Положение о хранении документов в организации: образец

Положение о хранении документов закрепляет, какие бумаги компания хранит, сколько лет, где и кто за это отвечает. Ниже — готовый текст положения об архиве, который можно взять за основу и подогнать под свою компанию.

Бланк в WordWord, 11 КБ Образец в WordWord, 12 КБ Образец в PDFPDF, 69 КБ

Проверка актуальности

Проверьте документ перед подписанием

Законы меняются быстрее, чем бланки в интернете: образцы составляют в разное время, и обновить их все не успевает никто. Чтобы документ работал на вас сегодня, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сам возьмёт этот образец, сверит его с действующей редакцией законов и пришлёт, что поправить.

Образец заполнения

УТВЕРЖДАЮ

Генеральный директор ООО «Ромашка»

П. П. Петров

«16» ноября 2026 г.

Положение о хранении документов

и работе архива организации

№ 12

1. Общие положения. 1.1. Настоящее Положение определяет порядок формирования, хранения, учёта и уничтожения документов ООО «Ромашка», а также работу архива организации. 1.2. Положение разработано на основании Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» и Перечня типовых архивных документов, утверждённого приказом Росархива от 20.12.2019 № 236.

2. Состав документов. 2.1. В архиве хранятся документы по основной деятельности, бухгалтерские документы, документы по личному составу, договоры и первичные учётные документы. 2.2. Срок хранения каждого вида документов определяется действующим перечнем. Если специальный срок для документов по личному составу не установлен, документы, законченные делопроизводством до 1 января 2003 года, хранятся 75 лет, после этой даты — 50 лет. Документы постоянного хранения сохраняются и передаются в архив в случаях и порядке, установленных законом.

3. Ответственный за архив. 3.1. За хранение документов отвечает секретарь-делопроизводитель, назначенный приказом руководителя. 3.2. Ответственный ведёт номенклатуру дел, описи, журнал учёта поступивших и выданных дел, следит за сроками хранения.

4. Передача и выдача документов. 4.1. Законченные дела хранятся в структурных подразделениях не более двух лет, затем передаются в архив по описи. 4.2. Документы выдаются сотрудникам под расписку на срок не более одного месяца. 4.3. Копии документов выдаются с разрешения руководителя.

5. Уничтожение документов. 5.1. По истечении срока хранения документы отбираются к уничтожению комиссией. 5.2. Уничтожение оформляется актом, который подписывают члены комиссии и утверждает руководитель. 5.3. Документы уничтожаются способом, исключающим восстановление сведений.

Руководитель

Генеральный директор ООО «Ромашка»

____________ / П. П. Петров /

Ответственный за архив

Секретарь-делопроизводитель

____________ / И. И. Иванова /

Зачем нужно положение о хранении документов

Закон об архивном деле обязывает организацию обеспечивать сохранность документов в течение сроков хранения, установленных законом и перечнями. Положение — внутренний документ, который превращает эту обязанность в понятный порядок: кто отвечает за архив, где лежат дела, как их выдают и когда уничтожают.

Положение о хранении документов и положение об архиве на практике часто объединяют в один документ: первый задаёт правила хранения, второй описывает работу архива как подразделения. Для небольшой компании достаточно одного положения, в котором есть оба блока.

Что включить в положение

Общие положения: на основании каких законов и перечней разработано, на какие документы распространяется.
Состав документов: какие группы хранит компания — основная деятельность, бухгалтерия, личный состав, договоры, первичные документы.
Сроки хранения: постоянные, временные и по личному составу — по перечню типовых архивных документов.
Ответственный: кто ведёт архив, каким приказом назначен, что входит в его обязанности.
Порядок передачи: сколько дела лежат в подразделениях, как их передают в архив по описи.
Выдача документов: кому, на какой срок и под какую расписку.
Уничтожение: как работает комиссия, чем оформляют акт, как уничтожают документы.
Хранение в электронном виде: какие документы ведут в системе и как обеспечивают их сохранность.

Как составить положение под свою компанию

Определите, кто ведёт архив. В небольшой компании это секретарь или бухгалтер по совместительству, в крупной — отдельный архив или делопроизводитель. Назначьте ответственного приказом.
Соберите номенклатуру дел. Перечислите, какие дела заводятся в компании, и поставьте каждому срок хранения по перечню типовых архивных документов.
Опишите передачу и выдачу. Пропишите, сколько дела лежат в отделах, кто и на какой срок может взять документ, нужна ли расписка.
Опишите уничтожение. Закрепите состав комиссии, форму акта и способ уничтожения, при котором нельзя восстановить сведения.
Утвердите и ознакомьте. Утвердите положение приказом руководителя и ознакомьте с ним тех, кто работает с документами.

Частые ошибки

Сроки хранения берут из старых перечней или из памяти — правильный ориентир Перечень типовых архивных документов, утверждённый приказом Росархива от 20.12.2019 № 236.
Положение есть, но ответственный не назначен приказом — за сохранность документов отвечать некому.
Уничтожают документы без акта и комиссии — при проверке нечем подтвердить, что срок хранения истёк.
Документы по личному составу хранят наравне с остальными и уничтожают по общим срокам — их срок хранения значительно больше.
В положении нет ни слова об электронных документах, хотя часть документооборота идёт в системах.

Частые вопросы

Чем положение о хранении документов отличается от положения об архиве?

Строгого деления закон не даёт. Положение о хранении документов задаёт правила: что, сколько и где хранится. Положение об архиве описывает архив как подразделение: его задачи, функции, права и порядок работы. На практике обе темы часто сводят в один документ.

Обязательно ли положение в организации?

Закон об архивном деле обязывает организацию обеспечивать сохранность документов в течение установленных сроков. Положение — удобный способ закрепить этот порядок, хотя его форма законом не установлена.

Какие сроки хранения указывать?

Берите их из Перечня типовых архивных документов, утверждённого приказом Росархива от 20.12.2019 № 236, и из отраслевых перечней. Для каждого вида документов берите срок из действующего перечня. Если специальный срок для документов по личному составу не установлен, документы, законченные делопроизводством до 1 января 2003 года, хранят 75 лет, после этой даты — 50 лет. Документы постоянного хранения сохраняют и передают в архив в случаях и порядке, установленных законом.

Кто отвечает за архив в небольшой компании?

Обычно секретарь-делопроизводитель или бухгалтер, назначенный приказом руководителя. Важно, чтобы ответственный был назначен письменно и знал свои обязанности.

Можно ли хранить документы только в электронном виде?

Закон допускает электронные документы, но не все бумаги можно заменить копией: часть документов должна храниться на бумаге. В положении опишите, какие документы ведут в системе и как обеспечивается их сохранность.

Когда документы теряются, а сроки хранения никто не помнит

Чтобы архив работал по правилам, а не по памяти

Номенклатура дел, описи и сроки хранения быстро устаревают, а поиск нужного документа занимает часы.

Я настраиваю ИИ-агентов, которые разбирают документы по видам и срокам хранения, следят за передачей в архив и подсказывают, что пора уничтожить по акту.

Читать об услуге «ИИ-агенты под задачу компании»