Бланк авансового отчёта 2023

Авансовый отчёт — документ, которым сотрудник отчитывается за деньги, выданные ему под отчёт: на командировку, на покупку канцелярии, на представительские расходы. Ниже — бланк в Word и заполненный образец с командировкой в Казань.

Бланк в WordWord, 11 КБ Образец в WordWord, 11 КБ Образец в PDFPDF, 63 КБ

Проверка актуальности

Проверьте документ перед подписанием

Законы меняются быстрее, чем бланки в интернете: образцы составляют в разное время, и обновить их все не успевает никто. Чтобы документ работал на вас сегодня, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сам возьмёт этот образец, сверит его с действующей редакцией законов и пришлёт, что поправить.

Образец заполнения

ООО «Ромашка»

Отдел продаж

Петров Пётр Петрович

Менеджер по продажам, табельный номер 14

16 ноября 2026 г. № 27

Авансовый отчёт

за ноябрь 2026 года

16 ноября 2026 г. № 27

Назначение аванса: командировка в Казань с 9 по 11 ноября 2026 года для переговоров с ООО «Волга-Трейд».

Получен аванс из кассы 8 ноября 2026 года по расходному кассовому ордеру № 51 — 18 000 рублей.

Израсходовано: проезд Москва — Казань — Москва 6 400 рублей, гостиница за две ночи 5 800 рублей, суточные за три дня 2 100 рублей. Итого 14 300 рублей.

Остаток 3 700 рублей внесён в кассу 16 ноября 2026 года по приходному кассовому ордеру № 33.

Приложение: железнодорожные билеты на 2 л., счёт гостиницы на 1 л., кассовые чеки на 3 л.

Подотчётное лицо

Менеджер по продажам

____________ / П. П. Петров /

Главный бухгалтер

Главный бухгалтер

____________ / А. С. Смирнова /

Что такое авансовый отчёт

Авансовый отчёт — документ, которым работник показывает, на что потратил деньги, полученные от компании под отчёт, и сколько осталось или не хватило. Его сдают и после командировки, и после покупки хозтоваров для офиса, и после оплаты представительских расходов.

Обязательной формы в законе нет: организация вправе утвердить свой бланк. Удобно взять за основу форму № АО-1 из постановления Госкомстата от 01.08.2001 № 55 — она необязательна, но привычна бухгалтерам и проверяющим. В бланке выше — те же реквизиты, что в АО-1: кто отчитывается, сколько получил, сколько потратил, чем подтвердил и что осталось.

Что указать в авансовом отчёте

Название организации и структурное подразделение, если отчитывается сотрудник отдела.
Фамилию, имя, отчество и должность подотчётного лица, табельный номер.
Номер и дату отчёта — по порядку регистрации в компании.
Назначение аванса: командировка, покупка канцелярии, представительские расходы.
Сумму полученного аванса, дату и номер расходного кассового ордера.
Перечень расходов с суммами: проезд, проживание, суточные, покупки.
Приложения: билеты, счета гостиниц, кассовые чеки, товарные чеки, акты.
Итог: остаток в кассу или перерасход, который компания возмещает сотруднику.
Подписи подотчётного лица и главного бухгалтера, отметку о проверке.

Как заполнить авансовый отчёт

Возьмите деньги под отчёт. Аванс выдаёт касса или бухгалтерия по заявлению сотрудника. Сумма и дата попадают в расходный кассовый ордер — их же указывают в отчёте.
Соберите подтверждающие документы. Билеты, счёт гостиницы, кассовые чеки, товарные чеки и акты. Без документа расход не подтверждён, и компания вправе его не принимать.
Заполните лицевую сторону. Укажите организацию, подотчётное лицо, назначение аванса, сумму полученного аванса и дату ордера.
Заполните оборотную сторону. Перечислите расходы по датам с номерами документов и суммами, посчитайте итог и выведите остаток или перерасход.
Сдайте в бухгалтерию. Подпишите отчёт, приложите документы, передайте бухгалтеру. Бухгалтер проверяет, ставит отметку и принимает отчёт к учёту.

Сроки сдачи авансового отчёта

По командировке — не позднее трёх рабочих дней со дня возвращения из командировки. Правило установлено пунктом 26 Положения о командировках, утверждённого постановлением Правительства от 13.10.2008 № 749.
По деньгам, выданным на хозяйственные нужды, — срок устанавливает руководитель компании. Обычно его прописывают в приказе или в заявлении на выдачу аванса.
Неизрасходованный и не возвращённый в срок аванс компания вправе удержать из зарплаты по решению руководителя, принятому в течение месяца после срока возврата, если работник не оспаривает основание и размер удержания. Обычно удержание не превышает 20 % суммы к выплате.
Новый аванс можно выдать и до отчёта за предыдущий. Порядок контроля подотчётных сумм компания устанавливает сама.

Частые ошибки

Нет подтверждающих документов: сотрудник пишет «такси 1 200 рублей», а чека нет — расход не примут.
Наличный аванс выдан без расходного кассового ордера и основания для выдачи. Ордер оформляют по распорядительному документу компании или письменному заявлению работника.
Суммы в отчёте не совпадают с чеками: бухгалтер возвращает документ на исправление.
Отчёт сдан позже трёх рабочих дней после возвращения из командировки — компания вправе расценить это как нарушение порядка расчётов.
Суточные посчитаны за дни, которых не было в приказе на командировку.

Частые вопросы

Обязательно ли применять форму АО-1?

Нет. С 2013 года формы первичных документов из постановления Госкомстата от 01.08.2001 № 55 необязательны. Компания вправе разработать свой бланк и утвердить его в учётной политике. Главное — чтобы в документе были обязательные реквизиты из статьи 9 закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ: название, дата, содержание операции, суммы, подписи ответственных.

В какой срок сдают авансовый отчёт после командировки?

Не позднее трёх рабочих дней со дня возвращения из командировки — пункт 26 Положения, утверждённого постановлением Правительства от 13.10.2008 № 749. Для денег, выданных на хозяйственные расходы, срок устанавливает руководитель компании.

Можно ли выдать новый аванс сотруднику, который не отчитался за прошлый?

Да. Пункт 6.3 Указания Банка России № 3210-У не запрещает выдавать новый аванс до отчёта за предыдущий.

Нужен ли кассовый чек к авансовому отчёту?

Да, если покупка оплачена наличными или картой. Кассовый чек подтверждает оплату. К нему прикладывают товарный чек или акт, где видно, что именно куплено, — в кассовом чеке обычно только сумма.

Что делать, если сотрудник потратил больше, чем получил?

Перерасход компания возмещает сотруднику по его заявлению или по распоряжению руководителя. Сумму выдают из кассы по расходному кассовому ордеру или перечисляют на карту. В отчёте перерасход показывают отдельной строкой.

Сдают ли авансовый отчёт в электронном виде?

Можно, если в компании настроен электронный документооборот и сотрудник подписывает отчёт электронной подписью. Тогда к отчёту прикладывают сканы чеков и билетов. Бумажный вариант с живыми подписями привычнее и проще для проверки.

Отчёты по командировкам и подотчётным суммам съедают время

Чтобы сбор документов шёл без ручной сверки

Авансовые отчёты, чеки и билеты сотрудники приносят в разном виде: фото, сканы, бумага. Бухгалтер вручную сверяет суммы, ищет расхождения и напоминает тем, кто задержал отчёт.

Я настраиваю ИИ-агентов, которые собирают такие документы по шаблону, сверяют суммы с чеками и кассовыми ордерами и приносят бухгалтеру готовый отчёт на проверку.

Читать об услуге «ИИ-агенты под задачу компании»