Акт приема-передачи бухгалтерских документов: образец

Акт приёма-передачи фиксирует, что один человек передал другому конкретные бухгалтерские документы и дела. Ниже — бланк и заполненный образец: как составить опись, что указать по каждому делу, кто подписывает.

Бланк в WordWord, 11 КБ Образец в WordWord, 12 КБ Образец в PDFPDF, 72 КБ

Проверка актуальности

Проверьте документ перед подписанием

Законы меняются быстрее, чем бланки в интернете: образцы составляют в разное время, и обновить их все не успевает никто. Чтобы документ работал на вас сегодня, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сам возьмёт этот образец, сверит его с действующей редакцией законов и пришлёт, что поправить.

Образец заполнения

ООО «Ромашка»

г. Москва

«16» ноября 2026 г.

Акт приема-передачи бухгалтерских документов и дел

при смене главного бухгалтера

№ 7

Мы, нижеподписавшиеся: Иванова Ирина Игоревна, главный бухгалтер, — сдающий документы и дела; Смирнова Ольга Павловна, главный бухгалтер, — принимающий документы и дела, составили настоящий акт о том, что Ивановой И. И. переданы Смирновой О. П. следующие документы и дела.

1. Учетная политика для целей бухгалтерского и налогового учета на 2026 год — 1 дело, 24 листа. 2. Главная книга за 2025 год — 1 дело, 180 листов. 3. Бухгалтерская отчетность за 2025 год с отметкой о приеме налоговым органом — 1 дело, 12 листов. 4. Кассовая книга за 2025 год — 1 дело, 96 листов. 5. Оборотно-сальдовые ведомости по счетам за январь — октябрь 2026 года — 1 папка, 240 листов. 6. Договоры с поставщиками и покупателями за 2025–2026 годы — 3 папки, 520 листов. 7. Личные карточки работников — 18 штук. 8. Трудовые книжки работников — 18 штук.

2. Переданы электронные носители: внешний диск с базой бухгалтерской программы за 2025–2026 годы — 1 шт.; резервная копия базы на 01.11.2026 — 1 шт.

3. Переданы ключи от сейфа в кабинете 214 — 2 шт.; печать организации — 1 шт.; чековая книжка — 1 шт.

4. Доведена информация о нерешенных вопросах: не закрыт период по счету 62 за октябрь 2026 года по контрагенту ООО «Вектор» на сумму 148 000 рублей; ожидается ответ налогового органа на пояснения по декларации по НДС за III квартал 2026 года.

5. В процессе передачи выявлены недостатки: отсутствуют первичные документы по двум операциям за сентябрь 2026 года на сумму 36 400 рублей. Передающим лицом даны пояснения: документы запрошены у поставщика, ответ ожидается до 30 ноября 2026 года.

Приложение: опись документов на 6 л. в 2 экз.

Сдающий документы и дела

Главный бухгалтер

____________ / И. И. Иванова /

Принимающий документы и дела

Главный бухгалтер

____________ / О. П. Смирнова /

Председатель комиссии

Заместитель директора

____________ / П. П. Петров /

Член комиссии

Начальник отдела кадров

____________ / А. С. Кузнецова /

Зачем нужен акт приёма-передачи бухгалтерских документов

Акт фиксирует момент, когда ответственность за документы перешла от одного человека к другому. Без него нельзя доказать ни в суде, ни при внутренней проверке, что дела передали и приняли в определённом составе.

Составляют его в нескольких случаях: при смене главного бухгалтера или директора, при передаче дел в другую компанию или бухгалтерскую фирму, при увольнении материально ответственного лица, при переезде или реорганизации.

Обязательной формы закон не устанавливает. Компания вправе утвердить свой бланк приказом или приложением к учётной политике. Суды принимают акт как доказательство передачи, если он подписан обеими сторонами и содержит конкретный перечень документов.

