Журнал регистрации распоряжений: образец и бланк

Журнал регистрации распоряжений — книга, в которой распорядительные документы компании получают порядковый номер и запись с датой. Ниже — бланк и заполненный образец: графы, порядок нумерации, кто ведёт и сколько хранится книга.

Бланк в WordWord, 11 КБ Образец в WordWord, 11 КБ Образец в PDFPDF, 59 КБ

Проверка актуальности

Проверьте документ перед подписанием

Законы меняются быстрее, чем бланки в интернете: образцы составляют в разное время, и обновить их все не успевает никто. Чтобы документ работал на вас сегодня, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сам возьмёт этот образец, сверит его с действующей редакцией законов и пришлёт, что поправить.

Образец заполнения

ООО «Ромашка»

Начат 11 января 2026 г.

Окончен ______________________

На ___ листах

Журнал регистрации распоряжений

по основной деятельности

2026 г.

Журнал ведёт секретарь-референт. Запись вносят в день подписания распоряжения, номер присваивают сквозной в течение календарного года.

Распоряжения по основной деятельности нумеруют отдельно от приказов по личному составу.

По итогам года журнал закрывают итоговой записью и заверяют подписью руководителя.

Ответственный за ведение журнала

Секретарь-референт

____________ / А. С. Волкова /

Зачем ведут журнал распоряжений

Распоряжение — распорядительный документ, который руководитель или уполномоченное лицо издаёт по текущим вопросам работы: назначить ответственного, утвердить график, изменить порядок действий в отделе. Журнал регистрации фиксирует каждое такое распоряжение: присваивает номер, сохраняет дату и содержание.

Запись в журнале доказывает, что распоряжение издано и доведено до исполнителя. При проверке Государственной инспекции труда и в судебном споре книга показывает, когда и по какому вопросу вышел документ. Унифицированной формы журнала нет: компания разрабатывает бланк сама и утверждает приказом руководителя.

Какие графы включить в журнал

Порядковый номер записи — сквозной в течение календарного года.
Дата регистрации — день, когда распоряжение подписали и внесли в книгу.
Номер и дата самого распоряжения.
Вид документа: распоряжение, приказ, указание.
Краткое содержание — предмет распоряжения одной строкой.
Кто подписал документ: должность и фамилия с инициалами.
Исполнитель — кому поручено исполнение.
Отметка об исполнении: дата и краткая запись о результате.
Примечание — для отметок о продлении срока, отмене или переносе.

Как заполнять журнал

Присвойте номер в день подписания. Запись вносят в день, когда распоряжение подписали: так номер не задвоится и не потеряется.
Заполните графы по порядку. Сначала номер и дата регистрации, затем номер и дата распоряжения, вид документа, содержание, подписант и исполнитель.
Запишите исполнителя. В графе «Исполнитель» — должность и фамилия того, кому поручено выполнение. Если исполнителей несколько, перечислите всех или укажите ответственного.
Отметьте исполнение. Когда поручение выполнено, поставьте дату и короткую запись: что сделано.
Закройте журнал по итогам года. В конце года подведите итог: сколько записей внесено, на скольких листах книга, кто её вёл. Итоговую запись заверяет руководитель.

Частые ошибки

Нумерация с пропусками: распоряжение подписано, а номер ему не присвоили — при проверке неясно, сколько документов вышло.
Запись внесена задним числом: дата регистрации не совпадает с датой подписания, и книга теряет доказательную силу.
Нет графы «Исполнитель»: по журналу нельзя понять, кто отвечает за выполнение.
Журнал ведут в нескольких экземплярах в разных отделах без единой нумерации — номера дублируются.
Книгу не прошили и не заверили: отдельные листы можно заменить, и доказательство обесценивается.

Частые вопросы

Обязателен ли журнал регистрации распоряжений?

Прямой обязанности вести именно журнал распоряжений закон не устанавливает. Но регистрация распорядительных документов вытекает из правил делопроизводства: перечень типовых архивных документов утверждён приказом Росархива от 20.12.2019 № 236, и компания закрепляет порядок регистрации в инструкции по делопроизводству.

Кто ведёт журнал?

Как правило, секретарь, делопроизводитель или сотрудник канцелярии. Руководитель назначает ответственного приказом и указывает его в инструкции по делопроизводству.

Можно ли вести журнал в электронном виде?

Можно, если в компании работает система электронного документооборота или таблица с ограниченным доступом и защитой от правок. Тогда запись заверяют электронной подписью, а порядок ведения закрепляют локальным актом.

Как нумеровать распоряжения?

Сквозной нумерацией в течение календарного года, отдельно от приказов по личному составу: у каждой группы документов свой журнал и своя нумерация. С нового года нумерация начинается заново.

Сколько хранится журнал регистрации распоряжений?

Срок зависит от содержания распоряжений. Журналы и книги регистрации распорядительных документов по основной деятельности хранят по перечню, утверждённому приказом Росархива от 20.12.2019 № 236; конкретный срок компания закрепляет в номенклатуре дел.

Когда распоряжения теряются между отделами

Чтобы распоряжения не терялись и исполнялись

Распоряжения подписывают, разносят по отделам, а через месяц никто не помнит, кто и что должен был сделать. Журнал в бумаге помогает, пока книга одна и её ведёт один человек.

Я настраиваю ИИ-агентов, которые собирают такие документы по шаблону, ставят номер и дату, напоминают исполнителю о сроке и приносят руководителю сводку по невыполненным поручениям.

Читать об услуге «ИИ-агенты под задачу компании»