Акт о недостаче товара при приемке: образец и бланк

Если при приёмке товара не хватает коробок, паллет или штук, недостачу фиксируют актом. Ниже — образец заполнения и бланк, а также порядок действий: кого позвать, что написать в акте и какие сроки соблюсти, чтобы поставщик не смог оспорить недостачу.

Бланк в WordWord, 11 КБ Образец в WordWord, 11 КБ Образец в PDFPDF, 67 КБ

Проверка актуальности

Проверьте документ перед подписанием

Законы меняются быстрее, чем бланки в интернете: образцы составляют в разное время, и обновить их все не успевает никто. Чтобы документ работал на вас сегодня, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сам возьмёт этот образец, сверит его с действующей редакцией законов и пришлёт, что поправить.

Образец заполнения

ООО «Ромашка»

г. Москва, ул. Складская, д. 5

Место приёмки: склад ООО «Ромашка», г. Москва, ул. Складская, д. 5

Акт о недостаче товара при приёмке

по договору поставки № 17/2026 от 12 октября 2026 г.

16 ноября 2026 г. № 4

По товарной накладной № 345 от 15 ноября 2026 г. поставщик ООО «Поставка» доставил товар: ноутбуки Lenovo ThinkPad E16 в количестве 20 шт. по цене 85 000 руб. за штуку. При приёмке обнаружена недостача: фактически поступило 18 шт., не хватает 2 шт. на сумму 170 000 руб.

Недостача выявлена при пересчёте коробок и сверке с упаковочным листом. Коробки без повреждений, пломбы целы. Представитель поставщика для участия в приёмке не явился, несмотря на уведомление по телефону 15 ноября 2026 г. в 17:00.

Комиссия в составе: главного инженера Петрова П. П. (председатель), кладовщика Сидоровой А. И., бухгалтера Кузнецовой Е. В. составила настоящий акт о том, что недостача составляет 2 шт. ноутбуков на общую сумму 170 000 руб.

Поставщику направлена претензия с требованием допоставить товар в течение 10 календарных дней или вернуть уплаченную сумму. Приложение: копия накладной, упаковочный лист, фотофиксация, уведомление о вызове представителя.

Председатель комиссии

Главный инженер

____________ / П. П. Петров /

Члены комиссии

Кладовщик

____________ / А. И. Сидорова /

Бухгалтер

____________ / Е. В. Кузнецова /

Когда составляют акт о недостаче

Акт о недостаче товара при приёмке составляют, когда фактически поступило меньше, чем указано в товарной накладной, упаковочном листе или договоре. Это может быть недовоз целых коробок, недостача внутри коробки или расхождение по весу.

Акт нужен, чтобы зафиксировать недостачу до того, как товар оприходован. Без него поставщик может заявить, что товар утрачен уже у покупателя. Зафиксируйте недостачу при приёмке и соблюдайте порядок и сроки, установленные договором и применимыми правилами. Если акт служит первичным учётным документом, составьте его при совершении факта хозяйственной жизни, а если это невозможно — непосредственно после его окончания.

Форма акта зависит от того, кто принимает товар. Государственные и муниципальные учреждения применяют форму 0510452 для приёмки по договорам, сведения о которых не размещаются в реестре контрактов ЕИС, а также в иных случаях, предусмотренных методическими указаниями. Коммерческие организации могут применять унифицированную форму ТОРГ-2 (утв. постановлением Госкомстата от 25.12.1998 № 132) или разработать свою с обязательными реквизитами по закону о бухгалтерском учёте.

Что указать в акте о недостаче

Дату и место составления акта.
Номер и дату договора поставки, товарной накладной, упаковочного листа.
Наименование поставщика и покупателя.
Перечень товара по документам и фактически поступившего, с указанием количества и цены.
Размер недостачи в натуральном и денежном выражении.
Обстоятельства: целостность упаковки, пломб, состояние транспорта.
Сведения о вызове представителя поставщика (дата, время, способ уведомления).
Подписи членов комиссии и представителя поставщика, если он присутствовал.

