лицо вправе подписывать: трудовые договоры и дополнительные соглашения к ним; приказы о приёме на работу, переводе, увольнении; приказы о предоставлении отпуска, поощрении и дисциплинарном взыскании; уведомления и предложения работникам; графики отпусков и табели учёта рабочего времени; справки о работе и иные документы, связанные с трудовыми отношениями.

Доверенность выдана без права передоверия и действует до 31 декабря 2027 года.

Генеральный директор

Генеральный директор ООО «Ромашка»

____________ / П. П. Петров /

Доверенное лицо

Начальник отдела кадров

____________ / И. И. Иванова /

Кому и зачем нужна такая доверенность

Кадровые документы от имени компании подписывает её руководитель. Когда директор в командировке, на больничном или просто передаёт кадровое делопроизводство начальнику отдела кадров, подпись сотрудника без доверенности юридической силы не имеет: приказ о приёме или увольнении, подписанный неуполномоченным лицом, работник оспорит.

Доверенность решает эту задачу. Минтруд в письме от 16.01.2024 № 14-6/ООГ-207 подтверждает: полномочия по заключению трудовых договоров, увольнению и другим вопросам трудовых отношений руководитель передаёт доверенностью. Полномочия сотрудника можно закрепить доверенностью или иным надлежащим образом, например приказом работодателя с учётом локальных актов и учредительных документов.

Что указать в доверенности

Наименование организации, ИНН и ОГРН, город, где оформляют документ.
Кто выдаёт: должность, фамилию и инициалы руководителя и основание его полномочий — устав или решение участников.
Кому выдаёт: должность, фамилию, имя и отчество доверенного лица, паспортные данные.
Перечень кадровых документов, которые доверенное лицо подписывает, — конкретно, по видам.
Право передоверия: есть оно или нет.
Срок действия.
Подпись руководителя и подпись доверенного лица с расшифровкой.

Какие документы доверить

Трудовые договоры и дополнительные соглашения к ним.
Приказы о приёме на работу, переводе и увольнении.
Приказы об отпуске, поощрении и дисциплинарном взыскании.
Уведомления и предложения работникам: о сокращении, об изменении условий договора, об ознакомлении с локальными актами.
График отпусков и табели учёта рабочего времени.
Справки о работе и другие документы, связанные с трудовыми отношениями.

Бумажная доверенность и машиночитаемая

Для бумажного кадрового делопроизводства достаточно доверенности на бумаге с подписью руководителя. Для электронного документооборота с 1 сентября 2023 года связка «электронная подпись сотрудника плюс бумажная доверенность» не работает: нужна машиночитаемая доверенность (МЧД) — электронный документ установленного формата, который подтверждает полномочия подписанта.

С 1 августа 2024 года личные электронные подписи сотрудников и машиночитаемые доверенности стали обязательными для подписания кадровых документов в электронном виде. Если компания ведёт кадровый электронный документооборот, кадровику нужны личная подпись с нужным уровнем защиты и МЧД на право подписи.

МЧД оформляют и подписывают в электронной форме. Отдельная бумажная доверенность для её выдачи не обязательна.

Как оформить доверенность

Определите, что доверяете. Перечислите виды кадровых документов. Формулировка «подписывать кадровые документы» без перечня даёт повод оспорить подпись под конкретным приказом.
Выберите форму. Для бумажного документооборота — доверенность на бумаге. Для электронного — ещё и машиночитаемая доверенность на сотрудника.
Укажите срок. Срок определяет организация. Если его не указать, доверенность по общему правилу действует год со дня выдачи (п. 1 ст. 186 ГК).
Подпишите. Доверенность подписывает руководитель, доверенное лицо ставит свою подпись и расшифровку. Печать не обязательна.
Зарегистрируйте и выдайте. Присвойте номер и дату, зарегистрируйте в журнале доверенностей, оригинал отдайте доверенному лицу, копию оставьте в деле.

Частые ошибки

Не перечислены документы: в доверенности написано «подписывать кадровые документы», а оспаривают подпись под приказом об увольнении.
Нет паспортных данных доверенного лица — при споре трудно доказать, кто именно подписал.
Доверенность выдали на год, а в приказе указали другой срок: доверенность перестала действовать раньше, чем её отозвали.
Для электронного документооборота оформили только бумажную доверенность: электронная подпись сотрудника без МЧД не принимается.
Забыли указать право передоверия: сотрудник не может передать подпись коллеге на время отпуска.

Частые вопросы

Можно ли обойтись без доверенности, если директор в отпуске?

Нет. Подпись сотрудника без доверенности не создаёт правовых последствий для компании. Если директор уходит в отпуск или на больничный, право подписи передают доверенностью заранее.

На какой срок выдают доверенность?

Срок указывают в самой доверенности. Если срок не указан, она действует один год со дня выдачи (п. 1 ст. 186 ГК). Дату выдачи указывать обязательно, иначе доверенность ничтожна.

Нужна ли печать на доверенности?

Нет. Доверенность подписывает руководитель, доверенное лицо ставит свою подпись. Печать ставят, только если она есть в компании и так принято в её документообороте.

Можно ли доверить подпись главному бухгалтеру?

Да. Доверенность выдают любому работнику: кадровику, юристу, бухгалтеру, заместителю директора. Важно перечислить документы, которые он подписывает, чтобы не смешивать кадровые и бухгалтерские полномочия.

Что будет, если доверенность отозвать?

Руководитель вправе отменить доверенность в любой момент. Об отмене извещают доверенное лицо и тех, кто с ним работает. Документы, подписанные до отмены, остаются действительными.

Можно ли передоверить подпись другому сотруднику?

Только если право передоверия прямо указано в доверенности. Передоверие оформляют отдельной доверенностью с указанием срока, который не может быть больше срока основной.

Читать в журнале

Когда бумаги держат директора в офисе

Чтобы кадровые документы шли без задержек

Приказы, договоры и уведомления ждут подписи директора, пока он в разъездах, и сроки оформления решений срываются.

Я настраиваю ИИ-агентов, которые собирают кадровые документы по шаблону, проверяют данные и приносят руководителю готовый пакет на подпись.

Читать об услуге «ИИ-агенты под задачу компании»