Письмо-запрос: образец и бланк

Письмо-запрос — деловое письмо, которым организация или предприниматель просит другую сторону прислать сведения или документы. Ниже — бланк в Word и образец заполнения: запрос у контрагента акта сверки и копий документов по поставке.

Бланк в WordWord, 11 КБ Образец в WordWord, 11 КБ Образец в PDFPDF, 59 КБ

Проверка актуальности

Проверьте документ перед подписанием

Законы меняются быстрее, чем бланки в интернете: образцы составляют в разное время, и обновить их все не успевает никто. Чтобы документ работал на вас сегодня, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сам возьмёт этот образец, сверит его с действующей редакцией законов и пришлёт, что поправить.

Образец заполнения

Генеральному директору ООО «Ромашка»

П. П. Петрову

от ООО «Василёк»

Письмо-запрос

о предоставлении документов по договору поставки

16 ноября 2026 г. № 27

По договору поставки от 12 марта 2026 г. № 45 наша организация получила товар по универсальным передаточным документам от 2 сентября 2026 г. № 118 и от 30 сентября 2026 г. № 131.

Прошу предоставить акт сверки взаимных расчётов за период с 1 июля по 30 сентября 2026 года и копии указанных документов, заверенные подписью и печатью. Документы нужны для годовой инвентаризации расчётов с контрагентами.

Ответ прошу направить до 27 ноября 2026 года на адрес электронной почты buh@vasilek.ru или почтой по адресу, указанному в договоре.

Приложение: копия доверенности представителя на 1 л. в 1 экз.

Подписант

Генеральный директор ООО «Василёк»

____________ / И. И. Иванов /

Что такое письмо-запрос

Письмо-запрос — разновидность делового письма. Его отправляют, когда нужны сведения или документы от другой организации: акт сверки, счёт, копия договора, подтверждение задолженности, данные для отчётности.

От письма-ответа и сопроводительного письма запрос отличается целью: в нём есть конкретная просьба и срок, к которому ждут ответ. Единой обязательной формы в законе нет, поэтому компании оформляют такие письма по своему шаблону, а реквизиты обычно берут из ГОСТ Р 7.0.97-2025 «Требования к оформлению документов».

Что указать в письме-запросе

Адресата: должность, название организации, фамилию и инициалы руководителя в дательном падеже.
Отправителя: название организации или имя предпринимателя, адрес, телефон, почту.
Дату и исходящий номер — по журналу регистрации исходящих писем.
Ссылку на основание: договор, счёт, предыдущее письмо — с датой и номером.
Просьбу: что именно прислать, в каком виде — оригинал или заверенная копия.
Срок ответа и способ: почтой, электронной почтой, через электронный документооборот.
Подпись руководителя или уполномоченного лица с расшифровкой, при необходимости — печать.

Как написать письмо-запрос

Определите, у кого просите. Запрос направляют той стороне, которая обязана или может дать сведения: контрагенту по договору, в бухгалтерию, в орган власти.
Начните с основания. Первый абзац — договор, счёт или событие, из которого возникла необходимость в документах: дата, номер, период.
Сформулируйте просьбу точно. Перечислите документы по одному, укажите, нужны оригиналы или копии и должны ли они быть заверены.
Поставьте срок и способ ответа. Срок назначайте реальный: несколько рабочих дней на подготовку документов. Укажите, куда и как направить ответ.
Зарегистрируйте и отправьте. Присвойте исходящий номер, отправьте письмо способом, который позволяет подтвердить получение: заказным письмом с уведомлением, курьером под подпись или через электронный документооборот.

Срок ответа на запрос

Если обязанность предоставить документы установлена законом, срок ответа обычно указан в самой норме. Например, налоговый орган при встречной проверке вправе запросить документы у контрагента, и ответ на такой запрос нужно дать в срок, указанный в требовании: по п. 3 ст. 93.1 НК РФ его отсчитывают со дня получения требования, а при невозможности исполнить в срок налогоплательщик сообщает об этом в тот же срок с объяснением причин.

Если закон срок не устанавливает, стороны определяют его сами: в договоре или в самом письме. Письмо-запрос без срока ответа легко оставить без внимания, поэтому срок лучше указать всегда.

Частые ошибки

Просьба сформулирована общо: «просим предоставить документы» — непонятно, какие именно и за какой период.
Нет ссылки на договор или счёт — адресату приходится искать основание, ответ задерживается.
Не указано, нужны оригиналы или копии и нужно ли заверение.
Не назначен срок ответа, и письмо теряется в переписке.
Отправка без подтверждения получения: при споре нечем доказать, что запрос был.

Частые вопросы

Чем письмо-запрос отличается от служебной записки?

Служебная записка — внутренний документ компании, его пишут сотруднику или руководителю своего же предприятия. Письмо-запрос уходит за пределы организации: контрагенту, в банк, в госорган. Форму обоих закон не устанавливает, но письмо регистрируют как исходящий документ.

Можно ли отправить письмо-запрос по электронной почте?

Можно, если адресат принимает документы по почте или стороны работают в системе электронного документооборота. Для спора надёжнее способ, который подтверждает получение: заказное письмо с уведомлением, курьер под подпись или документ с электронной подписью в системе.

Нужна ли печать на письме-запросе?

Обязательной печати на деловом письме нет: документ удостоверяет подпись. Компания может поставить печать, если так принято в её делопроизводстве или этого требует адресат.

Что делать, если контрагент не ответил на запрос?

Отправьте повторное письмо со ссылкой на первое и его исходящий номер. Если документы нужны для суда, их можно истребовать в порядке, установленном процессуальным кодексом, — через суд. Переписка с отметками о получении пригодится как доказательство.

Сколько хранить письма-запросы?

Срок зависит от содержания: переписку по основной деятельности хранят по перечню типовых архивных документов, утверждённому приказом Росархива от 20.12.2019 № 236. Компания закрепляет сроки в своей номенклатуре дел.

Когда запросы и ответы на них съедают рабочий день

Чтобы запросы собирались и уходили сами

Письма-запросы отнимают время у бухгалтерии и руководителей: каждое надо составить, проверить основание, отправить и проследить, что ответ пришёл.

Я настраиваю ИИ-агентов, которые собирают такие письма по шаблону, подставляют данные из CRM и 1С и приносят готовый документ на подпись.

Читать об услуге «ИИ-агенты под задачу компании»