Бланк договор-заявка на перевозку груза: скачать и заполнить

Образец заполнения

Заказчик: ООО «Ромашка», ИНН 7701234567, 125190, Москва, Ленинградский пр-т, д. 80, корп. 17

Перевозчик: ООО «Вектор», ИНН 7702345678, 125167, Москва, ул. Планетная, д. 3

Договор-заявка на перевозку груза

№ 27 от 16 ноября 2026 г.

16 ноября 2026 г. № 27

Перевозчик обязуется доставить груз заказчика по маршруту Москва, склад заказчика (Ленинградский пр-т, д. 80, корп. 17) — Казань, склад получателя ООО «Ласточка» (ул. Тихорецкая, д. 12), и выдать его получателю, а заказчик — уплатить за перевозку 68 000 рублей, в том числе НДС 22 % — 12 262,30 рубля.

Груз: бытовая техника в заводской упаковке, 12 паллет, масса 6 400 кг, объём 42 м³. Особые условия: погрузка боковая, крепление ремнями, перевозка без перегрузок.

Подача машины под погрузку — 17 ноября 2026 года к 8:00, выгрузка в Казани — не позднее 19 ноября 2026 года. Транспорт: тягач Volvo FH, госномер А123ВС77, полуприцеп госномер ВЕ456777, водитель Сергеев Пётр Ильич, водительское удостоверение 77 12 345678.

Оплата — на расчётный счёт перевозчика в течение 5 рабочих дней после получения оригинала транспортной накладной, акта и счёта-фактуры. К заявке прилагаются копии: паспорт водителя, водительское удостоверение, свидетельство о регистрации ТС, страховой полис ОСАГО, полис страхования ответственности перевозчика (если он есть).

Заказчик

Генеральный директор ООО «Ромашка»

____________ / И. И. Иванов /

Перевозчик

Генеральный директор ООО «Вектор»

____________ / А. С. Орлов /

Зачем нужна договор-заявка, если есть договор перевозки

Рамочный договор перевозки задаёт общие условия на год: как считаются провозная плата, ответственность, сроки оплаты. Договор-заявка — документ под одну поездку: в нём конкретный груз, маршрут, машина, водитель, цена и даты.

По п. 2 ст. 785 ГК РФ (глава 40 «Перевозка») заключение договора перевозки груза подтверждается транспортной накладной, а условия перевозки стороны согласуют в договоре. Заявка как раз фиксирует эти условия по конкретному рейсу: без неё в накладной не видно, о чём именно договорились заказчик и перевозчик.

Часто бланк заявки даёт сам перевозчик. Заказчику стоит прочитать его до подписи и дописать недостающее: пустые поля в заявке — первая причина, по которой налоговая снимает расходы и вычет по НДС.

Что указать в договоре-заявке

Стороны: полные наименования, ИНН, адреса, подписанты и основания полномочий.
Маршрут: точные адреса погрузки и выгрузки, а не только города.
Груз: наименование, количество мест, масса, объём, упаковка и особые условия перевозки.
Транспорт и водитель: марка и госномера тягача и прицепа, ФИО водителя, данные удостоверения.
Даты: когда подать машину под погрузку и к какому сроку доставить груз.
Цена: провозная плата, ставка и сумма НДС, порядок и срок оплаты.
Приложения: копии документов водителя и машины, полисов страхования.

Как заполнить заявку

Сверьте стороны с рамочным договором. Наименования, ИНН и подписанты в заявке должны совпадать с договором и с документами перевозчика — иначе расходы повиснут.
Опишите груз так, как он назван в накладной. Наименование, места, масса и объём переносите из товарной накладной или упаковочного листа: расхождение с транспортной накладной вызывает вопросы.
Впишите машину и водителя. Госномера, марка, ФИО водителя и удостоверение — то, что позволяет проверить, что рейс был на самом деле.
Поставьте цену и НДС отдельно. Провозная плата, ставка НДС и сумма налога — отдельными строками. Если перевозчик на УСН с освобождением, напишите основание освобождения.
Приложите копии документов. Паспорт и удостоверение водителя, свидетельство о регистрации ТС, ОСАГО, полис страхования ответственности перевозчика. Перечислите их в заявке.
Подпишите и обменяйтесь сканами. До рейса обменяйтесь подписанными сканами, оригиналы — с транспортной накладной и счётом. Без подписанной заявки рейс лучше не начинать.

Документы к заявке: что проверить перед рейсом

Транспортная накладная по форме из Правил перевозок грузов автомобильным транспортом — основной документ перевозки.
Акт об оказании услуг и счёт-фактура, если перевозчик платит НДС.
Копии документов водителя и машины, полисов страхования — приложены к заявке.
Доверенность на получение груза, если получатель действует через представителя.
Отметки о погрузке и выгрузке с датами и подписями — в транспортной накладной.

Частые вопросы

Можно ли скачать бланк в Word и заполнить его?

Да. Бланк выше — обычный документ: скачайте, впишите свои данные и подпишите. Если у перевозчика свой бланк, можно заполнить его — главное, чтобы в нём были все реквизиты из списка.

Чем заявка отличается от транспортной накладной?

Заявка — соглашение о перевозке: кто, что, куда, на чём и за сколько везёт. Транспортная накладная — документ, который сопровождает груз в пути и подтверждает его приём и сдачу. Обычно нужны оба документа.

Нужна ли заявка при разовой перевозке?

Для разовой перевозки достаточно транспортной накладной и счёта-фактуры (или УПД). Заявку (заказ) оформляют, чтобы зафиксировать условия конкретного рейса и цену; при договоре об организации перевозок заявка прямо предусмотрена ст. 8 259-ФЗ. Отсутствие заявки — не основание автоматически снимать расходы и вычет, но пустые и противоречивые документы повышают риск спора.

Что будет, если в заявке нет машины или водителя?

Перевозку труднее подтвердить: в накладной и заявке не сойдутся данные, а инспекция может решить, что рейса не было. Впишите госномера, ФИО водителя и данные удостоверения до подписания.

Можно ли подписать заявку по электронной почте?

Можно, если стороны обменялись сканами с подписями и печатями и это допускает договор. Для налоговой надёжнее оригинал с подписью или документ с электронной подписью в системе обмена.

Какой штраф за перевозку без заявки?

Штрафа именно за отсутствие заявки закон не устанавливает. Риск в другом: расходы на перевозку и вычет НДС могут не признать, и компания доплатит налог.

Когда заявки и документы по перевозкам собираются вручную

Чтобы документы по рейсам собирались сами

Заявки, накладные, акты и счёта по каждому рейсу приходят из разных мест: почта, мессенджеры, 1С. Сверить их с договором и не потерять до оплаты — отдельная работа.

Я собираю ИИ-агента, который по вашим правилам готовит заявку по шаблону, проверяет данные машины и водителя с документами и складывает комплект в папку рейса.

Читать об услуге «ИИ-агенты под задачу компании»