Осмотр документов: образец акта

Осмотр документов — это их визуальная проверка без изменения содержания, по итогам которой составляют акт. Ниже — образец акта и порядок его оформления.

Бланк в WordWord, 11 КБ Образец в WordWord, 11 КБ Образец в PDFPDF, 62 КБ

Проверка актуальности

Проверьте документ перед подписанием

Законы меняются быстрее, чем бланки в интернете: образцы составляют в разное время, и обновить их все не успевает никто. Чтобы документ работал на вас сегодня, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сам возьмёт этот образец, сверит его с действующей редакцией законов и пришлёт, что поправить.

Образец заполнения

ООО «Ромашка»

г. Москва

16 ноября 2026 г. № 7

Акт осмотра документов

о состоянии и составе документов, переданных на хранение

16 ноября 2026 г. № 7

На основании приказа генерального директора от 10.11.2026 № 45 комиссия в составе: председатель — начальник отдела кадров И. И. Иванов, члены комиссии — главный бухгалтер П. П. Петров, юрисконсульт С. С. Сидоров произвела осмотр документов, переданных на хранение в архив организации.

В ходе осмотра установлено: документы находятся в металлическом шкафу, упакованы в два архивных короба. Нарушений целостности упаковки и следов вскрытия нет. Документы за 2024–2025 годы в количестве 120 единиц хранения. Состояние документов удовлетворительное, повреждений нет.

Приложение: опись документов на 3 л. в 1 экз.

Председатель комиссии

Начальник отдела кадров

____________ / И. И. Иванов /

Члены комиссии

Главный бухгалтер

____________ / П. П. Петров /

Юрисконсульт

____________ / С. С. Сидоров /

Что такое осмотр документов

Осмотр документов — это визуальная проверка их наличия, состояния и комплектности без изменения содержания. Осмотр проводят при передаче дел в архив, при приёме-передаче документов от одного лица другому, при обнаружении повреждений или утраты.

По результатам осмотра составляют акт. Унифицированной формы акта осмотра документов нет, поэтому организация разрабатывает её сама и утверждает в учётной политике или инструкции по делопроизводству. В акте указывают дату, место, состав комиссии, основание, что осмотрено и какие выявлены недостатки.

Что указать в акте осмотра

Наименование организации и подразделения.
Дату и номер акта, место составления.
Основание — приказ, распоряжение или договор.
Состав комиссии: должности, фамилии и инициалы председателя и членов.
Перечень осмотренных документов: наименования, реквизиты, количество листов или единиц хранения.
Состояние документов: целостность, наличие повреждений, читаемость.
Выявленные недостатки и предложения комиссии.
Подписи всех членов комиссии.

Как составить акт осмотра документов

Издайте приказ о создании комиссии. Укажите цель осмотра, состав комиссии и сроки. Приказ станет основанием для акта.
Осмотрите документы. Проверьте наличие, состояние и комплектность. При необходимости сфотографируйте повреждения.
Составьте акт. Опишите результаты осмотра и выводы комиссии. Перечислите документы или приложите опись.
Подпишите акт. Акт подписывают все члены комиссии. Утверждает руководитель организации.
Храните акт. Акт хранится в деле вместе с документами, к которым относится, в течение установленного срока.

Частые ошибки

Нет основания — приказа или договора, по которому проводится осмотр.
Не указан состав комиссии или подписи не всех членов.
Описаны документы без идентифицирующих признаков (номеров, дат, количества листов).
Не зафиксированы выявленные повреждения или отсутствие документов.
Акт составлен одним лицом без комиссии, когда комиссия обязательна.

Частые вопросы

Чем акт осмотра документов отличается от описи?

Опись — это перечень документов с указанием их реквизитов, она фиксирует состав. Акт осмотра фиксирует результат проверки: состояние, наличие, выявленные недостатки. Акт может включать опись как приложение.

Нужна ли комиссия для осмотра документов?

Если осмотр проводится по приказу руководителя, комиссия создаётся этим приказом. Для внутренних целей организация вправе установить, что осмотр проводит одно лицо, если это не противоречит локальным актам.

Можно ли составить акт осмотра в электронном виде?

Да, если организация использует электронный документооборот. Акт подписывают электронными подписями в порядке, установленном локальными актами.

Сколько хранить акт осмотра документов?

Срок хранения акта зависит от документов, к которым он относится. Акты осмотра дел входят в состав архивных документов и хранятся согласно номенклатуре дел организации. Если акт связан с кадровыми документами, срок может составлять 50 или 75 лет в зависимости от даты завершения делопроизводства.

Когда осмотр документов отнимает время у руководителя

Автоматизируйте сбор и проверку документов

Осмотр и проверка документов вручную отнимают часы: нужно сверить реквизиты, проверить комплектность, зафиксировать результаты.

Я настраиваю ИИ-агентов, которые собирают документы по шаблону, проверяют их по заданным правилам и готовят акт или отчёт на подпись.

Читать об услуге «ИИ-агенты под задачу компании»