Что указать в акте

Название организации, место и дату подписания, номер акта.
Сдающего и принимающего: должность, фамилию, имя, отчество.
Основание передачи: приказ о назначении, заявление об увольнении, договор — с номером и датой.
Состав комиссии, если её создавали: председателя и членов.
Перечень переданных документов и дел: наименование, период, количество листов или штук.
Электронные носители: что именно передали — база бухгалтерской программы, резервная копия, дата копии.
Ключи от сейфов, печати и штампы, чековые книжки, если их передают.
Сведения о нерешённых вопросах и претензиях контролирующих органов.
Выявленные недостатки и пояснения передающего.
Приложения: опись документов, акты сверки, распечатки.
Подписи сдающего, принимающего и членов комиссии с расшифровкой.

Как составить акт приёма-передачи

Издайте приказ о передаче. В приказе укажите, кто сдаёт, кто принимает, к какому сроку и создаётся ли комиссия. Номер и дату приказа потом укажете в акте как основание.
Соберите опись. Перечислите каждое дело: наименование, период, количество листов. Удобно брать данные из номенклатуры дел и описей, которые ведёт бухгалтерия.
Проверьте фактическое наличие. Сверьте папки, базы и носители с описью. Всё, чего не хватает, внесите в раздел о недостатках с пояснением передающего.
Зафиксируйте нерешённые вопросы. Открытые периоды, спорные операции, запросы налоговой, судебные дела — всё, что принимающий должен знать с первого дня.
Подпишите акт. Подписи ставят сдающий, принимающий и члены комиссии. Каждый вправе внести дополнения и примечания — их излагают в акте или на отдельном листе с отметкой о приложении.
Приложите опись и передайте экземпляры. Опись документов — приложение к акту. Составьте акт в двух экземплярах: один сдающему, второй принимающему; копию — в дело компании.

Частые ошибки

Перечень документов описан общими словами: «бухгалтерские документы за 2025 год». По такому акту нельзя доказать, что именно передали.
Нет количества листов и штук — при споре невозможно установить полноту передачи.
Не указаны электронные носители и дата резервной копии базы.
Не отражены нерешённые вопросы и претензии: принимающий узнаёт о них уже после подписания.
Акт подписан только одной стороной — доказательством передачи он не служит.
Нет приказа или иного основания передачи, и акт висит без привязки к событию.

Частые вопросы

Обязательна ли форма акта приёма-передачи бухгалтерских документов?

Нет. Закон не устанавливает обязательной формы для внутренней передачи документов между сотрудниками и организациями. Компания вправе утвердить свой бланк приказом или приложением к учётной политике.

Кто подписывает акт при смене главного бухгалтера?

Сдающий — прежний главный бухгалтер, принимающий — новый. Если создана комиссия, подписывают председатель и члены комиссии. Каждый подписывающий вправе внести в акт примечания и дополнения.

Сколько экземпляров нужно составить?

Два: по одному сдающему и принимающему. Копию или третий экземпляр хранят в деле компании, чтобы подтвердить передачу при проверке.

Нужно ли перечислять каждое дело в акте?

Да, перечень должен быть конкретным: наименование, период, количество листов. Объёмный перечень удобно вынести в отдельную опись и указать её как приложение к акту.

Что делать, если при передаче не хватает документов?

Внести недостачу в раздел о выявленных недостатках, записать пояснения передающего и указать, кто и к какому сроку восстановит документы. Так принимающий не отвечает за то, чего не получал.

Как передать базу бухгалтерской программы?

Указать в акте носитель, дату резервной копии и способ передачи доступа. При смене бухгалтерской фирмы дополнительно оформляют передачу прав доступа к программе и электронной подписи.

Сколько хранить акт?

Срок зависит от содержания и от номенклатуры дел компании. Акты по основной деятельности хранят по перечню типовых архивных документов, утверждённому приказом Росархива от 20.12.2019 № 236; конкретный срок компания закрепляет в своей номенклатуре дел.

Передача дел занимает дни, а иногда и недели

Чтобы документы собирались и проверялись сами

Опись дел, сверка папок с номенклатурой, поиск недостающих первичных документов — рутина, которая ложится на бухгалтерию в самый неудобный момент.

Я настраиваю ИИ-агентов, которые собирают такие документы по шаблону, сверяют перечень с учётной системой и приносят руководителю готовый акт на подпись.

Читать об услуге «ИИ-агенты под задачу компании»