Сопроводительное письмо к декларации по СОУТ в инспекцию по труду 2023

Декларацию соответствия условий труда компания подаёт в инспекцию труда сама. Письмо к ней — не обязательный документ, но с ним инспектор сразу видит, по каким рабочим местам декларация подана и что к ней приложено. Ниже — образец и правила оформления.

Бланк в WordWord, 11 КБ Образец в WordWord, 11 КБ Образец в PDFPDF, 59 КБ

Проверка актуальности

Проверьте документ перед подписанием

Законы меняются быстрее, чем бланки в интернете: образцы составляют в разное время, и обновить их все не успевает никто. Чтобы документ работал на вас сегодня, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сам возьмёт этот образец, сверит его с действующей редакцией законов и пришлёт, что поправить.

Образец заполнения

В Государственную инспекцию труда

в городе Москве

от ООО «Ромашка»

ИНН 7700000000, ОГРН 1157700000000

Сопроводительное письмо

к декларации соответствия условий труда государственным нормативным требованиям охраны труда

16 ноября 2026 г. № 27

Направляю декларацию соответствия условий труда государственным нормативным требованиям охраны труда, поданную в отношении 14 рабочих мест, на которых проведена специальная оценка условий труда.

Специальная оценка условий труда проведена 12 октября 2026 года, отчёт утверждён комиссией по проведению специальной оценки условий труда. Класс условий труда на задекларированных рабочих местах — 1 и 2.

Приложение: декларация на 3 л. в 1 экз.; сводная ведомость результатов специальной оценки условий труда на 2 л. в 1 экз.; копия приказа о создании комиссии на 1 л. в 1 экз.

Руководитель

Генеральный директор ООО «Ромашка»

____________ / П. П. Петров /

Зачем письмо к декларации

Декларацию соответствия условий труда подают в территориальный орган Роструда — государственную инспекцию труда — по месту нахождения компании или её обособленного подразделения. Порядок установлен статьёй 11 Федерального закона от 28.12.2013 № 426-ФЗ «О специальной оценке условий труда».

Сопроводительное письмо закон не требует. Его пишут, чтобы зафиксировать дату передачи и перечень приложений: если декларация потеряется в переписке, у компании останется подтверждение, что документы направлены. Письмо же помогает инспектору быстро сопоставить декларацию с отчётом о спецоценке.

В 2023 году действовал прежний порядок подачи декларации: её направляли в инспекцию труда на бумаге или в электронном виде. Декларацию можно подать на бумаге или в электронном виде в порядке, установленном Минтрудом. С 1 марта 2027 года начнёт действовать новый порядок электронной подачи. Письмо в этом случае не нужно — сведения о подаче остаются в системе.

Что указать в письме

Адресата: полное наименование территориального органа Роструда и его адрес.
Отправителя: наименование компании, ИНН, ОГРН, адрес места нахождения.
Дату и исходящий номер — по правилам делопроизводства компании.
Название документа: декларация соответствия условий труда государственным нормативным требованиям охраны труда.
Число рабочих мест, в отношении которых подана декларация.
Дату проведения специальной оценки условий труда и дату утверждения отчёта комиссией.
Классы условий труда на задекларированных рабочих местах — 1 или 2.
Перечень приложений с числом листов в каждом.

Как подготовить письмо

Сверьтесь с отчётом о спецоценке. Возьмите из отчёта число рабочих мест, дату проведения оценки и классы условий труда. В письме не должно быть цифр, которых нет в отчёте.
Проверьте, что декларация относится к этим местам. Декларируют рабочие места с оптимальными или допустимыми условиями труда, кроме мест, перечисленных в части 6 статьи 10 закона № 426-ФЗ. Места с классом 3.1 и выше не декларируют.
Оформите письмо на бланке компании. Укажите адресата, свои реквизиты, дату и номер, текст и приложения. Подписывает руководитель или уполномоченное им лицо.
Соберите приложения. Декларация, сводная ведомость результатов спецоценки, при необходимости — копия приказа о создании комиссии.
Передайте и сохраните подтверждение. При электронной подаче сохраните уведомление системы, при бумажной — второй экземпляр письма с отметкой инспекции о приёме.

Частые ошибки

Письмо адресуют в Роструд, а не в территориальную инспекцию труда по месту нахождения компании.
Указывают число рабочих мест, которое расходится с отчётом о спецоценке.
Забывают приложить сводную ведомость — инспектору приходится запрашивать её отдельно.
Подают декларацию на рабочие места с вредными условиями труда: декларация на них не оформляется.
Не сохраняют подтверждение отправки, и при споре компания не может доказать, что декларация подана в срок.

Частые вопросы

Обязательно ли писать сопроводительное письмо к декларации по СОУТ?

Нет. Закон № 426-ФЗ требует подать саму декларацию, а не письмо к ней. Письмо — удобный способ зафиксировать перечень приложений и дату передачи, когда документы направляют на бумаге.

Куда подают декларацию по СОУТ?

В территориальный орган Роструда — государственную инспекцию труда — по месту нахождения компании или её обособленного подразделения. Декларацию можно подать на бумаге или в электронном виде в установленном Минтрудом порядке.

В какой срок подают декларацию?

Декларацию подают не позднее 30 рабочих дней со дня внесения сведений о результатах СОУТ во ФГИС учёта результатов специальной оценки условий труда. Срок установлен статьёй 11 закона № 426-ФЗ.

На какие рабочие места подают декларацию?

На рабочие места с оптимальными или допустимыми условиями труда — классами 1 и 2, кроме мест, перечисленных в части 6 статьи 10 закона № 426-ФЗ. Рабочие места с вредными или опасными условиями не декларируют, а в инспекцию направляют сведения о таких местах.

Что изменилось в подаче декларации после 2023 года?

Да, декларацию можно подать на бумаге в установленном Минтрудом порядке. Сохраните подтверждение подачи. Бумажный экземпляр с сопроводительным письмом можно оставить в архиве компании — закон этого не запрещает.

Сколько действует декларация?

Декларация действует бессрочно, пока на рабочем месте сохраняются условия труда, указанные в отчёте о спецоценке. Если условия изменились или произошёл несчастный случай, декларацию пересматривают.

Когда бумаги по охране труда отнимают время у руководителя

Чтобы документы по охране труда собирались без ручной работы

Декларации, отчёты о спецоценке и письма в инспекцию труда готовят по одним и тем же данным, но каждый раз их переносят руками — и в тексте появляются расхождения с отчётом.

Я настраиваю ИИ-агентов, которые берут данные из отчёта о спецоценке, собирают декларацию и сопроводительное письмо по шаблону и проверяют, чтобы число рабочих мест и классы условий труда совпадали с исходными документами.

Читать об услуге «ИИ-агенты под задачу компании»