Счёт-фактура: образец и бланк

Счёт-фактура — документ, по которому покупатель принимает НДС к вычету, а продавец показывает налог с отгрузки. Ниже — бланк и заполненный образец по форме, которая действует с 1 апреля 2026 года, с новой строкой 5б.

Бланк в WordWord, 11 КБ Образец в WordWord, 11 КБ Образец в PDFPDF, 64 КБ

Образец заполнения

Продавец: ООО «Ромашка», 123456, г. Москва, ул. Лесная, д. 5, ИНН 7712345678, КПП 771201001

Покупатель: ООО «Вектор», 123456, г. Москва, ул. Садовая, д. 12, ИНН 7798765432, КПП 779801001

Грузоотправитель и его адрес: он же

Грузополучатель и его адрес: ООО «Вектор», 123456, г. Москва, ул. Садовая, д. 12

Документ об отгрузке: универсальный передаточный документ № 128 от 20.10.2026

Валюта: российский рубль, код 643

Счёт-фактура

№ 128 от 20 октября 2026 г.

20 октября 2026 г.

Товары по договору поставки № 45 от 01.09.2026: стол письменный — 10 шт. по 12 000 руб., всего 120 000 руб.; стул офисный — 20 шт. по 4 500 руб., всего 90 000 руб. Итого 210 000 руб. без налога. НДС 22 % — 46 200 руб. Всего к оплате 256 200 руб.

Строка 5б не заполняется: оплата за товары поступила после отгрузки, авансового счёта-фактуры не было.

Руководитель ООО «Ромашка» П. П. Петров; главный бухгалтер А. С. Смирнова.

Продавец

Руководитель ООО «Ромашка»

____________ / П. П. Петров /

Главный бухгалтер

Главный бухгалтер

____________ / А. С. Смирнова /

Зачем нужен счёт-фактура

Счёт-фактуру выставляет продавец, когда отгружает товары, выполняет работы или оказывает услуги и платит НДС. Для покупателя это основание принять налог к вычету (п. 1 ст. 172 НК), для продавца — подтверждение суммы налога с реализации.

Форму утверждает Правительство: приложение № 1 к постановлению от 26.12.2011 № 1137. С 1 апреля 2026 года действует редакция постановления от 23.01.2026 № 26 — в ней появилась строка 5б для реквизитов авансового счёта-фактуры и изменились данные, которые указывает предприниматель. С 1 октября 2027 года форму будет утверждать ФНС, но пока действует прежняя.

Что указать в счёте-фактуре

Номер и дату документа, при исправлении — номер и дату исправления.
Продавца: название, адрес, ИНН и КПП.
Грузоотправителя и грузополучателя с адресами — по товарам.
Номер и дату платёжно-расчётного документа, если оплата уже была.
Документ об отгрузке: наименование, номер и дату — например, универсальный передаточный документ.
Строку 5б: номер и дату авансового счёта-фактуры, если отгрузка идёт в счёт полученной раньше оплаты.
Покупателя: название, адрес, ИНН и КПП.
Валюту с наименованием и кодом, идентификатор госконтракта при наличии.
Товары, работы или услуги: наименование, единицу измерения, количество, цену, стоимость без налога.
Ставку НДС и сумму налога, стоимость с налогом.
Подписи руководителя и главного бухгалтера или предпринимателя.

Как заполнить счёт-фактуру

Проверьте, что сделка облагается НДС. Счёт-фактуру выставляют при реализации и при получении аванса. Если продавец на спецрежиме освобождён от НДС, счёт-фактура не нужна.
Поставьте номер и дату. Номер — по порядку в книге продаж, дата — день отгрузки или день получения аванса.
Заполните данные сторон. Названия, адреса, ИНН и КПП продавца и покупателя — из выписки ЕГРЮЛ или ЕГРИП, без сокращений.
Опишите товары и посчитайте налог. По каждой позиции — наименование, количество, цена и стоимость. НДС по ставке 22 % считайте от стоимости без налога, по продовольственным и детским товарам — 10 %.
Заполните строку 5б, если был аванс. Впишите номер и дату авансового счёта-фактуры; если авансовых документов несколько — перечислите их через точку с запятой.
Подпишите и передайте. Бумажный экземпляр подписывают руководитель и главный бухгалтер, предприниматель — сам. По согласию сторон счёт-фактуру передают по электронным каналам связи в формате 5.03.

