Книга по УСН: книга учёта доходов и расходов

Книга учёта доходов и расходов — единственный регистр, в котором ИП и организации на УСН показывают свои доходы и расходы. Ведут её весь год, а по итогам распечатывают и заверяют. Ниже — что в какой раздел писать, как поступить с НДС и как исправить ошибку, не переделывая книгу заново.

Бланк в WordWord, 11 КБ Образец в WordWord, 11 КБ Образец в PDFPDF, 63 КБ

Проверка актуальности

Проверьте документ перед подписанием

Законы меняются быстрее, чем бланки в интернете: образцы составляют в разное время, и обновить их все не успевает никто. Чтобы документ работал на вас сегодня, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сам возьмёт этот образец, сверит его с действующей редакцией законов и пришлёт, что поправить.

Образец заполнения

ИП Смирнов Андрей Петрович

ИНН 770123456789

УСН, объект «доходы минус расходы»

Москва

Книга учёта доходов и расходов

за 2026 год

01.01.2026 – 31.12.2026

Раздел I. Доходы и расходы. В графах 4 и 5 записываю каждую операцию по первичному документу: дату и номер, содержание, сумму. Доход провожу по оплате, расход — тоже по оплате и по правилам статьи 346.17 НК РФ.

Раздел II. Расходы на основные средства и нематериальные активы. Стоимость купленного оборудования списываю в расходы равными долями по кварталам до конца года, в котором оплатил и ввёл объект в работу.

Раздел IV. Торговый сбор. Торговый сбор учитываю в расходах при расчёте налога по объекту «доходы минус расходы».

Раздел I заполняю нарастающим итогом с начала года. Книгу распечатываю по окончании года, сшиваю, указываю число листов и заверяю подписью.

Индивидуальный предприниматель

Индивидуальный предприниматель

____________ / А. П. Смирнов /

Что такое книга учёта доходов и расходов

Книга учёта доходов и расходов (КУДиР) — регистр налогового учёта при УСН. В ней по порядку записывают все операции, которые влияют на налог: поступления, оплаченные расходы, стоимость купленного оборудования, уплаченный торговый сбор.

Форму и порядок заполнения книги утверждает ФНС. Действует форма из приложения № 2 к приказу ФНС от 07.11.2023 № ЕА-7-3/816@; она заменила прежнюю форму, которую применяли до 2024 года. Книгу по УСН за 2023 год ведут по той форме, которая действовала в том году, — приказ Минфина от 22.10.2012 № 135н.

Какие разделы заполнять

Раздел I «Доходы и расходы» — основной: сюда пишут каждую операцию нарастающим итогом с начала года. При объекте «доходы» заполняют только графу доходов, графу расходов оставляют пустой.
Раздел II «Расходы на приобретение основных средств и нематериальных активов» — заполняют при объекте «доходы минус расходы», когда стоимость оборудования или программы списывают в расходы по частям.
Раздел III «Расчёт суммы убытка» — заполняют, если по итогам года получен убыток и его переносят на следующие годы.
Раздел IV «Торговый сбор» заполняют плательщики с объектом «доходы», которые уменьшают налог по соответствующему виду деятельности на уплаченный торговый сбор.
Справку к разделу I заполняют при объекте «доходы минус расходы»: в ней рассчитывают налоговую базу или убыток за год.

Книга при объекте «доходы»

При объекте «доходы» расходы в книге не отражают: налог считают от суммы поступлений. В разделе I заполняют графы с датой и номером документа, содержанием операции и суммой дохода, а графу расходов оставляют пустой.

Страховые взносы и больничные, на которые уменьшают налог при объекте «доходы», учитывают для расчёта налога отдельно: специального раздела для них в действующей книге нет. На их сумму уменьшают исчисленный налог: ИП без работников — без ограничения, при выплатах физлицам — не больше половины налога. Взносы ИП за себя учитывают по суммам, подлежащим уплате в этом году, — до перечисления, за работников — после уплаты.

Книга при объекте «доходы минус расходы»

Здесь в разделе I заполняют обе графы: доходы и расходы. Доход записывают в день, когда деньги поступили на счёт или в кассу, расход — тоже после оплаты. Товары для перепродажи списывают в расходы по мере реализации, материалы — после оплаты поставщику, зарплату — в день выплаты.

