Журнал распоряжений: образец заполнения

Журнал распоряжений — регистрационная книга, в которой компания фиксирует все распорядительные документы: приказы, распоряжения, постановления. Унифицированной формы нет, поэтому бланк разрабатывают самостоятельно и утверждают локальным актом. Ниже — образец заполнения граф и правила ведения.

Бланк в WordWord, 11 КБ Образец в WordWord, 11 КБ Образец в PDFPDF, 61 КБ

Проверка актуальности

Проверьте документ перед подписанием

Законы меняются быстрее, чем бланки в интернете: образцы составляют в разное время, и обновить их все не успевает никто. Чтобы документ работал на вас сегодня, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сам возьмёт этот образец, сверит его с действующей редакцией законов и пришлёт, что поправить.

Образец заполнения

ООО «Ромашка»

ЖУРНАЛ РЕГИСТРАЦИИ РАСПОРЯЖЕНИЙ

Начат: 01 января 2026 г.

Окончен: 31 декабря 2026 г.

Журнал регистрации распоряжений

образец заполнения

2026 г.

1 | 15.01.2026 | 3 | 15.01.2026 | распоряжение | О переводе Иванова И. И. на должность начальника отдела | Генеральный директор Петров П. П. | Иванова А. А. |

2 | 20.01.2026 | 4 | 20.01.2026 | приказ | О предоставлении отпуска Сидоровой М. В. | Генеральный директор Петров П. П. | Иванова А. А. |

Ответственный за ведение журнала

Секретарь

____________ / Иванова А. А. /

Зачем нужен журнал распоряжений

Журнал распоряжений фиксирует каждый распорядительный документ компании: приказ, распоряжение, постановление. Запись в нём подтверждает, что документ издан: номер не дублируется, дата и автор сохраняются. При проверке ГИТ или в суде журнал служит доказательством того, что распоряжение действительно подписано.

Унифицированной формы журнала нет. Компания разрабатывает бланк сама и утверждает его локальным актом — например, приказом руководителя. Ведение журнала вытекает из требований к делопроизводству: приказ Росархива от 20.12.2019 № 236 устанавливает сроки хранения документов, а запись с полными реквизитами помогает доказать факт издания распоряжения.

Что указать в журнале распоряжений

Порядковый регистрационный номер — сквозной в течение календарного года.
Дата регистрации распоряжения — день, когда документ подписан.
Номер и дата самого распорядительного документа.
Вид документа: приказ, распоряжение, постановление.
Краткое содержание — предмет распоряжения, одной строкой.
ФИО и должность подписанта.
ФИО и должность ответственного за исполнение или регистрацию.

Как заполнять журнал распоряжений

Заведите титульный лист. На титуле укажите наименование организации, название журнала, даты начала и окончания ведения. Если журнал ведётся в электронном виде, укажите период и ответственного.
Пронумеруйте и прошнуруйте. Бумажный журнал пронумеруйте, прошнуруйте и скрепите подписью руководителя и печатью (при наличии). Это защищает от изъятия или замены листов.
Заполняйте в день подписания. Запись вносите в день подписания распоряжения, чтобы номер не дублировался и не терялся. Если документ подписан позже, регистрируйте его в день фактического подписания.
Присваивайте номер по порядку. Нумерация сквозная в течение календарного года. При смене года нумерация начинается заново.
Храните журнал установленный срок. Для журналов регистрации распоряжений по основной деятельности перечень Росархива устанавливает постоянный срок хранения. Журналы по личному составу хранят 75 лет, если делопроизводство закончено до 01.01.2003, и 50 лет после этой даты; для административно-хозяйственной деятельности — 5 лет.

Частые ошибки

Запись вносится не в день подписания, а позже — номера дублируются, восстановить хронологию сложно.
Нет порядкового номера или он повторяется — журнал теряет доказательную силу.
Не указан вид документа — приказ и распоряжение смешиваются, проверить полномочия подписанта невозможно.
Краткое содержание записано неразборчиво или отсутствует — нельзя понять, о чём документ.
Журнал не прошнурован и не заверен — при проверке его легко оспорить.

Частые вопросы

Обязателен ли журнал распоряжений по закону?

Прямой обязанности вести журнал именно распоряжений в законе нет. Но приказ Росархива от 20.12.2019 № 236 устанавливает сроки хранения документов, а запись в журнале подтверждает издание распоряжения при проверках ГИТ и в суде. Компании ведут журнал, чтобы доказать факт подписания и не потерять нумерацию.

Можно ли вести журнал в электронном виде?

Да. Электронный журнал ведут в учётной системе или таблице с защитой от изменений. Записи подписывают электронной подписью ответственного. При проверке распечатывают выписку и заверяют её.

Какой срок хранения журнала распоряжений?

Для журналов регистрации распоряжений по основной деятельности перечень Росархива устанавливает постоянный срок хранения. Журналы по личному составу — 75 лет при завершении делопроизводства до 01.01.2003 и 50 лет после этой даты.

Нужно ли прошнуровать журнал?

Да, бумажный журнал пронумеровывают, прошнуровывают и заверяют подписью руководителя и печатью (при наличии). Это защищает от изъятия или замены листов.

Как нумеровать распоряжения в журнале?

Сквозная нумерация в течение календарного года. При смене года нумерация начинается заново. Если в компании несколько видов распоряжений, можно ввести отдельные журналы или добавить индекс к номеру.

Когда журналы и регистрация отнимают время

Чтобы распоряжения регистрировались сами

Руководитель подписывает десятки распоряжений в месяц, а секретарь вручную переносит их в журнал, сверяет номера и даты. Ошибка в одной строке — и документ не найти.

Я настраиваю ИИ-агентов, которые собирают такие документы по шаблону, проверяют реквизиты и приносят руководителю готовую запись на подпись.

Читать об услуге «ИИ-агенты под задачу компании»