Частые ошибки

Забыли строку 5б, хотя отгружали товар в счёт аванса: покупатель не теряет вычет автоматически — счёт-фактура действительна, если остальные реквизиты позволяют идентифицировать сделку, но труднее сопоставить авансовый счёт-фактуру с отгрузочным при вычете НДС с аванса.
Предприниматель указывает свидетельство о госрегистрации, которого с 2017 года не выдают, вместо ОГРНИП и даты его присвоения.
НДС считают по ставке 20 %, которая действовала до 2026 года.
Не выставляют счёт-фактуру на аванс, если отгрузка в том же квартале, хотя если между авансом и отгрузкой прошло больше 5 календарных дней, счёт-фактура на аванс нужна независимо от того, что оба события в одном квартале, — без него в строке 5б отгрузочного счёта-фактуры нечего указать.
Нет номера и даты документа об отгрузке, и покупателю нечем подтвердить сделку.

Частые вопросы

В какой срок выставляют счёт-фактуру?

Не позднее пяти календарных дней со дня отгрузки товаров, выполнения работ, оказания услуг или со дня получения аванса (п. 3 ст. 168 НК). День отгрузки входит в этот срок.

Нужна ли строка 5б, если аванс и отгрузка в одном квартале?

Нужна, если на этот аванс выставлялся счёт-фактура: в строке 5б отгрузочного счёта-фактуры указывают его номер и дату (пп. 4 п. 5 ст. 169 НК). Счёт-фактура на аванс выставляется не позднее 5 календарных дней со дня получения оплаты. Не выставлять её можно, только если отгрузка в счёт этого аванса произошла в течение тех же 5 календарных дней; один квартал на аванс и отгрузку сам по себе ничего не отменяет. Если авансового документа не было, строку 5б не заполняют.

Что писать предпринимателю вместо свидетельства о госрегистрации?

ОГРНИП и дату его присвоения рядом со своими фамилией, инициалами и подписью. Свидетельства о госрегистрации с 2017 года не выдают, поэтому старый реквизит указывать нельзя.

Можно ли выставить счёт-фактуру по электронной почте?

Только если обе стороны согласны на электронный документооборот и счёт-фактура подписана усиленной квалифицированной электронной подписью в формате 5.03. Простой файл, приложенный к письму, вычет не подтверждает.

Когда счёт-фактура не нужна?

Когда продавец не платит НДС: применяет освобождение по ст. 145 НК или спецрежим без НДС. Также счёт-фактуру не выставляют при продаже физлицам за наличные, если покупателю не нужен документ для вычета.

Штрафуют ли за счёт-фактуру без новых реквизитов?

ФНС подтвердила, что пока не будет штрафовать за счета-фактуры и универсальные передаточные документы без строки 5б и без ОГРНИП. Но вычет по такому документу налоговая может не принять, поэтому лучше заполнять форму полностью.

Когда счета-фактуры собираются вручную и теряются

Чтобы документы собирались по шаблону и без ошибок

Счета-фактуры, акты и накладные отнимают время у бухгалтера и руководителя: каждую позицию надо сверить с договором и отгрузкой, а строку 5б заполнить только там, где был аванс.

Я настраиваю ИИ-агентов, которые собирают такие документы по шаблону, сверяют суммы и реквизиты с CRM и 1С и приносят готовый комплект на подпись.

Читать об услуге «ИИ-агенты под задачу компании»