Приказ об уничтожении документов с истекшим сроком хранения: образец

Приказ об уничтожении документов запускает процедуру: создаёт комиссию, поручает ей отобрать документы с истекшим сроком хранения и уничтожить их по акту. Ниже — бланк в Word и заполненный образец.

Бланк в WordWord, 11 КБ Образец в WordWord, 11 КБ Образец в PDFPDF, 64 КБ

Проверка актуальности

Проверьте документ перед подписанием

Законы меняются быстрее, чем бланки в интернете: образцы составляют в разное время, и обновить их все не успевает никто. Чтобы документ работал на вас сегодня, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сам возьмёт этот образец, сверит его с действующей редакцией законов и пришлёт, что поправить.

Образец заполнения

ООО «Ромашка»

ПРИКАЗ № 17

г. Москва

Приказ

Об уничтожении документов с истекшим сроком хранения

«12» октября 2026 г.

В целях уничтожения документов, не подлежащих хранению, руководствуясь положением о делопроизводстве от 10.01.2024 № 3,

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Создать комиссию для уничтожения документов с истекшим сроком хранения в 2026 году в следующем составе: председатель комиссии — заместитель директора А. С. Смирнов; члены комиссии — главный бухгалтер Е. В. Орлова, начальник отдела кадров М. И. Ковалёва, секретарь Л. П. Зайцева.

2. В срок до 30 октября 2026 года провести экспертизу ценности документов, законченных делопроизводством, и выделить к уничтожению документы, срок хранения которых по состоянию на 30 октября 2026 года истёк.

2.1. В срок до 10 ноября 2026 года председателю комиссии представить на утверждение акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению.

2.2. В срок до 20 ноября 2026 года уничтожить документы согласно акту о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению.

3. Контроль за исполнением приказа оставляю за собой.

Руководитель

Генеральный директор

____________ / И. И. Иванов /

С приказом ознакомлены

А. С. Смирнов, Е. В. Орлова, М. И. Ковалёва, Л. П. Зайцева

____________ / /

Зачем нужен приказ об уничтожении документов

Документы нельзя уничтожить просто потому, что они занимают место в шкафу. Сначала проверяют, истёк ли срок хранения по номенклатуре дел и перечню типовых архивных документов, утверждённому приказом Росархива от 20.12.2019 № 236. Приказ закрепляет решение: кто входит в комиссию, какие документы она проверяет, к какому сроку готовит акт и когда их уничтожают.

Без приказа и акта уничтожение выглядит как самоуправство: при проверке Роструда, ФНС или при споре в суде компания не докажет, что уничтожила документы законно. Приказ и акт — подтверждение, что срок хранения истёк и что документы отобрали по правилам.

Что указать в приказе

Наименование организации и реквизиты приказа: номер, дата, место издания.
Основание: положение о делопроизводстве, инструкция по архивному делу или номенклатура дел.
Состав комиссии: председатель и члены с должностями и фамилиями.
Поручение провести экспертизу ценности документов и выделить те, у которых срок хранения истёк.
Срок представить акт о выделении к уничтожению на утверждение.
Срок уничтожить документы после утверждения акта.
Кто контролирует исполнение приказа.
Подпись руководителя и отметки об ознакомлении членов комиссии.

Как оформить приказ и уничтожить документы

Проверьте сроки хранения. Сверьте документы с номенклатурой дел и перечнем Росархива от 20.12.2019 № 236: у каждого дела свой срок — от нескольких месяцев до 75 лет.
Издайте приказ о комиссии. В приказе создайте комиссию и поручите ей экспертизу ценности. В небольших компаниях комиссию создают разово под конкретную партию документов.
Проведите экспертизу. Комиссия смотрит каждое дело и решает, что хранить дальше, а что можно выделить к уничтожению. Документы с неистёкшим сроком хранения уничтожать нельзя; документы по личному составу проверяют с учётом установленных для них сроков.
Оформите акт. На выделенные к уничтожению документы комиссия составляет акт: заголовки дел, крайние даты, количество листов, срок хранения. Акт утверждает руководитель.
Уничтожьте и зафиксируйте. После утверждения акта документы уничтожают: сжигают, шредеруют или сдают на переработку. В акте или отдельном протоколе отмечают способ и дату уничтожения.

Частые ошибки

Уничтожают раньше, чем утверждён акт: приказ и акт подписывают до того, как документы пропали.
В комиссии один человек: экспертная комиссия — это минимум председатель и члены, иначе решение некому подтвердить.
Путают приказ об уничтожении с актом: приказ запускает процедуру, акт фиксирует результат экспертизы.
Уничтожают документы по личному составу по общему сроку: у приказов о приёме и увольнении, личных карточек и трудовых договоров свои сроки, обычно длинные.
Не хранят акт: акт о выделении к уничтожению и приказ хранят в деле постоянно или по перечню — они доказывают законность уничтожения.

Частые вопросы

Кто подписывает приказ об уничтожении документов?

Руководитель организации или лицо, которому он передал это право приказом или доверенностью. Члены комиссии знакомятся с приказом под подпись.

Нужен ли отдельный приказ о создании комиссии?

Можно оформить одним приказом: в нём одновременно создают комиссию и поручают ей провести экспертизу и уничтожение. Отдельный приказ о комиссии нужен, если комиссия работает постоянно, например экспертная комиссия по всему архиву.

Когда документы можно уничтожить?

После того как истёк срок хранения по номенклатуре дел и перечню Росархива, комиссия провела экспертизу, а руководитель утвердил акт о выделении к уничтожению. До утверждения акта документы остаются в деле.

Чем приказ об уничтожении отличается от акта?

Приказ — распорядительный документ: он создаёт комиссию и задаёт сроки. Акт — документ комиссии: в нём перечислены конкретные дела и листы, которые выделены к уничтожению. Акт утверждает руководитель.

Сколько хранить приказ и акт об уничтожении?

Срок зависит от содержания и от перечня Росархива от 20.12.2019 № 236: акты о выделении к уничтожению обычно хранят постоянно или длительно, приказы по основной деятельности — по номенклатуре дел компании. Точный срок компания закрепляет в своей номенклатуре.

Можно ли уничтожить документы без комиссии?

Нет, если документы относятся к архиву организации. Решение об уничтожении принимает экспертная комиссия, а оформляют его акт и приказ. Без них нечем подтвердить, что срок хранения истёк.

Когда бумаги копятся быстрее, чем до них доходят руки

Чтобы приказы и акты собирались сами

Приказы, акты и описи дел отнимают время у руководителя и секретаря: каждый документ надо составить по шаблону, проверить сроки и собрать подписи.

Я настраиваю ИИ-агентов, которые готовят такие документы по шаблону, сверяют сроки хранения по номенклатуре дел и приносят руководителю готовый пакет на подпись.

Читать об услуге «ИИ-агенты под задачу компании»