Никита Малов.

Основатель и управляющий партнёр
аналитической компании ДОВОДАналитика рынков · OSINT

Факты. Решения.
Развитие бизнеса.

Расчет зарплаты в Excel с формулами

Введите оклад, рабочие дни по графику, отработанные дни и надбавки — калькулятор покажет оклад за отработанные дни и сумму к начислению до удержаний. Эти же две формулы ложатся в расчетный лист в Excel.

Период расчёта

Введите начисленную сумму; если выплат нет, укажите ноль.

Результат

Оклад за отработанные дни
72 000 ₽
Начислено до удержаний
82 000 ₽

За 18 дней при норме 20 дней часть оклада составляет 72 000 ₽. Вместе с надбавками 10 000 ₽ начислено 82 000 ₽ до удержаний.

Месяц отработан не полностью: для таблицы разделите оклад на норму рабочих дней и умножьте на отработанные дни, затем прибавьте начисленные надбавки.

Начислено до удержаний — это ещё не сумма на руки: из неё вычитают НДФЛ, а по исполнительным листам — алименты и другие удержания.

Из чего собирается расчетный лист

Расчетный лист — таблица, где на одного работника по строке видно, что начислено, что удержано и что выдано на руки. В Excel это несколько колонок: оклад, отработанные дни, надбавки, начислено, НДФЛ, удержания по исполнительным листам, к выплате.

Основание для начислений — трудовой договор и штатное расписание, а отработанное время берут из табеля учета рабочего времени. Пока эти данные не сведены, любая формула в Excel считает неверно.

Порядок такой: сначала начисляем — оклад за отработанные дни плюс премии и надбавки. Потом удерживаем НДФЛ и суммы по исполнительным листам. В конце получаем сумму к выплате и переносим её в ведомость.

Формула оклада за отработанные дни

Оклад в трудовом договоре — сумма за полный месяц по норме рабочих дней. Если месяц отработан не полностью, часть оклада считают пропорционально: оклад делят на норму рабочих дней по графику и умножают на фактически отработанные дни.

В Excel это две ячейки и одна формула: в одной — оклад, в другой — норма дней, в третьей — отработанные дни. Ячейка с частью оклада получает формулу =ОКРУГЛ(оклад/норма*дни;2). Округление до копеек ставят сразу, иначе в итоговой ведомости копейки разойдутся с расчетом.

Норма дней — это рабочие дни месяца по производственному календарю и графику конкретного сотрудника. У совместителя или того, кто работает неполную неделю, норма своя, и брать общий календарь на всех нельзя.

Формулы для ячеек расчетного листа

Оклад за отработанные дни
=ОКРУГЛ(Оклад / Норма дней * Отработанные дни; 2)
Начислено до удержаний
=Оклад за отработанные дни + Премии и надбавки
НДФЛ с начисленного
=ОКРУГЛ(МАКС(0; Начислено − Вычеты) * 0,13; 0)
К выплате
=Начислено − НДФЛ − Удержания по исполнительным листам

Ставку НДФЛ и вычеты задайте отдельными ячейками, а не числом внутри формулы: при смене ставки или вычета правится одна ячейка, а не весь лист. Налог считают в полных рублях, поэтому в формуле НДФЛ стоит округление до нуля знаков.

Образец расчетного листа по заработной плате в Excel

Строка — сотрудник, колонки — показатели: табельный номер, оклад, норма дней, отработанные дни, надбавки, начислено, НДФЛ, удержания, к выплате. Формулы в первой строке данных протягивают вниз, и лист считает весь штат.

Данные из табеля подтягивают функцией ВПР или ПРОСМОТРX по табельному номеру: табель ведут отдельно, а расчетный лист берет из него отработанные дни. Так одну и ту же цифру не вбивают дважды и не расходятся между документами.

Итоги внизу листа — сумма по каждой колонке. Сверка простая: сумма начисленного по всем строкам равна сумме к выплате плюс все удержания. Если равенство не сходится, где-то формула заменена числом.

Три примера расчёта

Месяц отработан полностью

Сотрудник отработал все 20 дней рабочих дней месяца. Оклад за отработанные дни — 80 000 ₽, вместе с надбавками 10 000 ₽ начислено 90 000 ₽.

В листе это строка без дробей: делить оклад на норму не нужно, часть оклада равна самому окладу.

Посчитать с этими числами

Был на больничном

Из 20 дней рабочих дней сотрудник отработал 12 дней: остальные пришлись на больничный. Оклад за отработанные дни — 48 000 ₽, надбавок нет, начислено 48 000 ₽.

Пособие по больничному в эту строку не входит: его считают отдельно по среднему заработку за два предыдущих года и добавляют в лист отдельной колонкой.

Посчитать с этими числами

Первая половина месяца — аванс

За первую половину месяца отработано 10 дней из 20 дней. Оклад за эти дни — 40 000 ₽, это начисление за первую половину месяца.

НДФЛ удерживают и с зарплаты за первую половину месяца: налог исчисляют на дату каждой выплаты, а при окончательном расчёте за месяц зачитывают уже удержанное. Поэтому к выплате за первую половину месяца идёт начисленное за эти дни минус НДФЛ с этой суммы — с учётом вычетов и нарастающего итога с начала года.

Посчитать с этими числами

Частые вопросы

Как в Excel посчитать зарплату по окладу за неполный месяц?

Разделите оклад на норму рабочих дней месяца по графику сотрудника и умножьте на фактически отработанные дни, затем прибавьте начисленные надбавки.

Какие колонки нужны в расчетном листе?

Табельный номер и имя, оклад, норма рабочих дней, отработанные дни, премии и надбавки, начислено до удержаний, НДФЛ, удержания по исполнительным листам, сумма к выплате. Такой набор закрывает и расчёт, и проверку: видно, из чего сложилась каждая сумма.

Как посчитать НДФЛ в таблице?

Налог берут с начисленного дохода за месяц за вычетом положенных вычетов, ставка для основной базы — 13 % до 2,4 млн ₽ за год, дальше повышенная ставка применяется только к превышению. В Excel это отдельная колонка с формулой от начисленного и вычетов, налог округляют до полных рублей.

Почему суммы в листе не сходятся с ведомостью?

Чаще всего в ячейку вписали число вместо формулы, потеряли округление до копеек или взяли норму дней из общего календаря, а не из графика сотрудника. Проверка одна: сумма начисленного по всем строкам должна равняться сумме к выплате плюс все удержания.

Считает ли такая таблица больничные и отпускные?

Нет. Оклад за отработанные дни считается по дням, а больничный и отпускные — по среднему заработку за предыдущие периоды. Их считают отдельными строками и добавляют в колонку начисленного, а не подставляют вместо оклада.

Таблица считает верно, а рутины вокруг неё не меньше

Убрать ручную сверку между табелем, листом и ведомостью

Формулы в Excel закрывают сам расчёт, но часы уходят на перенос данных из табеля, проверку расхождений и ответы на вопросы сотрудников по их суммам.

Я нахожу в этом процессе повторяющиеся шаги и отдаю их программам: сбор данных из учётной системы, сверку, подготовку расчётных листов и ответы на типовые вопросы. Каждую неделю видно, сколько часов освободилось.

Читать об услуге «Внедрение ИИ в бизнес»

Другие калькуляторы