Дефектный акт: образец скачать в Word

Дефектный акт — документ, которым комиссия фиксирует неисправность оборудования или недостатки в работах и решает, что с объектом делать: ремонтировать, списывать или принимать работу с замечаниями. Ниже — бланк в Word и заполненный образец на поломку станка.

Бланк в WordWord, 11 КБ Образец в WordWord, 11 КБ Образец в PDFPDF, 61 КБ

Проверка актуальности

Проверьте документ перед подписанием

Законы меняются быстрее, чем бланки в интернете: образцы составляют в разное время, и обновить их все не успевает никто. Чтобы документ работал на вас сегодня, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сам возьмёт этот образец, сверит его с действующей редакцией законов и пришлёт, что поправить.

Образец заполнения

ООО «Мастерская»

Утверждаю: главный инженер С. А. Кузнецов

«12» ноября 2026 г.

Дефектный акт

о неисправности токарного станка

12 ноября 2026 г. № 7

Комиссия в составе: председатель — главный инженер С. А. Кузнецов, члены комиссии — механик А. В. Лапин, бухгалтер Т. И. Смирнова, составила настоящий акт в том, что при осмотре токарного станка 16К20, инвентарный номер 0043, установленного в цехе № 1, выявлены дефекты.

При включении шпиндель вращается с рывками, при нагрузке появляется стук в передней бабке, на поверхности обрабатываемых деталей — следы биения до 0,05 мм. Станок введён в эксплуатацию в 2019 году, последний ремонт — в марте 2025 года.

Причина дефекта — износ подшипников шпинделя. Для восстановления работоспособности нужен капитальный ремонт: замена подшипников и регулировка шпиндельного узла. До окончания ремонта станок из работы выводится.

Председатель комиссии

Главный инженер

____________ / С. А. Кузнецов /

Члены комиссии

Механик

____________ / А. В. Лапин /

Что такое дефектный акт

Дефектный акт — первичный документ, которым комиссия организации фиксирует неисправность оборудования, износ основного средства или недостатки в выполненных работах. Без него трудно обосновать расходы на ремонт и списать имущество, которое дальше использовать нельзя.

Унифицированной формы, обязательной для всех, нет. Для основных средств есть форма № ОС-16 — акт о выявленных дефектах оборудования; её удобно взять за основу, а компания вправе утвердить свою форму в учётной политике. Главное — чтобы из акта было видно, что именно сломано, кто это установил и какое решение принято.

Когда составляют дефектный акт

Оборудование сломалось или работает с перебоями и его нужно вывести в ремонт.
Основное средство изношено настолько, что ремонт невозможен или невыгоден, и его готовят к списанию.
Подрядчик сдал работы с недостатками, и заказчик фиксирует их до подписания акта приёмки.
Получен брак или повреждённый товар от поставщика и нужны доказательства для претензии.
Страховой случай: нужно описать повреждения имущества для страховой компании.

Как составить дефектный акт

Соберите комиссию. Включите тех, кто разбирается в объекте, и тех, кто отвечает за учёт: главного инженера или механика, бухгалтера, руководителя подразделения. Комиссию назначают приказом руководителя.
Осмотрите объект. Комиссия осматривает оборудование или место работ и описывает, что видит: где дефект, как он проявляется, какие детали изношены.
Запишите причину и решение. Укажите причину неисправности: износ, поломка, нарушение правил эксплуатации, брак подрядчика. Затем — что делать: ремонт, замена узла, списание, устранение недостатков за счёт подрядчика.
Подпишите акт. Акт подписывают все члены комиссии, председатель утверждает его у руководителя. Если кто-то не согласен с выводами, он пишет особое мнение под подписью.
Передайте в бухгалтерию. Акт служит основанием для списания затрат на ремонт, для подготовки документов на списание основного средства или для претензии подрядчику.

Что указать в дефектном акте

Наименование организации и название документа с заголовком: о неисправности чего составлен акт.
Дату и номер акта, место составления.
Состав комиссии: должности, фамилии и инициалы председателя и членов.
Данные объекта: наименование, марка, инвентарный номер, год выпуска и ввода в эксплуатацию, место установки.
Описание дефектов: что именно не работает, где находится, как проявляется, при каких условиях.
Причину дефекта по заключению комиссии.
Решение: ремонт с перечнем работ, замена деталей, списание или устранение недостатков подрядчиком.
Подписи членов комиссии, утверждение руководителем.

Чем дефектный акт отличается от ведомости дефектов

Ведомость дефектов — более подробный документ для ремонта и строительства: в ней перечисляют каждую неисправность, объём работ и материалы по позициям, часто с расценками. Она нужна, когда ремонт сложный и его планируют по смете.

Дефектный акт короче: он фиксирует сам факт неисправности и решение комиссии. На его основании заводят заказ на ремонт, а если ремонт крупный, к акту прикладывают ведомость дефектов и смету. В строительстве дефектный акт нередко составляют при выявлении недостатков в работах подрядчика до подписания акта приёмки.

Частые вопросы

Обязательно ли использовать форму № ОС-16?

Нет. Форма № ОС-16 утверждена для основных средств, но с 2013 года унифицированные формы не обязательны. Компания может применять её как есть или утвердить свою форму в учётной политике. Своя форма должна содержать обязательные реквизиты первичного документа по ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ.

Кто подписывает дефектный акт?

Все члены комиссии и её председатель. Акт утверждает руководитель организации или уполномоченное лицо. Если в комиссии есть работник, отвечающий за оборудование, его подпись обязательна.

Нужна ли печать на дефектном акте?

Нет, это внутренний документ. Печать ставят, только если компания использует её по своим правилам или если акт направляют внешнему адресату — подрядчику, поставщику, страховой компании.

Можно ли составить дефектный акт без комиссии?

Можно, если речь о мелкой неисправности и руководитель поручил осмотр одному специалисту. Но для списания основного средства и для спора с подрядчиком надёжнее комиссия: несколько подписей подтверждают, что дефект осмотрели и оценили.

Чем дефектный акт отличается от акта приёмки?

Акт приёмки подтверждает, что работы выполнены и результат принят. Дефектный акт, наоборот, фиксирует недостатки — либо до приёмки, чтобы подрядчик их устранил, либо вместо приёмки, когда результат не принят.

Сколько хранить дефектный акт?

Срок зависит от назначения документа: акты о списании основных средств и документы по ремонту хранят по перечню типовых архивных документов, утверждённому приказом Росархива от 20.12.2019 № 236. Компания закрепляет сроки в номенклатуре дел.

Пока акт идёт по инстанциям, станок стоит

Чтобы документы по поломкам собирались без переписки

Дефектный акт запускает цепочку: заявка на ремонт, согласование сметы, заказ запчастей, списание затрат. Пока бумаги ходят между цехом, бухгалтерией и снабжением, оборудование простаивает.

Я настраиваю ИИ-агентов, которые по описанию поломки собирают акт по шаблону, подтягивают данные объекта из учётной системы и передают документ на подпись — без ручной переписки.

Читать об услуге «ИИ-агенты под задачу компании»