Акт рекламации: образец и бланк

Акт рекламации фиксирует, что товар или оборудование вышли из строя и при каких обстоятельствах. На его основании поставщик рассматривает претензию: чинит, меняет изделие или отказывает. Ниже — бланк и образец заполнения.

Бланк в WordWord, 11 КБ Образец в WordWord, 11 КБ Образец в PDFPDF, 64 КБ

Проверка актуальности

Проверьте документ перед подписанием

Законы меняются быстрее, чем бланки в интернете: образцы составляют в разное время, и обновить их все не успевает никто. Чтобы документ работал на вас сегодня, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сам возьмёт этот образец, сверит его с действующей редакцией законов и пришлёт, что поправить.

Образец заполнения

Поставщику ООО «Северный станок»

от ООО «Ромашка»

Акт рекламации

по качеству поставленного оборудования

16 ноября 2026 г. № 7

Место составления акта: г. Москва, ул. Складская, д. 4, цех № 2.

Наименование изделия: станок фрезерный, модель ФС-250, заводской номер 208417. Документ о покупке: УПД № 312 от 14 августа 2026 г. Дата ввода в эксплуатацию: 20 августа 2026 г. Гарантийный срок — 12 месяцев.

Дата выхода из строя: 14 ноября 2026 г. Заявленный дефект: при работе на средней нагрузке появляется посторонний шум в шпиндельном узле, через 10–15 минут обработка останавливается, на панели загорается ошибка Е-04.

Обстоятельства: станок эксплуатировался по инструкции, нагрузка не превышала паспортную, ремонт и вмешательство в конструкцию не производились.

Прошу рассмотреть рекламацию и заменить шпиндельный узел или изделие целиком в гарантийный срок. Приложение: фотографии панели с ошибкой, копия УПД, выписка из журнала обслуживания — на 4 л. в 1 экз.

Составил представитель покупателя

Главный механик

____________ / И. И. Иванов /

С актом ознакомлен, представитель поставщика

Сервисный инженер

____________ / П. П. Петров /

Что такое акт рекламации

Акт рекламации — документ, которым покупатель сообщает поставщику или изготовителю о дефекте товара и описывает, что именно сломалось и при каких обстоятельствах. Его составляют, когда товар на гарантии или когда нужно доказать, что недостаток возник не по вине покупателя.

Единой формы в законе нет. Компании берут за основу бланк из договора поставки или из гарантийных условий изготовителя. Обязательны сведения, по которым дефект можно идентифицировать: кто составил акт, что за изделие, когда и как оно сломалось, что покупатель просит.

Что указать в акте рекламации

Дату и место составления акта, его номер, если акты регистрируют.
Стороны: покупателя и поставщика или изготовителя с наименованиями и адресами.
Изделие: наименование, модель, заводской или серийный номер, количество.
Документ о покупке: вид, номер и дата — УПД, накладная, счёт.
Дату ввода в эксплуатацию и гарантийный срок.
Дату выхода из строя и заявленный дефект: что происходит, как проявляется, какая ошибка на панели.
Обстоятельства: при какой нагрузке работало изделие, не было ли ударов, перепадов напряжения, вмешательства в конструкцию.
Просьбу покупателя: заменить, отремонтировать, вернуть деньги.
Приложения: фотографии, копии документов, выписки из журналов обслуживания.
Подписи составителя и представителя поставщика, если он присутствовал при осмотре.

Как составить акт рекламации

Зафиксируйте дефект на месте. Сфотографируйте изделие, панель с ошибкой, место установки. Чем больше подтверждений, тем меньше споров о причине поломки.
Проверьте гарантию и документы. Найдите документ о покупке, дату ввода в эксплуатацию и условия гарантии: что считается гарантийным случаем, а что нет.
Опишите дефект точно. Не «не работает», а что именно происходит: шум, ошибка, остановка, при какой нагрузке и через сколько минут.
Сформулируйте просьбу. Напишите, чего хотите: замены узла, ремонта, возврата. Сошлитесь на гарантию и договор поставки.
Передайте поставщику и получите отметку. Отправьте акт с приложениями и сохраните подтверждение: отметку на копии, опись вложения или квитанцию об отправке.

Частые ошибки

Нет заводского номера и документа о покупке — поставщик не может сопоставить акт с поставкой.
Дефект описан словами «не работает», без проявлений и условий — причину потом не установить.
В акте нет просьбы: покупатель сообщает о поломке, но не говорит, чего хочет.
Акт составлен спустя месяцы после поломки, и по нему нельзя понять, когда дефект возник.
Покупатель разобрал изделие до осмотра — это может затруднить установление причины дефекта и усложнить спор с поставщиком. До осмотра лучше сохранить изделие в обнаруженном состоянии.

Частые вопросы

Чем акт рекламации отличается от претензии?

Претензия — требование покупателя к поставщику: заменить, отремонтировать, вернуть деньги. Акт рекламации — техническое описание дефекта, на которое претензия опирается. На практике акт часто прикладывают к претензии или включают его описание в текст претензии.

Кто подписывает акт рекламации?

Со стороны покупателя — сотрудник, который обнаружил дефект и отвечает за эксплуатацию: механик, инженер, кладовщик. Если при осмотре был представитель поставщика, он тоже подписывает акт или пишет в нём своё мнение. При отказе подписать это отмечают в акте.

Можно ли составить акт без представителя поставщика?

Да. Покупатель вправе зафиксировать дефект сам и направить акт поставщику. Но если спор дойдёт до суда, акт, составленный в одностороннем порядке, слабее акта с участием обеих сторон или независимого эксперта.

Обязательно ли вызывать эксперта?

Нет, для первичной фиксации дефекта достаточно акта. Экспертизу назначают, когда поставщик и покупатель расходятся в причине поломки: гарантийный это случай или следствие неправильной эксплуатации.

В какой срок нужно составить акт?

Закон общего срока не устанавливает. Ориентируйтесь на договор поставки и гарантийные условия: там может быть срок, в течение которого покупатель обязан сообщить о дефекте. Чем раньше составлен акт, тем проще доказать, что дефект возник в гарантийный период.

Что делать, если поставщик не ответил на акт?

Направьте претензию с требованием и сроком ответа, приложите акт и подтверждение отправки. Если ответа нет, спор решают в суде; срок ответа на претензию и порядок зависят от договора и от того, кто покупатель — компания или гражданин.

Когда рекламации и претензии идут потоком

Чтобы акты и претензии собирались по шаблону

Каждую рекламацию нужно разобрать, сверить с гарантией и договором, собрать фотографии и документы, а потом ответить покупателю. На потоке это съедает дни.

Я настраиваю ИИ-агентов, которые принимают заявку о дефекте, собирают данные об изделии и документах по шаблону и готовят черновик акта и ответа на подпись специалисту.

Читать об услуге «ИИ-агенты под задачу компании»