Реестр расходных документов для налоговой: образец и бланк

Реестр расходных документов — таблица, в которой компания перечисляет первичные документы по расходам: номер, дату, поставщика, сумму и назначение платежа. По ней удобно отвечать на требование инспекции и проверять, что каждый расход подтверждён. Ниже — бланк в Word и заполненный образец за квартал.

Бланк в WordWord, 11 КБ Образец в WordWord, 11 КБ Образец в PDFPDF, 65 КБ

Проверка актуальности

Проверьте документ перед подписанием

Законы меняются быстрее, чем бланки в интернете: образцы составляют в разное время, и обновить их все не успевает никто. Чтобы документ работал на вас сегодня, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сам возьмёт этот образец, сверит его с действующей редакцией законов и пришлёт, что поправить.

Образец заполнения

ООО «Ромашка»

ИНН 7701234567, КПП 770101001

за IV квартал 2026 года

Реестр расходных документов

за IV квартал 2026 года

31 декабря 2026 г. № 4

Реестр составлен по требованию инспекции от 14.12.2026 № 12-08/4512 о представлении документов, подтверждающих расходы по налогу на прибыль за 2026 год. В реестр включены первичные документы по расходам, уменьшающим налоговую базу в соответствии со статьёй 252 Налогового кодекса Российской Федерации.

Каждая запись содержит порядковый номер, наименование и реквизиты документа, дату, контрагента, сумму расхода и вид расхода. Документы, оформленные с нарушением требований к первичным учётным документам, в реестр не включены и вынесены в отдельный перечень.

Реестр ведётся в электронном виде, распечатывается по окончании квартала, подписывается главным бухгалтером и хранится вместе с первичными документами.

Главный бухгалтер

Главный бухгалтер

____________ / А. С. Смирнова /

Руководитель

Генеральный директор

____________ / П. П. Петров /

Зачем нужен реестр расходных документов

Инспекция вправе запросить документы, подтверждающие расходы: договоры, счета-фактуры, акты, платёжные поручения, товарные накладные. Если документов много, отвечать на требование по одному тяжело: легко пропустить позицию или отправить копию дважды.

Реестр решает две задачи. Первая — служит описью: по нему видно, все ли документы из требования собраны и переданы. Вторая — помогает бухгалтеру и руководителю проверить, что каждый расход обоснован и подтверждён, как требует статья 252 Налогового кодекса: произведён для деятельности, направленной на получение дохода, и оформлен документами.

Что указать в реестре

Порядковый номер записи — сквозной за период или по каждому требованию отдельно.
Вид и наименование документа: счёт-фактура, акт, товарная накладная, платёжное поручение, чек.
Номер и дату документа.
Контрагента: название, ИНН, а для платёжного документа — ещё и дату списания денег.
Сумму расхода без налога на добавленную стоимость и сумму налога отдельной графой.
Вид расхода и статью главы 25 Налогового кодекса, по которой расход учитывается.
Отметку о том, куда передан документ: в инспекцию, в архив, оставлен в деле.

Как составить реестр к требованию инспекции

Прочитайте требование. Выпишите, за какой период и по каким налогам запрошены документы, и срок ответа. В требовании он указан: при собственной проверке общий срок по статье 93 Налогового кодекса — 10 рабочих дней со дня получения требования, для отдельных проверок он больше. Если документы не успеть собрать, можно попросить инспекцию продлить срок.
Соберите документы. Поднимите первичные документы за период из учёта и сверьте с оборотами по счетам расчётов с поставщиками: каждая сумма расхода должна найти свой документ.
Заполните таблицу. Внесите каждую позицию отдельной строкой, проверьте номера и даты по самим документам, а не по памяти.
Отметьте переданное. Поставьте в реестре отметку о том, что копия документа направлена в инспекцию, и укажите способ передачи: через оператора электронного документооборота, лично, по почте.
Подпишите и сохраните. Подпишите реестр у главного бухгалтера и руководителя, сохраните копию вместе с описью отправленных документов.

Частые ошибки

В реестре есть позиция, а самого документа в деле нет: при проверке такой расход снимут.
Суммы в реестре расходятся с данными учёта — сначала сверяют с оборотами, потом отправляют ответ.
Не указан вид расхода и статья Налогового кодекса: инспекции труднее сопоставить документ с декларацией.
Пропущены платёжные документы: счёт-фактура подтверждает поставку, а оплату подтверждает выписка или платёжное поручение.
Реестр отправили без описи вложений — при споре не доказать, что документ передан.

Частые вопросы

Обязан ли налогоплательщик вести реестр расходных документов?

Обязанности вести именно такой реестр закон не устанавливает. Компания составляет его для себя и для ответа на требования инспекции: статья 93 Налогового кодекса обязывает представить запрошенные документы, а опись помогает сделать это полно и в срок.

В каком виде сдать реестр в инспекцию?

В том виде, в каком запрошены документы. Если инспекция просит бумажные копии, реестр печатают и подписывают; при электронном документообороте реестр направляют файлом вместе с копиями документов.

Сколько хранить реестр и первичные документы?

Первичные учётные документы и регистры хранят не меньше пяти лет после года, в котором они использовались для расчёта налогов, — это правило статьи 29 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ и статьи 23 Налогового кодекса. Реестр хранят вместе с ними.

Нужно ли включать в реестр документы, которые инспекция не запрашивала?

Нет. В ответ на требование включают то, что запрошено. Полный реестр за период ведут для себя: он помогает быстро собрать ответ на следующее требование и увидеть расходы без подтверждения.

Что делать, если документа по расходу нет

Расход без документа не подтверждён, и при проверке его снимут. Такую позицию в реестр не включают, а выносят в отдельный перечень: по нему решают, можно ли восстановить документ у контрагента или придётся уточнить декларацию.

Требования инспекции приходят чаще, чем хочется

Чтобы ответ на требование собирался за час, а не за неделю

Реестр расходных документов собирают вручную: сверяют номера, суммы и даты, ищут недостающие копии. На большом объёме это занимает дни, а срок ответа ограничен.

Я настраиваю ИИ-агентов, которые собирают такие реестры из учётной системы, сверяют суммы с оборотами и готовят опись документов к отправке в инспекцию.

Читать об услуге «ИИ-агенты под задачу компании»