Рекламация на возврат товара поставщику: образец

Рекламация — письменное требование покупателя к поставщику по партии товара: заменить, допоставить, вернуть деньги. Ниже — заполненный образец и бланк, по которому юрлицо составляет заявление на возврат товара поставщику.

Бланк в WordWord, 11 КБ Образец в WordWord, 11 КБ Образец в PDFPDF, 60 КБ

Проверка актуальности

Проверьте документ перед подписанием

Законы меняются быстрее, чем бланки в интернете: образцы составляют в разное время, и обновить их все не успевает никто. Чтобы документ работал на вас сегодня, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сам возьмёт этот образец, сверит его с действующей редакцией законов и пришлёт, что поправить.

Образец заполнения

ООО «Ладога-Торг»

197198, Санкт-Петербург, ул. Зверинская, д. 8, оф. 12

от ООО «Ромашка»

630099, Новосибирск, ул. Ленина, д. 15, оф. 401

Рекламация

на партию товара, поставленного по договору поставки № 47 от 12 октября 2026 г.

6 ноября 2026 г. № 22

По универсальному передаточному документу № 318 от 29 октября 2026 г. ООО «Ладога-Торг» поставило ООО «Ромашка» 400 упаковок бумаги формата А4 по цене 290 рублей за упаковку на общую сумму 116 000 рублей.

При приёмке 30 октября 2026 г. обнаружено: в 46 упаковках нарушена целостность упаковки и бумага повреждена влагой, листы деформированы и не пригодны к использованию. Комиссия в составе начальника склада и кладовщика составила акт о приёмке товара по качеству № 5 от 30 октября 2026 г.

Пунктом 4.3 договора поставки предусмотрено право покупателя вернуть некачественный товар и потребовать возврата уплаченной суммы. Товар принят на ответственное хранение и находится на складе по адресу: 630099, Новосибирск, ул. Ленина, д. 15.

Прошу в течение 10 календарных дней с даты получения рекламации принять возврат 46 упаковок бумаги на сумму 13 340 рублей, вернуть уплаченную за них сумму на расчётный счёт ООО «Ромашка» и вывезти товар со склада своими силами.

Приложение: акт о приёмке товара по качеству № 5 от 30 октября 2026 г. на 2 л. в 1 экз.; фотографии повреждённых упаковок на 6 л. в 1 экз.; копия УПД № 318 от 29 октября 2026 г. на 1 л. в 1 экз.

Директор

Директор ООО «Ромашка»

____________ / А. В. Смирнов /

Когда нужна рекламация на возврат товара

Рекламация нужна, когда поставщик привёз товар с недостатками: брак, недостача, повреждения при перевозке, несоответствие образцу или спецификации. Это письменное требование покупателя, и без него спор с поставщиком превращается в переписку, где каждая сторона помнит своё.

Документ составляют и тогда, когда недостатки нашли не сразу, а в процессе использования или продажи: по договору поставки покупатель проверяет товар в срок, который в нём записан, а если срока нет — в разумный срок после приёмки. Пропущенный срок проверки не лишает права предъявить требования по скрытым недостаткам, которые нельзя было заметить при обычной приёмке (ст. 483 ГК РФ).

Что указать в рекламации

Реквизиты сторон: наименования, адреса, ИНН — чтобы документ было кому предъявить.
Основание поставки: договор, номер и дата накладной или универсального передаточного документа.
Что именно поставлено: наименование, количество, цена, сумма.
Какие недостатки обнаружены и в каком количестве товара — с отсылкой к акту приёмки.
Ссылку на пункт договора или на статью закона, по которой заявляется требование.
Конкретное требование: замена, допоставка, возврат денег, уценка — с суммой и сроком.
Приложения: акт, фотографии, копии документов на поставку.
Подпись руководителя и дату.