С 1 января 2026 года перечень расходов на УСН открыт: подпункт 45 пункта 1 статьи 346.16 НК РФ разрешает учитывать иные расходы по правилам главы 25 НК РФ. Каждый такой расход подтверждают первичным документом и записывают в книгу в том квартале, когда он оплачен и выполнены остальные условия.

НДС в книге на УСН

С 2025 года организации и ИП на УСН — плательщики НДС. Освобождение действует, если доход за прошлый год не превысил 20 млн ₽; в 2026 году освобождение сохраняется при доходе за 2025 год до 20 млн ₽ включительно, а превышение 20 млн ₽ в течение года прекращает его с 1-го числа следующего месяца.

При освобождении от НДС выручку отражают в книге без выделения налога. Если всё же выставили покупателю счёт-фактуру с выделенным НДС, этот налог нужно перечислить в бюджет и подать декларацию. Если организация или ИП платит НДС по общим ставкам или по специальным 5 % и 7 %, выручку без налога пишут в доходах, а сам налог отдельной операцией в книгу не попадает: для НДС ведут счета-фактуры и декларацию.

Как заполнять книгу в течение года

Заведите книгу на год. Электронную форму ведут в бухгалтерской программе или таблице, бумажную — в тетради или на распечатанных листах.
Записывайте операцию в день события. Доход — в день поступления денег, расход — в день оплаты. В графах указывают номер и дату первичного документа: платёжного поручения, чека, накладной.
Соблюдайте хронологию. Записи идут по порядку, без пропусков между датами. Каждая операция — отдельная строка со своим содержанием.
Заполняйте разделы II–IV по надобности. Основные средства, убыток прошлых лет и торговый сбор попадают в книгу только тогда, когда они у вас есть.
Сведите итоги за год. По окончании года подводят итог по доходам и расходам, проверяют, что налог и авансы совпадают с расчётом.

Частые ошибки

Записывают доход по отчёту маркетплейса за вычетом комиссии: доход — это полная сумма продажи по отчёту площадки, комиссия базу не уменьшает.
Ставят расход в книгу до оплаты: при УСН расход признают только после фактической оплаты.
Забывают учесть страховые взносы при расчёте уменьшения налога по объекту «доходы».
Списывают стоимость оборудования одной суммой в квартал покупки, хотя при «доходах минус расходы» её распределяют по кварталам до конца года.
Ведут книгу в новой форме за прошлый год: за каждый год применяют ту форму, которая действовала в этом году.

Частые вопросы

Нужно ли заверять книгу в налоговой?

Нет. Книгу не регистрируют и не заверяют в инспекции. По окончании года её распечатывают, сшивают, указывают число листов, подписывает руководитель организации или ИП, а организация ещё и ставит печать, если она есть.

Можно ли вести книгу только в электронном виде?

В течение года — да, в бухгалтерской программе или таблице. По окончании года электронную книгу распечатывают и заверяют. Если книга велась на бумаге, её можно не дублировать в электронном виде.

Что будет, если книга не велась?

При проверке инспекция не увидит ваши доходы и расходы и может доначислить налог по данным банка и контрагентов. Кроме того, за отсутствие регистров налогового учёта предусмотрен штраф по статье 120 НК РФ.

Нужно ли вносить исправления в книгу?

Да, ошибку исправляют в том же порядке, что и в первичных документах: зачёркивают неверную запись, рядом пишут верную, ставят дату исправления и подпись. В электронной книге делают корректирующую запись с пояснением.

Книга нужна только для налоговой?

Не только. По книге видно, сколько заработал бизнес и куда ушли деньги, поэтому её используют и для управленческих решений, и при получении кредита в банке.

Когда книга заполняется вручную и съедает вечера

Чтобы книга собиралась сама из ваших документов

Когда продаж много, ручное заполнение книги превращается в ежедневную работу: сверить поступления, разнести оплаты, проверить, что каждая операция попала в нужный раздел.

Я настраиваю ИИ-агентов, которые разбирают ваши документы и выписки, раскладывают операции по разделам книги учёта и приносят готовый регистр к концу месяца.

Читать об услуге «ИИ-агенты под задачу компании»