Перерасчёт заработной платы

Перерасчёт делают, когда начисление не совпало с тем, что работнику положено по трудовому договору, штатному расписанию, приказу или локальному акту. Частые поводы: неверно взят оклад или тариф, пропущена надбавка или доплата за совмещение, не учтён приказ о премии, отпуск или больничный посчитаны по неверному среднему заработку, в табеле неверно отмечены дни.

Отдельная причина — изменение нормы задним числом: повышение МРОТ, индексация зарплаты, новая редакция локального акта. Тогда пересчитывают выплаты, к которым относится изменение, за тот период, с которого оно действует.

Перерасчёт — не то же самое, что удержание. Доплатить недоплаченное работодатель обязан в любом случае. Уменьшить уже выплаченное можно, только если есть основание из статьи 137 Трудового кодекса и соблюдена процедура. Удержать излишне выплаченное вследствие счётной ошибки можно по решению работодателя, принятому не позднее одного месяца со дня неправильно исчисленных выплат, и только если работник не оспаривает основание и размер. При вине работника в невыполнении норм труда или простое удержание идёт по решению органа по рассмотрению индивидуальных трудовых споров. Излишне выплаченное из-за неправомерных действий работника удержать можно, только если эти действия установлены судом. Предел — 20 % причитающейся суммы при каждой выплате (статья 138 Трудового кодекса).

Период перерасчёта — тот, в котором допущена ошибка, а не месяц, когда её нашли. Если оклад за март начислили меньше положенного, исправляют март, даже если обнаружено это в июне. В текущем месяце разницу показывают отдельной строкой или пересчитывают начисление прошлого месяца — зависит от учётной программы и выбранного порядка.

Срок, за который можно доплатить, закон отдельно не ограничивает: недоплату работодатель гасит независимо от того, сколько времени прошло. Если работник обнаружил недоплату и обратился в суд, для спора о выплате зарплаты действует срок в один год со дня установленного срока выплаты (статья 392 Трудового кодекса). Пропуск срока не лишает работника права просить о перерасчёте у работодателя.

С отпускными и больничными сложнее: если неверно посчитан средний заработок, пересчитывают именно эту выплату, а не всю зарплату за расчётный период. Но считают её по разным правилам. Отпускные пересчитывают по Положению об особенностях порядка исчисления средней заработной платы (постановление Правительства от 24.04.2025 № 540, действует с 1 сентября 2025 года): заработок за 12 месяцев делят на 29,3 за полные месяцы и дни неполных. Больничный — по статье 14 Федерального закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ и Положению об особенностях порядка исчисления пособий (постановление Правительства от 11.09.2021 № 1540): доход за два календарных года в пределах предельных баз каждого года делят на 730 и умножают на процент по стажу.

Доплата — это доход работника, поэтому с неё удерживают НДФЛ и начисляют страховые взносы. Если доплата относится к прошлому году, налог и взносы всё равно нужно отразить в учёте и отчётности: для НДФЛ денежную доплату учитывают на дату выплаты, для страховых взносов — на дату начисления. Ошибки в уже представленной отчётности исправляют по статье 81 НК; существенность ошибки в бухгалтерском учёте этот порядок не заменяет.

С 2026 года изменился учёт НДФЛ при перерасчётах оплаты по среднему заработку: поправки в Налоговый кодекс внесены законом от 28.11.2025 № 425-ФЗ. Если компания ведёт учёт в «1С:Зарплата и управление персоналом», для корректной регистрации таких перерасчётов нужна актуальная версия программы.

Когда начисление уменьшают и НДФЛ удержали лишнее, работник пишет заявление работодателю как налоговому агенту. Агент возвращает излишне удержанный налог или зачитывает его в счёт предстоящих удержаний по статье 231 Налогового кодекса. Возврат собственных средств налогового агента с положительного сальдо ЕНС регулирует статья 79 НК. Удержать с работника «лишнее» можно только в пределах оснований статьи 137 Трудового кодекса и не больше 20 % каждой выплаты (статья 138).