Уведомление о даче письменного объяснения: образец и бланк

Статья 193 Трудового кодекса требует: прежде чем применить дисциплинарное взыскание — замечание, выговор или увольнение, — работодатель обязан затребовать у работника письменное объяснение. Уведомление и есть такое требование, оформленное на бумаге.

Без него взыскание можно оспорить: суд проверяет, что объяснение действительно запрашивали и работнику дали время ответить. Уведомление закрывает этот шаг и показывает, что порядок соблюдён.

Перед взысканием работодатель обязан затребовать объяснение, а работник вправе его представить или отказаться. Поэтому в документе не просят, а предлагают представить объяснение в установленный срок.

Образец уведомления о необходимости дать письменное объяснение строится на одном наборе реквизитов, и название документа тут вторично. В шапке — кому адресовано и от кого, дальше дата и номер, обстоятельства проступка, ссылка на статью 193 ТК, срок на ответ и подпись работника об ознакомлении.

Название выбирает компания: «уведомление о необходимости дать письменное объяснение», «уведомление о предоставлении письменного объяснения» или просто «требование о даче объяснения». Смысл у всех один — работодатель запрашивает причины проступка и предоставляет два рабочих дня на ответ. Работник вправе отказаться от объяснений.

Образец уведомления о предоставлении письменного объяснения о прогуле отличается от общего только фактом в тексте: вместо «нарушили инструкцию» пишут, когда и сколько работник отсутствовал на рабочем месте. В образце выше это 15 ноября 2026 года с 9:00 до 18:00 без уважительных причин.

Прогул — отсутствие на рабочем месте без уважительных причин в течение всей смены либо больше четырёх часов подряд (подпункт «а» пункта 6 статьи 81 ТК). Если факт меньше четырёх часов, речь идёт о другом нарушении, и в уведомлении так и указывают: опоздание, ранний уход, отсутствие на совещании.

К уведомлению приложите доказательства отсутствия: акт об отсутствии на рабочем месте, данные пропускной системы или служебную записку руководителя. Работник вправе объяснить прогул уважительной причиной — болезнью, вызовом в суд, аварией — и приложить подтверждающий документ.

Статья 193 ТК даёт работнику два рабочих дня на письменное объяснение. Срок считают в рабочих днях работника со дня, следующего за вручением уведомления. Дни болезни и отпуска в него не включают.

Если через два рабочих дня объяснения нет, работодатель составляет акт об отказе от дачи объяснения. Акт подписывают составитель и свидетели. Отсутствие объяснения не мешает применить взыскание: закон разрешает действовать без него, когда оно не представлено.

Дисциплинарное взыскание применяют не позднее одного месяца со дня обнаружения проступка, не считая времени болезни работника, пребывания в отпуске и времени, нужного на учёт мнения профсоюза. Обычно взыскание применяют не позднее шести месяцев со дня проступка. По результатам ревизии, проверки финансово-хозяйственной деятельности или аудита срок составляет два года, а за указанные в законе коррупционные нарушения — три года; время производства по уголовному делу не учитывается.