Как оформить недостачу при приёмке

Остановите приёмку и вызовите поставщика. Если договором или законом предусмотрен вызов представителя, направьте уведомление (телеграмму, письмо, телефонограмму) до начала приёмки. Если представитель не явился, сделайте отметку в акте.
Создайте комиссию. В комиссию включают не менее трёх человек: представителей покупателя, а при участии перевозчика — и его. Состав комиссии утверждают приказом или распоряжением руководителя.
Пересчитайте и сверьте с документами. Вскройте упаковку, пересчитайте товар, сверьте с накладной и упаковочным листом. Зафиксируйте недостачу по каждой позиции.
Составьте акт. Заполните все обязательные реквизиты. Если используете свою форму, включите данные из списка выше. Подпишите акт членами комиссии и представителем поставщика, если он есть.
Направьте претензию. На основании акта предъявите поставщику претензию с требованием допоставить товар, вернуть деньги или зачесть сумму в счёт оплаты. Срок ответа — по договору или закону.

Скачать бланк и простую форму акта о недостаче

Готовый бланк акта о недостаче товара при приёмке можно скачать бесплатно. Если не хотите возиться с унифицированной формой, используйте простую форму: достаточно перечисленных выше реквизитов и подписей комиссии. Скачать образец акта недостачи при приёмке товара можно в виде документа Word или PDF — выберите удобный формат.

Для недопоставки товара по договору поставки подойдёт тот же бланк: в нём указывают, что именно и в каком количестве недопоставлено, и ссылаются на договор. Если поставщик недопоставил товар, акт о недопоставке товара образец можно взять здесь же, заменив название документа и добавив пункт о требовании допоставки.

Частые ошибки

Акт составлен после оприходования товара — поставщик может заявить, что недостача возникла на складе покупателя.
В акте нет ссылки на договор и накладную — документ теряет доказательную силу.
Не вызван представитель поставщика, хотя договор это предусматривает.
Не указана сумма недостачи — невозможно рассчитать претензию.
Акт подписан только одним сотрудником, а не комиссией.
Не приложены фото, упаковочный лист или другие подтверждения.

Частые вопросы

Можно ли составить акт о недостаче в одностороннем порядке?

Да, если представитель поставщика не явился или его участие не предусмотрено договором. В акте сделайте отметку о том, что представитель уведомлён, но не прибыл. Такой акт будет доказательством в суде, если составлен в день приёмки и подписан комиссией.

Какой формы придерживаться коммерческой организации?

Можно использовать форму ТОРГ-2 или разработать свою. Первичный документ должен содержать обязательные реквизиты по ст. 9 Закона № 402-ФЗ, в том числе величину натурального и (или) денежного измерения с единицами измерения, должности и подписи ответственных лиц с их фамилиями и инициалами либо иными идентифицирующими реквизитами.

Нужно ли вызывать представителя поставщика?

Если это предусмотрено договором или законом (например, для перевозки автотранспортом — ст. 38 Устава автомобильного транспорта), вызвать нужно. Если не предусмотрено, вызов не обязателен, но отметка об уведомлении усилит позицию.

В какой срок нужно составить акт?

Зафиксируйте недостачу при приёмке, соблюдая сроки и порядок из договора и применимых правил. Первичный учётный документ составляют при совершении факта хозяйственной жизни, а если это невозможно — непосредственно после его окончания.

Можно ли взыскать недостачу, если акт не подписан поставщиком?

Да, если акт составлен комиссией покупателя с соблюдением порядка вызова поставщика и содержит все необходимые сведения. Суд оценивает акт вместе с другими доказательствами: накладными, фото, перепиской.

Когда приёмка превращается в рутину

Автоматизировать приёмку и сверку документов

Каждая поставка требует пересчёта, сверки с накладной и оформления акта при расхождениях. Если позиций много, на это уходят часы, а ошибки оборачиваются недостачами и спорами.

Я настраиваю ИИ-агентов, которые сверяют фактические данные с документами, формируют акты по шаблону и передают их на подпись. Агент подключается к вашей учётной системе и работает по вашим правилам.

Читать об услуге «ИИ-агенты под задачу компании»