Опись дел временного хранения до 10 лет: образец

Опись дел временного хранения до 10 лет — учётный документ, в котором перечислены дела с коротким сроком хранения: заголовок, дата, число листов, срок хранения. Ниже — бланк и заполненный образец описи за год.

Бланк в WordWord, 11 КБ Образец в WordWord, 11 КБ Образец в PDFPDF, 60 КБ

Проверка актуальности

Проверьте документ перед подписанием

Законы меняются быстрее, чем бланки в интернете: образцы составляют в разное время, и обновить их все не успевает никто. Чтобы документ работал на вас сегодня, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сам возьмёт этот образец, сверит его с действующей редакцией законов и пришлёт, что поправить.

Образец заполнения

ООО «Ромашка»

Фонд № 1

Опись дел временного хранения за 2026 год

срок хранения до 10 лет

«___» __________ 20__ г.

В опись включены дела структурных подразделений ООО «Ромашка», законченные в делопроизводстве в 2026 году, со сроком хранения до 10 лет включительно.

Всего в опись включено 12 (двенадцать) дел. Опись составлена на 3 (трёх) листах.

Опись составлена секретарём И. И. Ивановой, согласована экспертной комиссией организации.

Составитель описи

Секретарь

____________ / И. И. Иванова /

Согласование

Протокол ЭК ООО «Ромашка»

____________ / от 15 января 2027 г. № 1 /

Что такое опись дел временного хранения до 10 лет

Опись дел временного хранения — перечень законченных в делопроизводстве дел с одинаковым или близким сроком хранения. В опись до 10 лет попадают дела, которые хранят год, три года, пять лет: переписка, оперативные документы, часть кадровых бумаг.

Опись решает две задачи. Первая — учёт: по ней видно, сколько дел за год отложилось в подразделениях и что именно. Вторая — основание для уничтожения: когда срок хранения истёк, проводят экспертизу ценности и включают документы в акт о выделении к уничтожению. Отдельная опись дел до 10 лет для этого не обязательна.

Форму описи компания берёт из своей инструкции по делопроизводству. Если своей формы нет, за основу берут типовые формы описей дел: для дел со сроком хранения свыше 10 лет и для дел постоянного хранения, а для коротких сроков — ту же структуру граф.

Какие графы включить в опись

Номер по порядку — сплошная нумерация по всей описи.
Индекс дела по номенклатуре дел — тот же, что присвоен делу при заведении.
Заголовок дела — как в номенклатуре, без сокращений и переносов.
Номер тома или части, если дело разделено на тома.
Дата дела — крайние даты документов в деле: с какого по какое число.
Количество листов в деле — по итогам листажа.
Срок хранения — из номенклатуры дел или по перечню типовых архивных документов.
Примечание — например, о том, что дело передано в другое подразделение или продолжено в следующем году.

Как составить опись

Соберите законченные дела. Берите дела, которые закрыты в делопроизводстве за год и имеют срок хранения до 10 лет включительно. Незавершённые и переходящие дела в опись года не включают.
Сверьте с номенклатурой. Проверьте индекс, заголовок и срок хранения по номенклатуре дел. Расхождение с номенклатурой — повод исправить заголовок, а не опись.
Проставьте даты и листаж. Укажите крайние даты документов и число листов в каждом деле. Дела без дат и листажа в опись не ставят.
Сведите итог. Посчитайте число дел и листов описи, запишите цифрами и прописью.
Подпишите и согласуйте. Опись подписывает составитель, согласовывает экспертная комиссия организации протоколом. Утверждает руководитель.

Чем опись до 10 лет отличается от описи постоянного хранения

Дела постоянного хранения и дела со сроком хранения свыше 10 лет передают в архив организации по отдельным описям. Передача документов на государственное или муниципальное хранение и согласование описей зависят от состава документов и статуса организации.

Опись дел временного хранения до 10 лет остаётся в организации. Она служит учётом и основанием для уничтожения по истечении срока. В архивное учреждение её не передают и на утверждение ЭПК не посылают.

Ещё одно отличие — порядок уничтожения. Дела из описи до 10 лет после истечения срока включают в акт о выделении к уничтожению, и только после его утверждения руководителем документы можно уничтожить.

Частые ошибки

В опись до 10 лет попадают дела постоянного хранения — их место в отдельной описи.
Заголовки дел переписаны не по номенклатуре: по такой описи не найти дело и не доказать его срок хранения.
Нет итоговой записи с числом дел и листов — опись неполная.
Опись не согласована экспертной комиссией: при проверке нечем подтвердить, что состав дел проверен.
Дела уничтожают по описи без акта о выделении к уничтожению.

Частые вопросы

Зачем нужна опись дел временного хранения до 10 лет?

Для учёта дел с коротким сроком хранения и как основание для их уничтожения после истечения срока. Без описи нельзя подтвердить, какие дела были и когда истёк их срок хранения.

Кто подписывает опись дел временного хранения?

Составитель описи — обычно секретарь, делопроизводитель или ответственный за архив. Согласовывает экспертная комиссия организации протоколом, утверждает руководитель.

Нужно ли отправлять опись до 10 лет в архивное учреждение?

Нет. Дела постоянного хранения и дела со сроком хранения свыше 10 лет передают в архив организации по отдельным описям. Передача документов во внешний архив зависит от состава документов и статуса организации.

Можно ли уничтожить дела сразу после истечения срока?

Нет. Дела включают в акт о выделении к уничтожению, акт утверждает руководитель, и только после этого документы уничтожают.

Какой срок хранения у самой описи дел временного хранения?

Опись хранится в организации, пока живы включённые в неё дела, и ещё после их уничтожения — точный срок компания закрепляет в номенклатуре дел.

Опись собрана, а дела копятся в шкафах

Чтобы документы находились и уничтожались без ручной сверки

Опись за год — это ручная работа: сверить номенклатуру, посчитать листы, проверить сроки. Когда дел сотни, ошибки накапливаются, а нужный документ ищут днями.

Я настраиваю ИИ-агентов, которые собирают документы по шаблону, сверяют заголовки с номенклатурой и приносят готовую опись на подпись.

Читать об услуге «ИИ-агенты под задачу компании»