Списочная численность работников: как рассчитать

Списочная численность — это все, кто в этот день числится в штате по трудовым договорам. Посчитайте её на конец периода. Чтобы получить среднесписочную за месяц, из ежедневной списочной численности сначала уберите тех, кто в ней не учитывается, а сумму разделите на календарные дни.

Результат

Численность на конец периода: 32 чел.
Изменение за период: 2 чел.

На конец периода в списке 32 чел.; изменение — 2 чел.. Включайте работников по правилам списочной численности.

Среднесписочную численность за месяц считают по каждому календарному дню; этот расчёт показывает состав на одну дату.

Списочная численность на дату — это не то же самое, что среднесписочная за период. Для отчётности в налоговую и СФР нужна именно среднесписочная.

Что такое списочная численность

Списочная численность — это число работников, с которыми заключён трудовой договор, на определённую дату. В неё входят и те, кто в этот день работает, и те, кто в отпуске, на больничном или в командировке.

Не входят внешние совместители, исполнители по договорам гражданско-правового характера, а также собственники, которые не получают зарплату в компании. Внутренний совместитель считается как один человек, а не как две единицы.

Как рассчитать списочную численность на дату

Возьмите список сотрудников, с которыми действует трудовой договор на этот день. Прибавьте тех, кто отсутствует, но место сохранено: отпускников, больных, женщин в отпуске по беременности и родам или по уходу за ребёнком.

Вычтите тех, кто уже уволился. День увольнения — последний рабочий день, и в списочной численности этого дня работник ещё числится. Со следующего дня его нет.

Как рассчитать списочную численность за месяц

Сложите списочную численность за каждый календарный день месяца, включая выходные и праздники. За выходной день берите численность предыдущего рабочего дня.

Но среднесписочная — не сумма списочной. Сначала из списочной численности за каждый день уберите категории по пункту 18 Указаний Росстата, включая неработающих в отпусках по беременности и родам или уходу за ребёнком и работников в предусмотренных учебных отпусках без зарплаты. Работающих во время отпуска по уходу на условиях неполного времени или на дому с сохранением пособия учитывают. Женщину в отпуске по беременности и родам, работающую по внутреннему совместительству, также включают. Затем сумму разделите на число календарных дней месяца.

Получится среднесписочная численность за месяц. Её и сдают в отчётности. Списочная численность на дату сама по себе среднесписочной не даёт — это промежуточный показатель для расчёта.

Формулы

Списочная численность на конец периода: Списочная на конец = Списочная на начало + Принято − Выбыло
Среднесписочная за месяц: Среднесписочная за месяц = Сумма списочной численности за каждый календарный день / Число календарных дней месяца, где работники на неполном рабочем времени по договору входят в дневную численность пропорционально отработанному времени (человеко-часы / часы рабочего дня / рабочие дни месяца), а работники, переведённые на неполное время по инициативе работодателя, и те, кому сокращённая продолжительность положена по закону, считаются как целые единицы
Среднесписочная за год: Среднесписочная за год = Сумма среднесписочных за все месяцы / 12

При расчёте среднесписочной за месяц выходные и праздники считаются по численности предыдущего рабочего дня.

Пример расчёта

Списочная численность на конец месяца

На начало месяца в списке было 30 человек. За месяц приняли 4, уволили 2.

На конец месяца списочная численность — 32 чел. человек, изменение за месяц — 2 чел..

Посчитать с этими числами

Частые вопросы

Кто входит в списочную численность?

Все, с кем заключён трудовой договор: работающие, а также те, кто временно отсутствует (отпуск, больничный, командировка). Входят и внутренние совместители — каждый как один человек. Не входят внешние совместители, подрядчики по ГПД, собственники без зарплаты.

Чем списочная численность отличается от среднесписочной?

Списочная — это число на конкретную дату. Среднесписочная — среднее за период, её считают по ежедневным значениям, из которых убраны исключаемые категории. Для отчётности в налоговую и СФР нужна среднесписочная, а не списочная.

Как посчитать списочную численность за выходной день?

За выходной и праздничный день берут численность предыдущего рабочего дня. Это правило действует при расчёте среднесписочной за месяц.

Учитывать ли сотрудника в день увольнения?

Да, день увольнения — последний день работы, и в списочной численности этого дня он ещё есть. Со следующего дня его не учитывают.

Где сдают среднесписочную численность?

В налоговую — в составе РСВ, в СФР — по форме ЕФС-1, в Росстат — по форме П-4 (только организации, не ИП). РСВ сдают не позднее 25-го числа месяца, следующего за расчётным или отчётным периодом. ЕФС-1 — не позднее 25-го числа месяца, следующего за отчётным периодом, за год — 25 января.

Разобраться в цифрах для отчётности

Посчитать численность и сдать отчётность без ошибок

Калькулятор показывает списочную численность на дату, но для отчётности нужна среднесписочная за период. Я помогу настроить учёт так, чтобы цифры сходились в РСВ, ЕФС-1 и П-4.

Разберу, кого включать в списочную и среднесписочную, как считать совместителей и подрядчиков, и проверю готовые отчёты перед сдачей.

Читать об услуге «Внедрение ИИ в бизнес»