Никита Малов.

Основатель и управляющий партнёр
аналитической компании ДОВОДАналитика рынков · OSINT

Факты. Решения.
Развитие бизнеса.

Приказ о назначении ответственного за ведение архива в организации

Приказ закрепляет, кто в компании отвечает за архив: принимает законченные дела, ведёт номенклатуру, готовит документы к уничтожению и выдаёт справки. Ниже — образец приказа и порядок, по которому его издают.

Бланк в WordWord, 11 КБ Образец в WordWord, 11 КБ Образец в PDFPDF, 63 КБ

Проверка актуальности

Проверьте документ перед подписанием

Законы меняются быстрее, чем бланки в интернете: образцы составляют в разное время, и обновить их все не успевает никто. Чтобы документ работал на вас сегодня, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сам возьмёт этот образец, сверит его с действующей редакцией законов и пришлёт, что поправить.

Образец заполнения

Общество с ограниченной ответственностью «Ромашка»

ПРИКАЗ

г. Москва

Приказ

о назначении ответственного за ведение архива

16 ноября 2026 г. № 14-к

В связи с необходимостью обеспечить сохранность документов организации и на основании пункта 1 статьи 17 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Назначить ответственным за ведение архива организации секретаря-референта Иванову Ирину Игоревну с 16 ноября 2026 года.

2. Поручить ответственному за архив: принимать законченные делопроизводством дела по описям; вести номенклатуру дел организации и проверять её соответствие фактическому составу документов; обеспечивать сохранность дел и условия их хранения; готовить описи дел постоянного и временного хранения; отбирать документы с истёкшими сроками хранения и готовить их к уничтожению; выдавать дела и справки по запросам руководителей подразделений.

3. Начальникам подразделений передать ответственному за архив законченные делопроизводством дела за 2026 год по описям до 1 марта 2027 года.

4. Контроль за исполнением приказа оставляю за собой.

Руководитель

Генеральный директор

____________ / П. П. Петров /

С приказом ознакомлена

Секретарь-референт

____________ / И. И. Иванова /

Зачем нужен приказ об ответственном за архив

Архив в организации кто-то должен вести: принимать законченные дела, следить за сроками хранения, готовить документы к уничтожению. Пока ответственный не назван приказом, дела лежат у тех, кто их создал, а к моменту проверки или запроса суда найти нужный документ некому.

Приказ решает две задачи. Первая — закрепляет за конкретным человеком обязанности по архиву и право подписывать описи. Вторая — фиксирует дату, с которой человек отвечает за сохранность документов, и снимает вопросы, кто отвечал до него.

Хранить документы организация обязана по статье 17 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ: перечень и сроки установлены приказом Росархива от 20.12.2019 № 236. Приказ не создаёт эту обязанность, а назначает того, кто её исполняет внутри компании.

Что указать в приказе

  • Основание: ссылку на статью 17 закона № 125-ФЗ и на устав или локальный акт, если он вводит должность ответственного.
  • Кого назначают: должность, фамилию, имя, отчество полностью и дату, с которой человек отвечает за архив.
  • Что поручают: приём дел по описям, ведение номенклатуры, сохранность и учёт, подготовка к уничтожению, выдача дел и справок.
  • Что должны сделать другие: начальники подразделений сдают законченные дела в срок, бухгалтерия передаёт документы по своему участку.
  • Кто контролирует исполнение — обычно руководитель оставляет контроль за собой.
  • Подпись руководителя и ознакомление назначенного работника, а также тех, кому приказ адресует поручения.

Как издать приказ

  1. Решите, кому поручить архив. В небольшой компании архив ведёт секретарь, делопроизводитель или бухгалтер; в крупной заводят отдельную должность или службу. Человек должен знать номенклатуру дел и сроки хранения.
  2. Проверьте локальные акты. Если в компании есть инструкция по делопроизводству или положение об архиве, приказ ссылается на них, а обязанности формулируют по этим документам, чтобы не было двух разных правил.
  3. Составьте текст приказа. Основание, распорядительная часть по пунктам, сроки для подразделений, контроль. Каждое поручение — отдельным пунктом с исполнителем и сроком.
  4. Ознакомьте работника. Работник ставит подпись об ознакомлении. Если архив добавляют к его обязанностям, а не выделяют отдельную должность, оформите дополнение к трудовому договору или должностной инструкции.
  5. Передайте дела. Составьте акт приёма-передачи дел: сколько единиц хранения принято, за какие годы, в каком состоянии. Акт подписывают сдающий и принимающий.

Частые ошибки

  • В приказе только фамилия без обязанностей: человек назначен, но что именно он делает с архивом, неясно.
  • Забыли срок сдачи дел подразделениями — дела остаются в отделах и теряются при увольнении сотрудников.
  • Архив поручен работнику без дополнения к трудовому договору: при споре он вправе сказать, что такой работы ему не поручали.
  • Нет акта приёма-передачи: невозможно доказать, какие дела и в каком виде принял ответственный.
  • Приказ издан, но номенклатура дел не обновлена — ответственный принимает дела, которых нет в учёте.

Частые вопросы

Обязательна ли отдельная должность архивариуса?

Нет. Закон не требует отдельной должности. В небольшой компании архив ведёт один из работников по совмещению, и это оформляют приказом и дополнением к трудовому договору или должностной инструкцией.

Можно ли назначить ответственным самого директора?

Можно. Директор вправе вести архив сам и издать приказ о принятии этих обязанностей. Но тогда при проверке спросят с него же, а передать дела будет некому — на время отпуска или болезни стоит назначить замещающего.

Нужно ли указывать в приказе срок хранения документов?

Сроки хранения перечислены в перечне, утверждённом приказом Росархива от 20.12.2019 № 236, и в номенклатуре дел компании. В приказе достаточно сослаться на номенклатуру и поручить ответственному её вести.

Что делать, если ответственный увольняется?

Издают новый приказ о назначении другого работника и оформляют акт приёма-передачи дел. До передачи дел прежний работник обязан сдать архив по описи — это условие прописывают в приказе и в должностной инструкции.

Сколько хранить сам приказ?

Приказы по личному составу и по основной деятельности хранят по перечню, утверждённому приказом Росархива от 20.12.2019 № 236. Конкретный срок компания закрепляет в номенклатуре дел.

Когда документы ищут всем офисом

Чтобы архив собирался без ручной сверки

Ответственный за архив тонет в бумагах: дела приносят вразнобой, описи не сходятся, а нужный договор ищут по всему офису.

Я настраиваю ИИ-агентов, которые разбирают входящие документы, раскладывают их по номенклатуре и приносят руководителю готовую опись на подпись.

Читать об услуге «ИИ-агенты под задачу компании»

Другие образцы