Журнал исходящих документов: образец скачать

Журнал исходящих документов фиксирует, что и кому вы отправили: дату, номер, адресата, содержание и подписанта. Ниже — форма журнала учёта исходящей корреспонденции и журнала регистрации писем с графами, которые стоит заполнять, и порядком нумерации.

Бланк в WordWord, 11 КБ Образец в WordWord, 11 КБ Образец в PDFPDF, 61 КБ

Проверка актуальности

Проверьте документ перед подписанием

Законы меняются быстрее, чем бланки в интернете: образцы составляют в разное время, и обновить их все не успевает никто. Чтобы документ работал на вас сегодня, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сам возьмёт этот образец, сверит его с действующей редакцией законов и пришлёт, что поправить.

Образец заполнения

ООО «Ромашка»

Начат 11 января 2026 г.

Окончен 25 декабря 2026 г.

Всего 48 листов

Журнал учёта исходящей корреспонденции

Том 1

Срок хранения 5 лет. Хранить до 25 декабря 2031 г.

Ответственный за ведение журнала — секретарь Е. А. Смирнова. Журнал прошит, листы пронумерованы и скреплены печатью.

Графы журнала: дата отправления; регистрационный номер; адресат; краткое содержание; кто подписал документ; исполнитель; номер дела.

Ответственный за ведение

Секретарь

____________ / Е. А. Смирнова /

Зачем нужен журнал исходящих документов

Журнал исходящих документов — учётный документ, в котором регистрируют всё, что организация отправила наружу: письма, ответы на запросы, уведомления, претензии, договоры и приложения к ним. По записи видно, когда документ ушёл, кому адресован, кто подписал и в какое дело подшита копия.

Единой формы журнала закон не устанавливает. Организация закрепляет форму в инструкции по делопроизводству, а за основу берёт типовые образцы: например, приложение № 16 к Инструкции по делопроизводству учреждений и органов уголовно-исполнительной системы, утверждённой приказом ФСИН России от 10.08.2011 № 463, — там есть журнал учёта исходящих документов с полным набором граф.

Какие графы заполнять в журнале

Дата отправления — день, когда документ передан адресату, курьеру или в почтовое отделение.
Регистрационный номер — порядковый номер по журналу, при необходимости с индексом подразделения или дела.
Адресат — название организации и должность получателя, фамилия и инициалы.
Краткое содержание — вид документа и о чём он: «письмо о переносе сроков поставки», «ответ на запрос от 12.01.2026».
Кто подписал — должность и фамилия руководителя или иного подписанта.
Исполнитель — кто готовил документ и отвечает за его содержание.
Номер дела — куда подшита копия или черновик после отправки.
Примечание — способ отправки, номер почтовой квитанции, номер реестра, если документы отправляли партией.

Как вести журнал

Заведите журнал на календарный год. Прошейте листы, пронумеруйте их, укажите на титуле даты начала и окончания, число листов и срок хранения.
Присвойте номер при отправке. Регистрируйте документ в день подписания или отправки: номер идёт по порядку в течение года, с 1 января.
Заполните все графы сразу. Пока документ на столе: адресат, содержание, подписант, исполнитель, номер дела. Позже восстановить сведения труднее.
Отметьте способ отправки. Почтой — номер квитанции или описи, курьером — расписку получателя, по электронной почте — дату и адрес.
Подшейте копию в дело. Копию или черновик подшейте в дело, указанное в журнале, чтобы при проверке найти документ по номеру.

Чем журнал исходящих отличается от журнала входящих

Входящие и исходящие документы обычно регистрируют в разных журналах: у входящего первым делом фиксируют отправителя и дату получения, у исходящего — адресата и дату отправки. Если организация отвечает на входящий документ, в журнале исходящих указывают номер входящего, который исполнен, — так видно связь ответа с запросом.

В небольших компаниях допустим один журнал регистрации писем на входящие и исходящие сразу, если в нём есть графа «направление документа». Но при проверке раздельные журналы читаются быстрее: по одному видно, что пришло, по другому — что ушло.

Частые вопросы

Обязателен ли журнал исходящих документов по закону?

Общей обязанности вести журнал для всех организаций в законе нет. Но её вводят инструкция по делопроизводству компании, правила документооборота и отдельные ведомственные акты. Если журнала нет, при споре труднее доказать, что письмо или претензия действительно отправлены.

Можно ли вести журнал в электронном виде?

Можно, если в компании так принято и есть система электронного документооборота или таблица с защитой от правок. Для документов, которые могут понадобиться в суде или при проверке, надёжнее распечатывать листы и подшивать их: бумажный журнал с подписями проще предъявить.

Как нумеровать исходящие документы?

Порядковый номер идёт с начала года по журналу. Если подразделений несколько, к номеру добавляют индекс: 15/02 — пятнадцатый документ отдела № 2. Номер, присвоенный один раз, повторно не используют.

Сколько хранить журнал исходящих документов?

Срок зависит от содержания документов, которые в нём зарегистрированы, и устанавливается по перечню типовых архивных документов, утверждённому приказом Росархива от 20.12.2019 № 236. Компания закрепляет срок в номенклатуре дел и указывает его на титуле журнала.

Что делать, если в журнале обнаружили ошибку?

Запись не заклеивают и не замазывают: ошибочные сведения зачёркивают одной чертой, рядом пишут верные и заверяют подписью ответственного с датой. Исправление должно быть видно — так журнал остаётся достоверным.

Когда регистрация писем съедает время секретаря

Чтобы исходящие регистрировались сами

Регистрация каждого письма вручную отнимает часы: номер, адресат, содержание, номер дела — и так по сотне документов в месяц.

Я настраиваю ИИ-агентов, которые разбирают исходящие документы, присваивают номер, заполняют журнал и подшивают копию в нужное дело — секретарю остаётся проверить готовую запись.

Читать об услуге «ИИ-агенты под задачу компании»