Расчёты с покупателями и заказчиками

Введите сальдо на начало, суммы отгрузок и оплат за период — калькулятор покажет долг покупателя или его аванс и разницу с тем, что насчитал контрагент.

Результат

Сальдо на конец: 70 000 ₽
Разница с данными покупателя: 0 ₽

Сальдо по покупателю 70 000 ₽, расхождение с его данными 0 ₽. Положительное сальдо означает долг покупателя, отрицательное показывает полученный аванс.

По вашим данным долг покупателя составляет 70 000 ₽.

Сальдо — это ещё не вся картина: долг может быть просроченным, а аванс — не закрытым отгрузкой. Сверьте не только сумму, но и документы: счёт, накладную, акт.

Что такое расчёты с покупателями и заказчиками

Расчёты с покупателями и заказчиками — все деньги, которые покупатель должен вам за отгруженный товар, работу или услугу, и все деньги, которые вы получили от него вперёд, до отгрузки. В бухгалтерском учёте для них отведён счёт 62 «Расчёты с покупателями и заказчиками» (План счетов, приказ Минфина от 31.10.2000 № 94н).

Счёт 62 дебетуют на стоимость отгруженного: товары, работы и услуги проходят по кредиту счетов 90 «Продажи» или 91 «Прочие доходы и расходы». Кредитуют счёт 62 на суммы, которые поступили от покупателя. Поэтому дебетовое сальдо — долг покупателя, а кредитовое — его аванс.

Субсчета счёта 62

Чтобы долг и аванс не смешивались, к счёту 62 открывают субсчета. Минимальный набор: 62.01 — задолженность покупателей за отгруженное, 62.02 — авансы полученные, 62.03 — векселя полученные. Аналитический учёт ведут по каждому выставленному счёту, а при плановых платежах — по каждому покупателю целиком.

Зачесть аванс против долга за отгрузку можно: зачёт допустим, если встречные требования однородны и срок по ним наступил либо срок не указан или определён моментом востребования (п. 1 ст. 410 ГК; п. 12 Постановления Пленума ВС от 11.06.2020 № 6). Для зачёта достаточно заявления одной стороны. Полученный аванс учитывают в оплату отгрузки по условиям договора. Для зачёта самостоятельных встречных денежных требований применяют статью 410 ГК. В балансе развёрнуто показывают оставшиеся непогашенные долги и авансы; прекращённые зачётом суммы повторно не отражают.

Формулы сальдо и расхождения

Сальдо на конец: Сальдо на конец = Долг на начало + Отгружено − Получено
Расхождение с контрагентом: Расхождение = Ваше сальдо − Сальдо по данным покупателя
Долг или аванс: Сальдо больше нуля — долг покупателя, меньше нуля — аванс покупателя

Знак у сальдо в акте сверки должен совпадать у обеих сторон. Если вы считаете долг покупателя плюсом, а он свой долг перед вами — минусом, расхождение покажет двойную сумму, хотя на самом деле стороны сходятся.

Два примера сверки

Поставщик и покупатель сходятся

На начало периода у покупателя был долг, за период вы отгрузили ему товар и получили оплату. Сальдо на конец — 70 000 ₽, и по данным покупателя та же сумма. Расхождение 0 ₽: стороны сходятся, можно подписывать акт сверки.

Посчитать с этими числами

Расхождение из-за неучтённой оплаты

На начало периода у покупателя был долг, вы отгрузили ему товар и получили оплату. По вашим данным сальдо 170 000 ₽, а покупатель насчитал другую сумму. Расхождение −50 000 ₽ — обычно это платёж, который он провёл, а вы ещё нет, или накладная, которую он не получил.

Посчитать с этими числами

Частые вопросы

Что показывает счёт 62?

Расчёты с покупателями и заказчиками: сколько они должны вам за отгруженное и сколько вы получили от них вперёд. Дебетовое сальдо — долг покупателя, кредитовое — аванс. Аналитику ведут по каждому счёту и каждому контрагенту, иначе сальдо по компании ничего не говорит о конкретном должнике.

Чем долг покупателя отличается от аванса?

Долг появляется после отгрузки: товар ушёл, деньги не пришли. Аванс — наоборот: деньги пришли, отгрузки ещё не было, и вы остаётесь должны покупателю товар. В калькуляторе аванс на начало вводят со знаком минус, тогда сальдо на конец покажет, что осталось: долг или аванс.

Почему сальдо не сходится с данными покупателя?

Чаще всего из-за разницы в датах: платёж или накладную одна сторона провела, а другая ещё нет. Реже — из-за неверной суммы в документе, зачёта, который сделала только одна сторона, или разного знака в акте сверки. Сверяйте не только итог, но и каждую отгрузку и оплату по датам.

Как составить акт сверки?

Возьмите все отгрузки и оплаты за период, посчитайте сальдо на начало и конец по своим документам и отправьте контрагенту. Если его цифры отличаются, ищите конкретный документ, по которому расхождение: акт сверки подписывают, когда каждая строка совпала, а не когда совпал итог.

Как списать безнадёжный долг покупателя?

Долг списывают, когда истёк срок исковой давности или долг признан безнадёжным: например, организация-должник ликвидирована. При списании сохраняющегося долга неплатежеспособного дебитора его учитывают на счёте 007 пять лет. При ликвидации должника обязательство по общему правилу прекращается; такое списание нужно отличать от списания из-за истечения исковой давности. Порядок и налоговые последствия зависят от оснований, поэтому решение принимают вместе с бухгалтером.

Долги покупателей растут, а взыскивать некому

Разобраться, где теряются деньги в расчётах с покупателями

Сальдо по счёту 62 показывает общую сумму, но не отвечает, кто из покупателей платит вовремя, а кто копит долг месяцами, и где в вашем процессе продаж теряются деньги.

Я смотрю на расчёты вместе с продажами: как выставляются счета, какие условия отсрочки даёте, кто следит за просрочкой и какие напоминания уходят покупателю. На выходе — понятный порядок работы с долгами и отчёт, по которому видно, сколько денег застряло у покупателей.

Читать об услуге «Внедрение ИИ в бизнес»