Образец регистрационно-контрольной карточки

Регистрационно-контрольная карточка — учётная карточка документа: в неё вносят входящий номер, автора, краткое содержание, резолюцию руководителя, исполнителя и срок, а на обороте отмечают, чем дело кончилось. Ниже — бланк с лицевой и оборотной стороной и заполненный образец на входящее письмо.

Бланк в WordWord, 11 КБ Образец в WordWord, 11 КБ Образец в PDFPDF, 62 КБ

Проверка актуальности

Проверьте документ перед подписанием

Законы меняются быстрее, чем бланки в интернете: образцы составляют в разное время, и обновить их все не успевает никто. Чтобы документ работал на вас сегодня, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сам возьмёт этот образец, сверит его с действующей редакцией законов и пришлёт, что поправить.

Образец заполнения

Регистрационно-контрольная карточка № 118

Входящий № 118 от 12.11.2026

Регистрационно-контрольная карточка

лицевая и оборотная сторона

12 ноября 2026 г.

Корреспондент: ООО «Стройбаза», 400005, Волгоград, пр. Ленина, 42, тел. (8442) 55-10-20.

Вид документа: письмо. На 2 л. Автор, дата, индекс сопроводительного письма: ООО «Стройбаза», 10.11.2026, № 517.

Краткое содержание: о переносе срока поставки металлопроката по договору от 14.08.2026 № 33/П.

Резолюция: «Подготовить ответ о согласовании нового срока до 20.11.2026. Иванов». Автор резолюции: генеральный директор П. П. Петров. Срок исполнения: 20.11.2026.

Ответственный исполнитель: начальник отдела снабжения И. И. Иванов.

Оборотная сторона. Дата, индекс исполнения (ответа): 19.11.2026, № 214. Адресат: ООО «Стройбаза». Кем подписан: генеральный директор П. П. Петров. Краткое содержание ответа: о согласовании поставки до 15.12.2026. Отметки о ходе исполнения: 13.11.2026 — запрошены складские остатки; 17.11.2026 — проект ответа согласован. Номер дела, в которое подшит документ: 02-14.

Заполнил карточку

Секретарь-референт

____________ / А. А. Смирнова /

Зачем нужна регистрационно-контрольная карточка

Карточка заводится на документ в день поступления и заменяет запись в журнале: в одном листе собрано всё — от кого пришло, о чём, что решил руководитель, кто исполняет и к какому сроку. По картотеке находят документ, когда оригинал уже подшит в дело, и видят, какие поручения просрочены.

Форму карточки компания устанавливает сама. Готовый образец есть в приложении к типовой инструкции по делопроизводству — на него удобно опираться, если своего бланка ещё нет.

Что указать на лицевой стороне

Регистрационный номер карточки и входящий номер документа с датой поступления.
Корреспондент: название организации или фамилия, имя, отчество человека, адрес и телефон.
Вид документа, число листов, а для сопроводительного письма — его автор, дата и номер.
Краткое содержание: одна строка о сути документа.
Резолюция руководителя, кто её поставил и до какого числа исполнять.
Ответственный исполнитель, которому поручено дело.
Дата и подпись того, кто заполнил карточку.

Что указать на оборотной стороне

Дата и номер ответа, адресат и кто его подписал.
Краткое содержание ответа или отметка об исполнении, если отвечать не требовалось.
Отметки о ходе исполнения: когда что сделано по поручению.
Номер дела, в которое подшит документ после исполнения.

Как заполнить карточку

Заведите карточку в день поступления. Внесите входящий номер, дату и корреспондента — так документ не потеряется в потоке почты.
Запишите суть. Краткое содержание должно позволить найти документ через год, не разворачивая дело: о чём письмо, по какому договору, какая сумма или срок.
Перенесите резолюцию. Дословно или коротко: что поручено, кому и к какому числу. Укажите автора резолюции.
Отметьте исполнителя и срок. Срок из резолюции — это дата, по которой вы будете проверять исполнение.
Ведите оборот. Каждое действие по документу фиксируйте датой: запрос, проект ответа, отправка. В конце — номер дела.

Частые вопросы

Чем регистрационно-контрольная карточка отличается от журнала регистрации?

Содержание то же, форма разная. В журнале записи идут строками, и на документ отводится одна строка; в карточке — отдельный лист, куда помещается резолюция, ход исполнения и отметка о деле. Карточки удобнее раскладывать по срокам и исполнителям, журнал — быстрее заводить при небольшом потоке.

Обязательна ли карточка по закону?

Нет. Порядок регистрации документов компания устанавливает своей инструкцией по делопроизводству. Карточка — один из способов этот порядок выполнить.

Какой номер писать в карточке?

Входящий номер документа по журналу или картотеке компании. Если компания ведёт отдельные номера по видам документов, номер карточки совпадает с входящим номером письма.

Что делать, если документ пришёл по электронной почте?

Заведите карточку так же и укажите, что документ поступил в электронном виде, с датой и адресом отправителя. Если в компании есть система электронного документооборота, карточка формируется в ней автоматически.

Сколько хранят карточки?

Срок определяют по назначению карточки: для регистрации поступающих и отправляемых документов — 5 лет, для контроля исполнения — 3 года; для отдельных категорий действуют другие сроки по статье 182 Перечня, утверждённого приказом Росархива от 20.12.2019 № 236. Карточки на документы по основной деятельности обычно живут вместе с делами.

Когда картотека держится на одном человеке

Чтобы регистрация и контроль шли без ручного труда

Карточки, сроки и напоминания по поручениям отнимают у секретаря и руководителя часы, а просроченное письмо всплывает, когда срок уже прошёл.

Я настраиваю ИИ-агентов, которые заводят карточку по входящему письму, вытаскивают корреспондента, суть и срок, ставят поручение исполнителю и напоминают о нём до ответа.

Читать об услуге «ИИ-агенты под задачу компании»