Ведомость на выдачу заработной платы: бланк скачать

Платёжная ведомость нужна, когда зарплату выдают из кассы наличными: она заменяет отдельный расходный ордер на каждого сотрудника. Ниже — бланк по форме Т-53 и заполненный образец на небольшой отдел.

Бланк в WordWord, 11 КБ Образец в WordWord, 11 КБ Образец в PDFPDF, 62 КБ

Образец заполнения

ООО «Ромашка»

Отдел продаж

Платёжная ведомость № 24

за октябрь 2026 года

Платёжная ведомость

на выдачу заработной платы за октябрь 2026 года

Срок выплаты: 05.11.2026

Сумма прописью: двести сорок тысяч рублей 00 копеек.

По платёжной ведомости выплачено: двести сорок тысяч рублей 00 копеек.

Депонировано: ноль рублей 00 копеек.

Руководитель организации

Генеральный директор

____________ / П. П. Петров /

Главный бухгалтер

Главный бухгалтер

____________ / А. С. Смирнова /

Кассир

Кассир

____________ / М. И. Орлова /

Зачем нужна платёжная ведомость

Ведомость на выдачу заработной платы фиксирует, что сотрудники получили деньги из кассы. В табличной части перечисляют всех, кому платят, и сумму к выдаче, а кассир отдаёт деньги по списку, не оформляя расходный кассовый ордер на каждого.

Форму Т-53 утвердил Госкомстат постановлением от 05.01.2004 № 1. С 2013 года унифицированные формы не обязательны: компания вправе утвердить свою. Но форму Т-53 по-прежнему берут как готовый бланк, а если организация перешла на собственные формы, ведомость должна содержать обязательные реквизиты первичного документа из ст. 9 закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ.

Что указать в ведомости

Название компании и структурного подразделения, если ведомость составляют по отделу.
Номер ведомости и период, за который платят.
Срок выплаты — конкретная дата (для зарплаты за октябрь — не позднее 15 ноября; в 2026 году это воскресенье, поэтому выплатить нужно накануне, не позднее 13 ноября), при этом выдача денег по одной ведомости идёт не дольше 5 рабочих дней; по истечении срока невыплаченные суммы депонируются.
В таблице: табельный номер, фамилию и инициалы, сумму к выдаче, подпись получателя.
Итог по всем суммам, сумму прописью и подписи руководителя и главного бухгалтера.
Отметки кассира: сколько выплачено, сколько депонировано и подпись.

Как заполнить и закрыть ведомость

Составьте ведомость в одном экземпляре. Внесите всех сотрудников и суммы к выдаче; итог сверьте с расчётной ведомостью или расчётными листками.
Подпишите у руководителя и главного бухгалтера. Без этих подписей кассир деньги не выдаёт.
Выдайте деньги в срок. Кассир отмечает выплату и берёт подпись каждого получателя в своей строке.
Закройте ведомость. После последней выдачи кассир считает выплаченное и депонированное, ставит суммы прописью и подписывает ведомость.
Оформите расход по кассе. На общую выплаченную сумму оформляют расходный кассовый ордер; ведомость хранят как первичный документ.

Частые ошибки

Ведомость без подписей руководителя и главного бухгалтера — кассир не вправе по ней платить.
Нет итога и суммы прописью: непонятно, сколько выплачено, а сколько осталось.
Строки без подписи получателя остаются незакрытыми: если сотрудник не пришёл, сумму нужно депонировать.
Ведомость путают с расчётной: расчётная (форма Т-51) считает начисления и удержания, платёжная (Т-53) только фиксирует выдачу денег.
Зарплату выдают позже срока, указанного в ведомости, без нового документа.

Частые вопросы

Обязательно ли применять форму Т-53?

Нет. С 2013 года унифицированные формы не обязательны, компания может утвердить свою форму приказом. Но в ней должны быть обязательные реквизиты первичного документа по ст. 9 закона № 402-ФЗ, а форму Т-53 удобно взять готовым бланком.

Когда нужна ведомость, если зарплата приходит на карту?

При безналичной выплате деньги из кассы не выдают, и платёжная ведомость по форме Т-53 не нужна: достаточно расчётной ведомости и платёжных поручений в банк. Ведомость на выдачу оформляют, когда платят наличными.

Сколько человек можно включить в одну ведомость?

Ограничения нет. На практике крупные компании делят выплаты по подразделениям, чтобы кассиру было удобнее работать со списком и подписями.

Что делать, если сотрудник не получил деньги в срок?

Сумму депонируют: кассир указывает её в ведомости, а невыплаченные деньги возвращают в кассу. Дальше выплату оформляют отдельно, когда сотрудник появится.

Сколько хранить платёжную ведомость?

Платёжную ведомость, как и расчётную и расчётно-платёжную, хранят 6 лет, если в компании ведутся лицевые счета работников; если их нет — 50 лет (75 лет для документов, законченных до 2003 года). Компания закрепляет срок в номенклатуре дел по перечню типовых архивных документов, утверждённому приказом Росархива от 20.12.2019 № 236.

Когда ведомости, заявки и сверки собираются вручную

Чтобы повторяющиеся документы готовились сами

Ведомости, заявки на выплату и сверки с расчётными листками отнимают время у бухгалтерии: каждую строку надо перенести, сверить сумму и передать на подпись.

Я собираю ИИ-агентов под одну задачу: агент разбирает исходные данные, заполняет документ по шаблону, сверяет суммы и отдаёт готовое на подпись.

Читать об услуге «ИИ-агенты под задачу компании»