Документ утверждение штатного расписания предназначен для

Приказ об утверждении штатного расписания вводит в действие сам документ: перечень должностей, численность и оклады. Без подписанного приказа расписание остаётся проектом, а ссылаться на него в трудовых договорах нельзя. Ниже — бланк и образец заполнения.

Бланк в WordWord, 11 КБ Образец в WordWord, 11 КБ Образец в PDFPDF, 58 КБ

Проверка актуальности

Проверьте документ перед подписанием

Законы меняются быстрее, чем бланки в интернете: образцы составляют в разное время, и обновить их все не успевает никто. Чтобы документ работал на вас сегодня, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сам возьмёт этот образец, сверит его с действующей редакцией законов и пришлёт, что поправить.

Образец заполнения

ООО «Ромашка»

ИНН 7700000000, КПП 770001001, ОКПО 00000000

Приказ

об утверждении штатного расписания

16 ноября 2026 г. № 14

Утвердить штатное расписание на 2027 год с 1 января 2027 года согласно приложению к настоящему приказу.

Ввести в действие штатное расписание с 1 января 2027 года. Установить срок его действия до 31 декабря 2027 года.

Начальнику отдела кадров И. И. Иванову ознакомить работников с новым штатным расписанием в части их должностей и окладов.

Контроль за исполнением настоящего приказа оставляю за собой.

Руководитель организации

Генеральный директор

____________ / П. П. Петров /

С приказом ознакомлены

Начальник отдела кадров

____________ / И. И. Иванов /

Для чего нужен приказ об утверждении штатного расписания

Штатное расписание показывает структуру компании, перечень должностей, число штатных единиц и оклады. Сам по себе документ ничего не вводит: силу ему даёт приказ, которым работодатель его утверждает. Пока приказа нет, расписание — проект, и ссылаться на него в трудовых договорах и локальных актах рано.

Трудовой кодекс прямо не обязывает держать штатное расписание, но статья 57 ТК РФ требует, чтобы трудовой договор соответствовал локальным актам компании, а на проверках инспекторы труда штатное расписание запрашивают. Поэтому приказ издаёт каждый работодатель со штатом — и организация, и индивидуальный предприниматель.

Кто подписывает приказ

В ООО право утверждать штатное расписание устав относит к общему собранию участников, совету директоров или генеральному директору — чаще всего к директору.
У индивидуального предпринимателя приказ подписывает сам предприниматель или представитель, уполномоченный на это надлежащим образом.
В унитарном предприятии структуру и штаты утверждает руководитель предприятия.
Если устав отдаёт утверждение штатного расписания другому органу, приказ подписывает его председатель.
Приказ готовит сотрудник отдела кадров или другой работник, которому это поручено, а подписывает руководитель.

Как оформить приказ

Возьмите бланк компании. Если бланка нет, укажите в шапке полное и сокращённое наименование, ИНН, КПП и ОКПО организации.
Поставьте дату и номер. Нумеруйте приказы по основной деятельности сквозной нумерацией, чтобы на приказ можно было сослаться в других документах.
Напишите, что утверждаете. Дословно: «Утвердить штатное расписание с 1 января 2027 года согласно приложению». Само расписание приложите к приказу.
Укажите срок действия. Если расписание утверждают на год, это пишут в приказе. Без срока оно действует, пока его не изменят или не заменят.
Назначьте ответственного. Кто ознакомит работников и проследит за исполнением, и с какого срока действует документ.
Подпишите и ознакомьте. Руководитель подписывает приказ, а работники, чьи должности и оклады он затрагивает, ставят подпись об ознакомлении.

Когда издают приказ заново

При первом введении штатного расписания в компании.
Когда истёк срок, на который утверждали прежнее расписание, — обычно к началу календарного года.
Когда меняется структура: появляется отдел, должность или штатная единица.
Когда меняются оклады: приказ об утверждении нового расписания или об изменениях в нём, а к трудовым договорам работников — дополнительные соглашения по статьям 72 и 135 ТК РФ.
Когда компания меняет наименование или реквизиты и расписание переоформляют на новом бланке.

Частые ошибки

Приказ издают, а штатное расписание к нему не прикладывают: непонятно, что именно утверждено.
В приказе нет даты введения в действие — работники не знают, с какого дня действуют новые оклады.
Штатное расписание утверждают на год, но к январю новый приказ не издают, и документ формально перестал действовать.
Приказ подписывает начальник отдела кадров, хотя устав отдаёт утверждение директору.
Меняют оклады приказом, но не заключают дополнительные соглашения с работниками.

Частые вопросы

Обязательно ли штатное расписание по закону?

Прямой обязанности в Трудовом кодексе нет, но статья 57 ТК РФ связывает трудовой договор с локальными актами компании, а инспекторы труда запрашивают штатное расписание на проверках. Поэтому его оформляют все работодатели со штатом.

Можно ли использовать форму Т-3?

Да. Унифицированная форма № Т-3 утверждена постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1. С 2013 года она необязательна, но её удобно взять за основу или утвердить свою форму с нужными графами.

Нужен ли приказ, если штатное расписание не менялось?

Если в приказе указан срок действия, к его окончанию издают новый приказ и утверждают расписание на следующий период. Если срок не указан, документ действует, пока его не изменят.

Как вносят изменения в уже утверждённое расписание?

Двумя способами: издают приказ об изменениях в штатном расписании или утверждают новое расписание целиком. В обоих случаях работников, чьи оклады или должности затронуты, знакомят с документом, а с ними заключают дополнительные соглашения.

Сколько хранить приказ и штатное расписание?

Штатное расписание хранят в организации постоянно, приказы по основной деятельности — по перечню типовых архивных документов, утверждённому приказом Росархива от 20.12.2019 № 236. Точные сроки компания закрепляет в номенклатуре дел.

Пока структура живёт в таблицах и переписке

Чтобы штатное расписание и приказы собирались сами

Каждое изменение структуры — новый отдел, должность или оклад — тянет за собой приказ, правку расписания и допсоглашения. Вручную это часы работы кадровика и риск, что где-то осталась старая версия.

Я настраиваю ИИ-агентов, которые собирают такие документы по шаблону компании, сверяют данные о должностях и окладах и приносят руководителю готовый приказ на подпись.

Читать об услуге «ИИ-агенты под задачу компании»