Счёт и акт выполненных работ для ИП грузоперевозки

ИП-перевозчик выставляет заказчику счёт на оплату, а после рейса — акт выполненных работ. Ниже два бланка с заполненными образцами: что писать в реквизитах, как показать НДС и какие документы приложить, чтобы заказчик принял услугу без споров.

Бланк в WordWord, 11 КБ Образец в WordWord, 11 КБ Образец в PDFPDF, 61 КБ

Проверка актуальности

Проверьте документ перед подписанием

Законы меняются быстрее, чем бланки в интернете: образцы составляют в разное время, и обновить их все не успевает никто. Чтобы документ работал на вас сегодня, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сам возьмёт этот образец, сверит его с действующей редакцией законов и пришлёт, что поправить.

Образец заполнения

Заказчик: ООО «Северный склад»

ИНН 7701234567, КПП 770101001

Исполнитель: ИП Кузнецов А. В.

ИНН 500100200300

Акт выполненных работ

по договору перевозки груза

20 ноября 2026 г. № 17

По договору перевозки груза от 12 января 2026 г. № 3 исполнитель перевёз груз по маршруту Москва — Казань, транспортная накладная от 18 ноября 2026 г. № 004512.

Стоимость услуг — 68 000 рублей, НДС не облагается: исполнитель применяет патентную систему налогообложения.

Услуги выполнены полностью и в срок. Заказчик претензий по объёму, качеству и срокам оказания услуг не имеет.

Исполнитель

Индивидуальный предприниматель

____________ / А. В. Кузнецов /

Заказчик

Генеральный директор ООО «Северный склад»

____________ / П. П. Петров /

Что указать в счёте на оплату

Наименование: «Счёт на оплату № 17 от 20 ноября 2026 г.».
Реквизиты исполнителя: ФИО предпринимателя, ИНН, ОГРНИП, адрес, банк, расчётный счёт, БИК, корреспондентский счёт.
Реквизиты заказчика: название, ИНН, КПП, адрес.
Основание: договор перевозки с датой и номером или заявка на перевозку.
Услуга: маршрут, дата рейса, номер транспортной накладной.
Сумма и НДС: ставка или надпись «Без налога (НДС)».
Подпись предпринимателя и, если есть, печать.

НДС в счёте и акте

ИП на патенте и на упрощённой системе при доходе в пределах порога освобождения от НДС пишет в счёте и акте «Без налога (НДС)». С 2025 года упрощенцы — плательщики НДС, но освобождение в 2026 году действует, пока доход за 2025 год не превысил 20 млн ₽, а превышение 20 млн ₽ в 2026 году прекращает его с 1-го числа следующего месяца.

Если ИП работает на общей системе или утратил освобождение, НДС показывают отдельной строкой. С 1 января 2026 года общая ставка — 22 %, и сумма в акте складывается из стоимости услуг и налога.

Предприниматель на НПД счёт с НДС не выставляет: в его чеке налога нет, а в счёте пишут «НДС не облагается».

Что вписать в акт выполненных работ

Название и дату акта, номер по порядку.
Стороны: заказчик и исполнитель с ИНН, а у ИП — с ОГРНИП.
Основание: договор перевозки и транспортная накладная с датой и номером.
Что сделано: маршрут, груз, дата рейса, стоимость.
НДС: ставка и сумма либо надпись «Без налога (НДС)».
Фраза о том, что услуги выполнены полностью и заказчик претензий не имеет.
Подписи обеих сторон; у ИП — его личная подпись с расшифровкой.

Чем подтвердить саму перевозку

Акт говорит, что услуга оказана, но не заменяет перевозочные документы. Перевозку груза автомобилем оформляют транспортной накладной: по ней видно, кто вёз, что вёз и когда груз приняли и выдали.

К акту приложите копию транспортной накладной или укажите её номер в самом акте. Если заказчик работает по заявке, приложите и заявку: в ней согласованы маршрут, срок и стоимость, и спор о цене решается по ней.

Порядок для перевозчика

Согласуйте заявку. Зафиксируйте маршрут, груз, дату и стоимость письменно — заявкой или договором.
Выставьте счёт. Отправьте счёт до рейса, чтобы заказчик успел провести оплату.
Выполните рейс. Оформите транспортную накладную и сохраните отметки о приёме и выдаче груза.
Закройте акт. После выгрузки составьте акт, подпишите у себя и отправьте заказчику вместе с копией накладной.
Получите подписанный акт. Верните себе экземпляр с подписью заказчика или его электронную подпись.

Частые вопросы

Обязателен ли акт, если есть транспортная накладная?

Накладная подтверждает перевозку, акт — выполнение услуги и её стоимость. Транспортная накладная подтверждает факт перевозки и может служить документом для подтверждения расходов. Отдельный акт составляют, если это предусмотрено договором или нужно сторонам для оформления расчётов.

Можно ли подписать акт электронно?

Можно. Стороны подписывают акт усиленной квалифицированной электронной подписью и обмениваются документами через оператора. Такой акт равен бумажному.

Что писать в акте, если ИП на патенте?

В строке НДС — «Без налога (НДС)». Патент не освобождает от оформления акта: он подтверждает доход, который ИП учитывает в книге учёта доходов.

Нужна ли печать ИП на счёте и акте?

Печать не обязательна: ИП вправе её не иметь. Документ действует с личной подписью предпринимателя, а печать ставят, если она есть.

Когда выставлять счёт — до рейса или после?

Как удобно сторонам. Многие заказчики платят по счёту до погрузки, другие — после получения акта. Условие об оплате закрепите в договоре или заявке.

Счета, акты и заявки на каждый рейс

Чтобы документы по перевозкам собирались сами

У перевозчика на каждый рейс — заявка, счёт, накладная и акт. Вручную их собирают по памяти, а заказчик потом ищет, чем закрыть расходы.

Я настраиваю ИИ-агентов, которые готовят такие документы по шаблону из данных заявки, проверяют реквизиты и приносят предпринимателю готовый комплект на подпись.

Читать об услуге «ИИ-агенты под задачу компании»