Как составить рекламацию по шагам

Зафиксируйте недостатки. До того как писать рекламацию, составьте акт о приёмке по качеству или по количеству. В акте — состав комиссии, что и в каком количестве проверяли, что нашли. Если поставщик при приёмке был или его приглашали — отметьте это. Фотографии и видео повреждений приложите к акту.
Сверьтесь с договором. Посмотрите раздел о приёмке и о претензиях: каков срок на предъявление требований, в какой форме направлять рекламацию, какие документы приложить. Договор может уточнять порядок — тогда действуйте по нему.
Сформулируйте требование. Выберите одно требование и назовите его прямо: заменить партию, вернуть деньги за бракованную часть, допоставить недостающее, уменьшить цену. Требование о возврате денег за некачественный товар опирается на ст. 475 и п. 2 ст. 520 ГК РФ: при существенном нарушении требований к качеству покупатель вправе отказаться от договора и потребовать возврата уплаченной суммы; при поставке учитывают также право поставщика без промедления заменить товар после уведомления.
Назовите срок ответа. Укажите, к какому сроку ждёте ответ и когда готовы вернуть товар. Срок ответа договор часто задаёт сам; если нет — назовите разумный срок, например 10 календарных дней с даты получения.
Отправьте с подтверждением. Отправьте рекламацию так, чтобы осталось доказательство вручения: заказным письмом с описью вложения и уведомлением, курьером под подпись или через систему электронного документооборота, если она согласована в договоре. Копию и квитанцию храните.

Заявление на возврат товара поставщику от юр лица

Отдельного бланка «заявление на возврат» в законе нет: юрлицо оформляет возврат той же рекламацией или претензией. Разница только в названии — если в компании принято называть документ заявлением, поставьте это слово в заголовке, а содержание оставьте тем же: основание поставки, недостатки, требование, срок, приложения.

Заявление от юрлица подписывает руководитель или сотрудник с доверенностью. Печать не обязательна: по общему правилу её наличие не влияет на силу документа, если в договоре не сказано иначе.

Частые ошибки

Нет акта приёмки: рекламация ссылается на недостатки, но не подтверждает их документом, составленным при получении товара.
Требование размыто: «примите меры» вместо «верните 13 340 рублей за 46 упаковок».
Рекламацию отправили без доказательства вручения — поставщик говорит, что ничего не получал.
Сроки: требование заявлено после срока, установленного договором, а скрытый характер недостатков не доказан.
В рекламации несколько разных требований сразу — поставщик отвечает на удобное ему, и спор затягивается.

Частые вопросы

Обязателен ли акт о приёмке, чтобы вернуть товар поставщику?

Акт — главное доказательство недостатков. Без него поставщик вправе сказать, что товар испорчен уже у покупателя. Акт составляют при приёмке с участием комиссии, а если поставщика приглашали — с отметкой о его присутствии или отказе.

В какой срок можно предъявить рекламацию?

Срок устанавливает договор. Если в нём срока нет, покупатель проверяет товар в разумный срок после приёмки и сообщает поставщику о недостатках (ст. 483 ГК РФ). По скрытым недостаткам, которые нельзя было обнаружить при обычной приёмке, требование заявляют в пределах гарантийного срока, а если гарантии нет — в пределах двух лет со дня передачи товара (ст. 477 ГК РФ).

Можно ли вернуть товар, если он просто не подошёл по ассортименту?

Если товар качественный, но не тот, что заказывали, — это не брак, а неисполнение обязательства по ассортименту. Покупатель вправе отказаться от такого товара и потребовать возврата денег (ст. 468 ГК РФ). Рекламация в этом случае строится так же, только вместо недостатков качества описывают несоответствие заказу или спецификации.

Что делать, если поставщик не ответил на рекламацию?

Соберите доказательства: рекламацию, квитанцию об отправке, уведомление о вручении, акт и фотографии. Дальше спор решается в арбитражном суде — с требованием о возврате суммы и убытков. До суда можно направить повторную претензию с расчётом процентов по ст. 395 ГК РФ.

Нужно ли возвращать товар до получения денег?

Порядок задаёт договор или требование покупателя. Если договором не установлено иное, товар возвращают одновременно с деньгами или после их получения — иначе покупатель остаётся и без товара, и без оплаты. В рекламации прямо пишите, на чьих плечах вывоз и в какой момент передаётся товар.

Рекламации, акты и претензии съедают время руководителя

Чтобы возвраты и претензии шли по шаблону

Каждая рекламация — это акт, сверка с договором, расчёт суммы и переписка с поставщиком. На потоке такие бумаги теряются, а сроки проходят.

Я настраиваю ИИ-агентов, которые собирают рекламации и претензии по шаблону, подставляют данные из накладных и договора и приносят руководителю готовый документ на подпись.

Читать об услуге «ИИ-агенты под задачу компании»