Калькулятор командировочных дней

День отъезда и день возвращения считаются днями командировки, даже если поезд уходит вечером, а самолёт садится утром. Поэтому поездка с вылетом 1-го и возвращением 5-го — это пять календарных дней, а не четыре.

Выходные и праздники внутри поездки из счёта не выпадают: суточные за них платят на общих основаниях. А вот средний заработок сохраняется только за рабочие дни по графику сотрудника: за субботу и воскресенье в командировке платят суточные, но не средний заработок, если человек в эти дни не работал.

Размер суточных компания устанавливает сама — в коллективном договоре или локальном акте. Закон задаёт не сумму, а границу, до которой суточные не облагаются НДФЛ и страховыми взносами: 700 ₽ за каждый день поездки по России и 2 500 ₽ за день за границей. Всё, что выше, — облагаемый доход работника.

Эти лимиты — не норматив, а порог освобождения. Компания вправе платить больше или меньше, но при выплате сверх лимита придётся удержать налог и начислить взносы. Калькулятор считает сумму по той ставке, которую вы ввели, и не делит её на облагаемую и необлагаемую части.

Кроме суточных, работодатель оплачивает проезд до места командировки и обратно, проживание, а при необходимости — оформление визы, сборы и другие расходы, которые согласовал руководитель. Эти суммы возмещают по документам: билетам, счетам гостиницы, чекам. Документально подтверждённые проезд, проживание, визы и другие расходы из перечней п. 1 ст. 217 и п. 2 ст. 422 НК не облагаются НДФЛ и взносами.

За рабочие дни поездки сотрудник получает не оклад, а средний заработок. Его считают по заработку за 12 календарных месяцев перед месяцем начала командировки: оклад, премии и надбавки за труд. Отпускные, больничные и матпомощь в расчёт не входят. Поэтому командировка может стоить и больше, и меньше обычного оклада за те же дни.