Как рассчитать резерв на отпуск

Отпускные копятся весь год, а выплачиваются в основном летом и осенью. Если списывать их в расходы только в момент выплаты, в месяцы массовых отпусков прибыль проваливается, а в остальные месяцы выглядит завышенной. Резерв размазывает эту нагрузку по периоду: каждый месяц компания признаёт часть будущих отпускных и видит реальную картину.

Резерв показывает, сколько компания уже обязана работникам за накопленные, но не отгулянные дни. Это долг перед людьми, и он растёт, если отпуска переносят из года в год. По нему же видно, когда накопится критическая масса и отпускать сотрудников станет дорого.

В бухгалтерском учёте резерв на оплату отпусков — оценочное обязательство, и создавать его должны все организации, кроме тех, кто вправе вести учёт упрощённо. К таким относятся, в частности, малые предприятия, если на них не распространяются запреты из ч. 5 ст. 6 закона № 402-ФЗ. Статус среднего предприятия такого права сам по себе не даёт.

В налоговом учёте резерв — право, а не обязанность (п. 1 ст. 324.1 НК). Воспользоваться им могут только те, кто считает доходы и расходы методом начисления: при кассовом методе отпускные признают расходом лишь после выплаты. В налоговой учётной политике закрепляют способ резервирования, предельную сумму и ежемесячный процент отчислений; для расчёта составляют смету.

Закон не закрепляет один способ расчёта — компания выбирает его сама и фиксирует в учётной политике. На практике используют три подхода, они различаются точностью и трудоёмкостью.

Первый — по каждому работнику: средний дневной заработок умножают на его неиспользованные дни и добавляют взносы. Самый точный и самый трудоёмкий, его удобно вести в программе. Второй — по категориям персонала: считают средние показатели по группам работников с похожими окладами, например по цеху, отделу продаж, администрации. Компромисс между точностью и работой. Третий — в целом по организации: берут общий фонд оплаты труда, долю неиспользованных дней и норматив отчислений. Самый простой, но и самый грубый: отклонения по отдельным людям сглаживаются.

В бухучёте обязательство оценивают на отчётные даты. В налоговом учёте отчисления в отпускной резерв рассчитывают ежемесячно по ст. 324.1 НК.

Выбранную периодичность и метод закрепляют в учётной политике, чтобы расчёт из года в год шёл одинаково. Смена метода посреди года ломает сопоставимость отчётности.

В конце года резерв проверяют: сравнивают начисленную сумму с фактическими расходами на отпуска. Перенос остатка возможен, только если учётной политикой на следующий год предусмотрено создание резерва, и с учётом условий переноса. Если резерв на следующий год не создаётся, остаток включают в доходы текущего года. В бухучёте обязательство пересчитывают на отчётную дату, а излишек списывают в прочие доходы.

Новый резерв считают от заработка уходящего года и актуальных остатков дней, а не простым увеличением прошлогодней суммы. Иначе ошибка копится из года в год.