Обложка дела образец оформления для архива

Обложка дела — карточка на папке, по которой архив находит документы через годы. Ниже — образец оформления и бланк: что нанести на обложку при заведении дела, что дописать при сдаче в архив и какие реквизиты у дела постоянного хранения отличаются от временного.

Бланк в WordWord, 11 КБ Образец в WordWord, 11 КБ Образец в PDFPDF, 61 КБ

Проверка актуальности

Проверьте документ перед подписанием

Законы меняются быстрее, чем бланки в интернете: образцы составляют в разное время, и обновить их все не успевает никто. Чтобы документ работал на вас сегодня, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сам возьмёт этот образец, сверит его с действующей редакцией законов и пришлёт, что поправить.

Образец заполнения

Наименование архива: Архив ООО «Ромашка»

Наименование организации и структурного подразделения: ООО «Ромашка», отдел продаж

Обложка дела

Форма для дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения

Ф. № 2, Оп. № 1, Д. № 14

ДЕЛО № 14 ТОМ 1

Заголовок дела: Протоколы совещаний отдела продаж

Дата: 2024–2026

На 48 листах

Хранить 5 лет, до 2031 г.

Начато «12» января 2024 г. Окончено «30» декабря 2026 г.

Сдано в архив 15 марта 2027 г. Архивный шифр: Ф. 2, Оп. 1, Д. 14

Ответственный за делопроизводство

Секретарь

____________ / И. И. Иванова /

Зачем обложке дела образец и что на ней пишут

Обложка дела — учётная карточка папки: по ней архив ищет документы, когда дело уже закрыто и лежит на полке. На обложку выносят наименование архива и организации, номер фонда, описи и дела, заголовок, крайние даты, число листов и срок хранения.

Единой формы для всех нет: правила задаёт Инструкция по делопроизводству в государственных органах (приложение 18 к ней — форма обложки дела постоянного и временного хранения свыше 10 лет), а для судебных дел своя форма № 16. Компания может взять эти образцы за основу и закрепить свою форму в инструкции по делопроизводству.

Какие реквизиты нанести на обложку дела

Наименование архива, который будет хранить дело, — полностью, сокращение в скобках.
Наименование организации и структурного подразделения, где дело завели.
Номер фонда, описи и дела — Ф. №, Оп. №, Д. №; у тома — номер тома.
Заголовок дела одной строкой: что за документы внутри.
Крайние даты: год или даты начала и окончания документов в деле.
Число листов по внутренней описи или листу-заверителю.
Срок хранения и до какого года хранить.
Отметка «Сдано в архив», архивный шифр и подпись ответственного.

Как оформить обложку дела для архива

Заведите обложку при открытии дела. Нанесите наименование организации и подразделения, номер дела, заголовок и год. Поля Ф. №, Оп. №, Д. № и архивный шифр пока оставьте пустыми: их заполнит архив.
Пишите заголовок так, как в номенклатуре дел. Заголовок на обложке должен совпадать с номенклатурой и описью, иначе архив не сверит дело с учётным документом.
Допишите даты и число листов при закрытии. Когда дело закончено, поставьте дату начала и окончания, пересчитайте листы и впишите их число.
Сверьте срок хранения. Срок берите из номенклатуры дел и перечня типовых архивных документов; на обложке пишут и число лет, и год, до которого хранить.
Передайте в архив и получите шифр. Архив ставит отметку о приёме, заполняет Ф. №, Оп. №, Д. № и архивный шифр, а на обложке постоянного хранения — ещё и штамп.

Чем отличаются обложки постоянного и временного хранения

У дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения обложка одна по форме: наименование архива, организации и подразделения, номера фонда, описи и дела, заголовок, дата, число листов, срок хранения. Разница в том, кто и когда заполняет поля.

У дел постоянного хранения архив ставит на обложку штамп, куда вписывает номер фонда, описи и дела, — так дело получает архивный шифр. У дел временного хранения такие поля заполняют по описи, а после истечения срока дело уничтожают по акту.

Если дело не сдаётся в государственный архив, а хранится в компании, обложку оформляют по своей инструкции: поля архива остаются пустыми, пока дело лежит у делопроизводителя.

Обложка личного дела

У личного дела своя обложка: код государственного архива, наименование архивного учреждения, номер дела по журналу регистрации пользователей, фамилия, имя и отчество, год заведения и окончания дела, число листов и срок хранения.

Заголовком личного дела служит фамилия, имя и отчество, а не название отдела. Номер дела берут из журнала регистрации, чтобы архив мог найти запись о пользователе.

Частые вопросы

Можно ли скачать образец обложки дела и заполнить его в Word?

Да. Форму из инструкции по делопроизводству или приложения к правилам архива набирают в Word и заполняют от руки или печатают. Скачать готовый бланк можно на странице услуги или взять форму из нормативного акта, которым руководствуется ваша организация.

Какого размера обложка дела?

По образцу оформления реквизитов обложки дела — формат C4, 230 × 320 мм. Такой размер закрывает стандартную папку с документами и оставляет место для штампа архива.

Кто заполняет архивный шифр на обложке?

Архив. При приёме дела он ставит отметку «Сдано в архив» и вписывает номер фонда, описи и дела, а у дел постоянного хранения — ещё и штамп. Делопроизводитель эти поля не трогает.

Что писать в поле «Хранить»?

Срок хранения в годах и год, до которого хранить, — например, «5 лет, до 2031 г.». Срок берут из номенклатуры дел и перечня типовых архивных документов, утверждённого приказом Росархива от 20.12.2019 № 236.

Нужна ли обложка делу, которое хранится в компании меньше 10 лет?

Да, папку подписывают и в текущем делопроизводстве: так дело находят до передачи в архив. Форму компания определяет сама, а обязательные поля появляются, когда дело сдают в архив или когда срок хранения превышает 10 лет.

Чем обложка дела отличается от описи?

Обложка — карточка на самой папке: номер, заголовок, даты, листы. Опись — учётный документ на группу дел, по которому архив принимает их на хранение. Обложка без описи в архив не уйдёт, а опись без обложки не найти на полке.

Когда папки с делами ищут дольше, чем читают

Чтобы архивные дела собирались по шаблону

Обложки, описи и акты на списание отнимают дни: каждую папку надо подписать, сверить с номенклатурой и передать в архив.

Я настраиваю ИИ-агентов, которые готовят такие документы по шаблону, сверяют номера и сроки с номенклатурой и приносят ответственному готовый комплект на подпись.

Читать об услуге «ИИ-агенты под задачу компании»