Претензионное письмо об оплате задолженности: образец

Претензия — досудебный шаг: кредитор письменно требует вернуть долг и предупреждает, что пойдёт в суд. Для арбитражных споров о взыскании денег по договору это обязательный этап: иск примут, только когда истечёт срок ответа на претензию (ч. 5 ст. 4 АПК РФ).

Направить претензию выгодно и без суда: часть контрагентов платит после письменного требования, потому что понимает — дальше судебные расходы и проценты. Претензия фиксирует требование кредитора. Проценты по статье 395 ГК РФ считают за период просрочки денежного обязательства. Претензия показывает суду, что кредитор действовал добросовестно.

По спорам о взыскании денег из договора претензия обязательна. По умолчанию ответ ждут 30 календарных дней со дня направления претензии, если договор не устанавливает другой срок (ч. 5 ст. 4 АПК РФ). Стороны вправе прописать в договоре более короткий срок, например 10 рабочих дней, — тогда иск можно подать раньше.

Датой направления считают дату сдачи письма в почтовое отделение, а не дату получения. Поэтому храните квитанцию: она подтверждает, что претензия ушла и срок начал течь. Если контрагент не получил письмо по своему адресу из ЕГРЮЛ, это не отменяет претензионный порядок — письмо считается доставленным.

За просрочку оплаты кредитор вправе требовать проценты на сумму долга по ключевой ставке Банка России, действовавшей в соответствующие периоды (п. 1 ст. 395 ГК РФ). Проценты начисляют со дня, следующего за днём, когда по договору наступил срок оплаты, по день фактической уплаты включительно.

Формула: долг × ключевая ставка × дни просрочки / число дней в году (365 или 366). Ставка меняется — считайте по периодам. Если договором предусмотрена неустойка, проценты по ст. 395 ГК РФ не взыскивают, если иное не написано в договоре или законе (п. 4 ст. 395 ГК РФ).

В претензии можно указать сумму процентов на дату письма и оговорку, что проценты начисляются до дня фактической оплаты. Точный расчёт суд проверит по ставкам, поэтому приложите распечатку ключевой ставки Банка России за нужные периоды.

Письмо-напоминание об оплате — вежливое уведомление: «у вас долг, просим оплатить». Письмо-напоминание может одновременно служить претензией, если из него ясно, какое требование предъявлено и на каком основании. Претензия — юридический документ: в ней есть требование, срок, предупреждение о суде и расчёт процентов.

Если долг небольшой и отношения с контрагентом рабочие, начните с напоминания. Если оплата просрочена надолго или контрагент не отвечает, сразу готовьте претензию: она и требование, и доказательство для суда. Одно письмо может быть и тем и другим, если в нём есть все обязательные элементы претензии.